E-Mail-Regeln: Hauptaktion
Hauptaktion ist der zweite Block in den Regeln zur Verarbeitung von E-Mails , den Sie ausfüllen müssen, wenn Sie eine Regel erstellen . Die Hauptaktion bestimmt, was Planfix aus empfangenen E-Mails erstellen soll: eine Aufgabe, einen Kommentar oder einen Kontakt:
Aufgabe mit Vorlage erstellen
Mit dieser Option wird aus der E-Mail eine Aufgabe erstellt, wobei die ausgewählte Vorlage verwendet wird:
- Die Vorlagenliste enthält alle Aufgaben-Vorlagen im Konto sowie die Standardvorlage der/des Zuweisenden.
- Die Option Diese Vorlage bei überlappenden Regeln nicht verwenden ermöglicht die Steuerung der Vorlagenauswahl, falls es überlappende Regeln gibt.
Kontakt mit Vorlage erstellen
Mit dieser Option wird aus der E-Mail ein Kontakt erstellt, wobei die ausgewählte Vorlage verwendet wird:
- Die Liste zur Auswahl einer Vorlage enthält alle Kontakt- und Firmenvorlagen im Konto.
- Unterhalb der Vorlagenliste gibt es eine Option für das Systemverhalten, falls der neue Kontakt bereits im System existiert:
- Die Suchmethode zur Ermittlung vorhandener Kontakte wird separat ausgewählt:
- In einem separaten Abschnitt geben Sie den Infoblock an, der die Suchdaten für den Kontakt enthält. Nachstehend ein Beispiel für die Suche in vorhandenen Kontakten über die Nummer:
Die Logik ist in diesem Fall wie folgt: das System sucht nach einem Kontakt, bei dem der Wert im Feld "Kontaktnummer" dem im "Kontaktnummer"-Infoblock gespeicherten Wert entspricht. Existiert ein solcher Kontakt, werden alle weiteren Vorgänge mit diesem Kontakt durchgeführt. Wenn im System kein Kontakt mit dieser Nummer vorhanden ist, wird ein neuer Kontakt erstellt, sein Feld "Kontaktnummer" wird aus dem Infoblock befüllt und alle weiteren Vorgänge werden mit diesem neuen Kontakt ausgeführt.
Einen Kommentar zu einer vorhandenen Aufgabe hinzufügen
Mit dieser Option können Sie die gewünschte Aufgabe finden und ihr einen Kommentar hinzufügen, der den Text der E-Mail enthält:
- Es gibt zwei Möglichkeiten, die gewünschte Aufgabe zu finden: wählen Sie eine bestimmte Aufgabe aus einer Liste bestehender Aufgaben im Konto aus, oder wählen Sie eine Aufgabe basierend auf einer Übereinstimmung zwischen dem Inhalt eines bestimmten Aufgabenfelds und dem in einem Infoblock gespeicherten Wert. Dadurch können Sie z. B. eine Aufgabe auswählen, die die E-Mail-Adresse eines Kunden im Namen enthält, wobei die E-Mail-Adresse aus der E-Mail extrahiert und im Infoblock "E-Mail-Adresse" gespeichert wird:
- Sie können außerdem festlegen, was geschehen soll, wenn keine Aufgabe gefunden wird, die die Bedingung erfüllt:
