Wiederkehrende Aufgaben
Wiederkehrende (periodische) Aufgaben sind in Geschäftsprozessen sehr praktisch. Beispielsweise lassen sich damit Monatsarbeitspläne für die Buchhaltung oder eine wiederkehrende Erinnerung zur Zahlung der Telefonrechnung einfach konfigurieren.
Einrichtung der Aufgabenwiederholung
Um eine wiederkehrende Aufgabe einzurichten, klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe auf das Symbol mit den kreisförmigen Pfeilen:
Im sich öffnenden Pop-up-Fenster legen Sie die Parameter fest, wann die Aufgabe erstellt werden soll:
Nachdem Sie diese Parameter gespeichert haben, wird die Aufgabe zu einer wiederkehrenden Aufgabe und eine entsprechende Wiederholungsvorlage erscheint im Bereich Aufgaben / Wiederkehrend:
Die Parameter aus dieser Vorlage werden für alle nachfolgenden Erstellungen der wiederkehrenden Aufgabe verwendet: Dauer, Enddatum, Checkliste, Dateien usw.
HINWEIS: Die im Pop-up-Fenster gesetzten Wiederholungsparameter bestimmen nur die Bedingung (Datum), zu der die periodische Aufgabe erstellt werden soll. Die Parameter für Dauer und Enddatum werden in der Wiederholungsvorlage konfiguriert, genauso wie in einer Standard-Aufgabenvorlage.
PlanFix erstellt automatisch nach dem angegebenen Intervall eine entsprechende neue Aufgabe mit neuen Terminen. Die zugewiesene Mitarbeiterin/der zugewiesene Mitarbeiter wird über die Erstellung der Aufgabe benachrichtigt. Automatisch erstellte Aufgaben müssen wie jede andere Aufgabe erledigt und abgeschlossen werden.
Das System erstellt wiederkehrende Aufgaben automatisch, bis der angegebene Wiederholungszeitraum endet. Nach Ablauf des Wiederholungszeitraums werden die Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben in den Papierkorb verschoben.
Falls erforderlich, können Sie die Wiederholung vor Erreichen der festgelegten Grenze deaktivieren. Klicken Sie dazu auf das Wiederholungssymbol. Anschließend können Sie die Wiederholungseinstellungen ändern, das Limit deaktivieren oder zur Aufgabenliste für diese Vorlage wechseln:
Geplante, aber noch nicht erstellte Aufgaben können Sie im Terminplaner unter "Aufgabenkalender nach Tagen" und "Vollständiger Kalender" einsehen. Die Aufgaben selbst werden zum Zeitpunkt ihrer Wiederholung erstellt:
Außerdem können geplante Aufgaben angezeigt werden in:
- Stundenkalender
- Zeitplänen:
- Stündlich
- Täglich
Dafür geben Sie in den Einstellungen der Wiederholungsvorlage den/die Zugewiesene/n, die Startzeit und die Dauer innerhalb eines Tages an.
Beispiele für die Erstellung wiederkehrender Aufgaben
- A daily task that needs to be completed within a day
- Aufgabe, die sich alle zwei Wochen dienstags und donnerstags wiederholt
- Aufgabe, die sich am letzten Tag jedes Monats wiederholt
- Aufgabe, die sich am letzten Freitag jeden Monats wiederholt
- Rechnungsstellung nach Zeitplan
Wichtig
- Wiederkehrende Aufgaben können in Vorlagenbäumen verwendet werden, auch verschachtelt. Der Mechanismus zur Erstellung von Aufgaben in solchen Fällen ist in diesem Hilfeartikel beschrieben: Wiederkehrende Aufgaben in Vorlagenbäumen.
- Wiederkehrende Aufgaben können zu Projektvorlagen hinzugefügt werden. Nach der Erstellung eines Projekts mit einer solchen Vorlage werden sie mit der angegebenen Häufigkeit erstellt. Wenn eine wiederkehrende Aufgabe unabhängig von der Projekterstellung aus der Vorlage erstellt werden soll, legen Sie eine separate Wiederholungsvorlage für Aufgaben fest, die nicht an die Projektvorlage gebunden sind, wie oben beschrieben.
Nützlich
- Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben aktiv nutzen und sich viele Wiederholungsvorlagen in Ihrem Konto angesammelt haben, kann es nützlich sein, mehrere Vorlagenfilter zu erstellen.