Was passiert, wenn jemand sein/ihr Arbeitsverhältnis beendet?
Es gibt zwei Hauptmethoden, um die Beendigung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin in Planfix abzubilden, die unterschiedliche Systemfolgen haben. Diese Methoden werden unten näher beschrieben.
Wichtig: Wir empfehlen, alle aktiven Aufgaben eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin vor der Beendigung an eine/n andere/n Mitarbeiter/in zu übertragen, bevor Sie eine der folgenden Methoden anwenden.
Methode 1: Einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin in einen Kontakt umwandeln Dies ist die weniger disruptive Methode. Sie bildet das ab, was üblicherweise bei einer Kündigung geschieht: die Person ist kein/e Mitarbeiter/in des Unternehmens mehr, bleibt jedoch in der Kontaktliste des Unternehmens erhalten. Unternehmen pflegen häufig freundschaftliche Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitern/innen, und die aktuellen Mitarbeiter/innen können sie bei Bedarf kontaktieren.
Der Vorgang zum Ändern eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin in einen Kontakt ist hier beschrieben. Nach der Änderung wird die ehemalige Mitarbeiterin bzw. der ehemalige Mitarbeiter je nach gewählter Option entweder zu einem Kontakt mit Planfix-Zugang oder zu einem normalen Kontakt ohne Zugang.
Ein Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass der/die Mitarbeiter/in weiterhin in Aufgaben, Berichten und anderen Systemobjekten mit Feldern für Mitarbeiter und Kontakte genannt wird. So bleibt die Arbeitsgeschichte eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin im System erhalten, auch nachdem die Person das Unternehmen verlassen hat.
Ein wichtiger Aspekt dieser Methode ist, dass ein/e ehemalige/r Mitarbeiter/in selbst bei deaktiviertem Planfix-Zugang weiterhin Systembenachrichtigungen erhalten und darauf per E-Mail antworten kann. Um dies vollständig zu deaktivieren, müssen Sie die E-Mail-Adresse in der Kontaktkarte der/des ehemaligen Mitarbeitenden entfernen.
Nachdem Sie die Adresse entfernt haben, können Sie eine virtuelle E-Mail mit derselben Adresse einrichten, die die Person vor dem Ausscheiden verwendet hat. So können Sie vorübergehend weiterhin wichtige Nachrichten von Auftraggeber/innen empfangen, die möglicherweise noch direkt an die interne E-Mail der/des ehemaligen Mitarbeitenden gesendet werden.
Methode 2: Einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin deaktivieren Durch die Deaktivierung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin wird verhindert, dass die Person Nachrichten von Planfix empfängt oder an das System sendet, und ihr Name wird aus allen Planfix-Objekten entfernt. Sie können einen/deine Mitarbeiter/in über die Mitarbeiterkarte deaktivieren.
Um einen/deine Mitarbeiter/in zu deaktivieren, klicken Sie auf Edit, ändern Sie den Wert im Feld Status auf Inaktiv und speichern Sie Ihre Änderungen:
Diese Methode macht es einfach, einen/deine Mitarbeiter/in vollständig zu sperren. Deaktivieren Sie einfach das Konto, und Sie können sicher sein, dass die Person keine Informationen mehr vom System erhält. Selbst wenn sie auf alte, vom System erzeugte E-Mail-Benachrichtigungen antwortet, erreichen ihre Antworten Planfix nicht mehr.
Der Nachteil ist, dass die Person auch aus den Aufgaben verschwindet, an denen sie zuvor beteiligt war. Dadurch ist es nicht mehr möglich, Berichte über Aufgaben zu erstellen, die sie abgeschlossen oder an denen sie teilgenommen hat.
Zusätzliche Informationen
- Wenn der/die primäre/r Account-Administrator/in Ihres Planfix-Kontos zurücktritt, stellen Sie sicher, dass er/sie die Übertragungsrechte an die Geschäftsleitung oder eine andere genehmigte Person übergeben hat. Dies stellt die nahtlose Weiterverwendung Ihres Planfix-Kontos sicher.