Was passiert, wenn jemand sein/ihr Arbeitsverhältnis beendet?
Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, die Kündigung eines/einer Mitarbeiter/in in Planfix abzubilden, die unterschiedliche Systemfolgen haben. Diese Methoden werden unten ausführlicher beschrieben.
Wichtig: Wir empfehlen, alle aktiven Aufgaben eines/einer Mitarbeiter/in an eine/n andere/n Mitarbeiter/in zu übertragen, bevor Sie die Kündigung mit einer der folgenden Methoden durchführen.
Methode 1: Einen/eine Mitarbeiter/in in einen Kontakt umwandeln Dies ist die nahtlosere Methode. Sie bildet typischerweise ab, was passiert, wenn jemand das Arbeitsverhältnis beendet: die Person ist kein/e Mitarbeiter/in des Unternehmens mehr, ihre Daten bleiben jedoch in der Kontaktliste des Unternehmens erhalten. Unternehmen pflegen häufig freundschaftliche Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeiter/innen, und aktuelle Mitarbeiter/innen können sie bei Bedarf kontaktieren.
Der Vorgang zum Ändern eines/einer Mitarbeiter/in in einen Kontakt ist hier beschrieben. Nach der Änderung wird die/der ehemalige Mitarbeiter/in entweder zu einem/einer Kontakt mit Planfix-Zugang oder zu einem gewöhnlichen Kontakt ohne Zugang, je nach der von Ihnen gewählten Option.
Ein Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die/der Mitarbeiter/in weiterhin in Aufgaben, Berichten und anderen Systemobjekten mit Feldern, die sowohl Mitarbeiter/innen als auch Kontakte enthalten, benannt bleibt. So bleibt die Arbeitsgeschichte der/des Mitarbeiter/in im System erhalten, nachdem sie das Unternehmen verlassen hat.
Ein wichtiger Aspekt dieser Methode ist, dass selbst wenn Sie den Planfix-Zugang einer/eines ehemaligen Mitarbeiter/in deaktivieren, diese Person weiterhin Systembenachrichtigungen erhalten und per E-Mail darauf antworten kann. Um dies vollständig zu unterbinden, müssen Sie die E-Mail-Adresse aus der Kontaktkarte der/des ehemaligen Mitarbeiter/in entfernen.
Nachdem Sie die Adresse entfernt haben, können Sie eine virtuelle E-Mail mit derselben Adresse erstellen, die die Person vor dem Ausscheiden verwendet hat. So können Sie vorübergehend wichtige Nachrichten von Auftraggeber/innen weiter empfangen, die möglicherweise weiterhin direkt an die interne E-Mail der/des ehemaligen Mitarbeiter/in gesendet werden.
Methode 2: Einen/eine Mitarbeiter/in deaktivieren Das Deaktivieren einer/eines Mitarbeiter/in macht es unmöglich, dass diese Person Nachrichten von Planfix erhält oder Nachrichten an das System sendet, und entfernt ihren Namen aus allen Planfix-Objekten. Sie können eine/n Mitarbeiter/in über die Mitarbeiterkarte deaktivieren.
Um eine/n Mitarbeiter/in zu deaktivieren, klicken Sie auf Bearbeiten, ändern Sie den Wert im Feld Status auf Inaktiv, und speichern Sie Ihre Änderungen:
Mit dieser Methode lässt sich ein/e Mitarbeiter/in vollständig sperren. Deaktivieren Sie einfach das Konto, und Sie können sicher sein, dass die Person keine Informationen mehr vom System erhält. Selbst wenn sie auf alte, vom System erzeugte E-Mail-Benachrichtigungen antwortet, erreichen ihre Antworten Planfix nicht mehr.
Der Nachteil ist, dass die/der Mitarbeiter/in auch aus den Aufgaben verschwindet, an denen sie/er zuvor beteiligt war. Dadurch ist es nicht mehr möglich, Berichte über Aufgaben zu erstellen, die sie/er erledigt oder an denen sie/er teilgenommen hat.
Zusätzliche Informationen
- Wenn der/die primäre Account-Administrator/in Ihres Planfix-Kontos kündigt, stellen Sie sicher, dass er/sie seine/ihre Rechte übertragen hat an die Geschäftsführung oder eine andere genehmigte/n Mitarbeiter/in. Dadurch bleibt die uneingeschränkte Nutzung Ihres Planfix-Kontos gewährleistet.