Verarbeitung von E-Mails, die an abgeschlossene Aufgaben gesendet wurden
Wenn Kunden, mit denen Sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben, Sie erneut mit einem neuen Auftrag kontaktieren möchten, kommt es häufig vor, dass sie einfach auf eine alte E-Mail-Konversation antworten, anstatt eine neue E-Mail an Ihr Unternehmen zu verfassen. In Planfix wird eine neue E-Mail, die zu einer alten Konversation hinzugefügt wird, standardmäßig zu einem neuen Kommentar in einer alten Aufgabe – die wahrscheinlich bereits abgeschlossen ist.
Es gibt mehrere Umstände, die diese Situation komplizieren können. Am häufigsten ist, dass die zuständige Person der geschlossenen Aufgabe an dem betreffenden Tag nicht im Büro ist. Wenn die E-Mail des Kunden in diese abgeschlossene Aufgabe eingefügt wird, erfährt niemand davon, bis die zuständige Person später ins Büro zurückkehrt. Ein schlimmeres Szenario wäre, wenn die E-Mail komplett unbemerkt bleibt, weil die zuständige Person nicht mehr für Ihr Unternehmen arbeitet.
Planfix bietet eine Option, die normale E-Mail-Konversationen nicht haben und die dieses Problem löst: Neue Aufgabe erstellen, wenn auf eine erledigte Aufgabe geantwortet wird. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie neue Kundenanfragen sauber verarbeiten:
- Kunden-Nachrichten werden zu neuen Aufgaben
- Die Regeln zur Verarbeitung von E-Mails für die Adresse (die virtuelle oder interne Mitarbeiter-E-Mail-Adresse), an die die Nachricht gesendet wurde, werden angewendet.
Diese Logik deckt das häufigste Szenario ab: Sie erhalten E-Mails von Kunden und verarbeiten diese, und wenn ein Kunde Ihnen über eine E-Mail-Konversation schreibt, die mit einer abgeschlossenen Aufgabe verknüpft ist, wird seine neue E-Mail eine neue Aufgabe erstellen und das Standard-Skript für diese Art von Auftrag verwenden.
Nützliche Informationen
- In die Beschreibung der neu erstellten Aufgabe wird ein Link zur vorherigen, abgeschlossenen Aufgabe eingefügt. Dies hilft Ihnen, die Gesprächshistorie bei Bedarf wiederherzustellen und die benötigten Informationen zu finden.
- Wurde die ursprüngliche Aufgabe aus einer E-Mail erstellt, die an mehrere interne Mitarbeiter-E-Mail-Adressen gesendet wurde, wurden die für jede dieser Adressen festgelegten Regeln darauf angewendet. Die gleiche Logik gilt beim Verarbeiten von E-Mails, die an eine abgeschlossene Aufgabe gesendet wurden, wenn „Beim Antworten auf eine abgeschlossene Aufgabe eine neue Aufgabe erstellen“ aktiviert ist.