Verarbeitung von E-Mails, die an abgeschlossene Aufgaben gesendet wurden
Wenn Kunden, mit denen Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben, Sie erneut mit einer neuen Auftrag ansprechen möchten, ist es recht üblich, dass sie einfach in einer alten E-Mail-Konversation auf „Antworten“ klicken, anstatt eine neue E-Mail an Ihr Unternehmen zu schreiben. Wenn Sie Planfix verwenden, wird eine neue E-Mail, die zu einer alten E-Mail-Konversation hinzugefügt wird, standardmäßig zu einem neuen Kommentar in einer alten Aufgabe, die wahrscheinlich bereits abgeschlossen ist.
Es gibt eine Reihe von Umstände, die diese Situation komplizieren können. Am häufigsten ist, dass die Zugewiesene/r der geschlossenen Aufgabe an diesem Tag nicht im Büro ist. Wenn die E-Mail des Kunden zu dieser abgeschlossenen Aufgabe hinzugefügt wird, erfährt niemand davon, bis später, wenn die Zugewiesene/r wieder im Büro ist. Ein schlimmeres Szenario wäre, wenn die E-Mail völlig unbemerkt bleibt, weil die Zugewiesene/r nicht mehr in Ihrem Unternehmen arbeitet.
Planfix hat eine Option, die normale E-Mail-Konversationen nicht bieten und die dieses Problem löst: Neue Aufgabe erstellen, wenn auf eine erledigte Aufgabe geantwortet wird. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie neue Kundenanfragen mit einer sauberen Basis verarbeiten:
- Kundennachrichten werden zu neuen Aufgaben
- Die Regeln zur Verarbeitung von E-Mails für die Adresse ( virtuelle oder interne Mitarbeiter-E-Mail-Adresse), an die die Nachricht gesendet wurde, werden angewendet.
Diese Logik deckt das häufigste Szenario ab: Sie erhalten E-Mails von Kunden und bearbeiten diese, und wenn ein Kunde Ihnen über eine E-Mail-Konversation schreibt, die mit einer abgeschlossenen Aufgabe verknüpft ist, wird seine neue E-Mail eine neue Bestellung erstellen, wobei das Standard-Skript für diese Art von Auftrag verwendet wird.
Nützliche Informationen
- Ein Link zur vorherigen, abgeschlossenen Aufgabe wird in die Beschreibung der neu erstellten Aufgabe eingefügt. Dadurch können Sie bei Bedarf die Gesprächshistorie wiederherstellen und die benötigten Informationen finden.
- Wenn die ursprüngliche Aufgabe aus einer E-Mail erstellt wurde, die an mehrere interne Mitarbeiter-E-Mail-Adressen gesendet wurde, dann wurden die für jede dieser E-Mail-Adressen festgelegten Regeln darauf angewendet. Dieselbe Logik gilt beim Verarbeiten von E-Mails, die an eine abgeschlossene Aufgabe gesendet wurden, wenn „Beim Antworten auf eine abgeschlossene Aufgabe eine neue Aufgabe erstellen“ aktiviert ist.