Zadania cykliczne
Okresowe (cykliczne) zadania są bardzo wygodne w użyciu w procesach biznesowych. Na przykład, można za ich pomocą łatwo skonfigurować miesięczne harmonogramy pracy dla działów księgowości lub ustawić przypomnienie o opłaceniu rachunku za telefon.
Konfigurowanie cykliczności zadania
Aby ustawić zadanie cykliczne, kliknij ikonę z okrągłymi strzałkami podczas tworzenia lub edycji zadania:
W wyświetlonym oknie ustaw parametry określające, kiedy zadanie ma być tworzone:
Po zapisaniu tych parametrów zadanie staje się zadaniem cyklicznym, a odpowiedni szablon cykliczności pojawia się w sekcji Zadania / Okresowe:
Parametry z tego szablonu będą używane przy każdym kolejnym tworzeniu zadania cyklicznego: czas trwania, data zakończenia, lista kontrolna, pliki itp.
UWAGA: Parametry cykliczności ustawione w okienku jedynie określają warunek (datę), kiedy zadanie okresowe ma zostać utworzone. Parametry czasu trwania i daty zakończenia konfiguruje się w szablonie cykliczności, tak samo jak w standardowym szablonie zadania.
PlanFix automatycznie tworzy podobne zadanie z nowymi datami po określonym odstępie. Osoba odpowiedzialna otrzymuje powiadomienie o utworzeniu zadania. Automatycznie tworzone zadania trzeba wykonać i zamknąć tak samo jak każde inne zadanie.
System automatycznie tworzy zadania cykliczne do momentu zakończenia określonego okresu cykliczności. Po zakończeniu okresu cykliczności szablony zadań cyklicznych są przenoszone do Kosza.
W razie potrzeby możesz wyłączyć cykliczność przed osiągnięciem ustawionego limitu. Aby to zrobić, kliknij ikonę cykliczności. Będziesz mógł zmienić ustawienia powtarzania, wyłączyć limit lub przejść do listy zadań dla tego szablonu:
Zadania zaplanowane, ale jeszcze nieutworzone, możesz zobaczyć w Planerze w widoku "Kalendarz zadań wg dni" oraz "Pełny kalendarz". Same zadania tworzone są w momencie wystąpienia ich cykliczności:
Dodatkowo zaplanowane zadania można wyświetlić w:
- Kalendarzu godzinowym
- Harmonogramach:
- Godzinnym
- Dziennym
Aby to zrobić, w ustawieniach szablonu cykliczności zadania określ osobę odpowiedzialną, godzinę rozpoczęcia i czas trwania w ramach jednego dnia.
Przykłady tworzenia zadań cyklicznych
- A daily task that needs to be completed within a day
- Zadanie powtarzające się co drugi tydzień we wtorki i czwartki
- Zadanie powtarzające się w ostatnim dniu każdego miesiąca
- Zadanie powtarzające się w ostatni piątek każdego miesiąca
- Wystawianie faktur według harmonogramu
Ważne
- Zadania cykliczne można używać w drzewach szablonów, także zagnieżdżonych względem siebie. Mechanizm tworzenia zadań w takich przypadkach opisano w tym artykule pomocy: Powtarzające się zadania w drzewach szablonów.
- Zadania cykliczne można dodawać do szablonów projektów. Po utworzeniu projektu z takim szablonem są one tworzone z określoną częstotliwością. Jeśli zadanie cykliczne ma być tworzone niezależnie od tworzenia projektu ze szablonu, określ oddzielny szablon cykliczności zadań niezwiązanego ze szablonem projektu, jak opisano powyżej.
Przydatne
- Jeśli intensywnie używasz zadań cyklicznych i nazbierało się ich wiele w koncie, przydatne może być utworzenie kilku filtrów szablonów.