E-Mail-Regeln: Hauptaktion
Hauptaktion ist der zweite Block in den Regeln zur Verarbeitung eingehender E-Mails , den Sie beim Erstellen einer Regel ausfüllen müssen. Die Hauptaktion legt fest, was Planfix aus empfangenen E-Mails erstellen soll: eine Aufgabe, einen Kommentar oder einen Kontakt:
Aufgabe aus Vorlage erstellen
Mit dieser Option wird aus der E-Mail eine Aufgabe erstellt, und zwar unter Verwendung der ausgewählten Vorlage:
- Die Vorlagenliste enthält alle Aufgaben-Vorlagen im Account sowie die Standardvorlage der Zuweisenden.
- Die Option Diese Vorlage bei sich überlappenden Regeln nicht verwenden erlaubt es, die Vorlagenauswahl zu steuern, falls es sich überlappende Regeln gibt.
Kontakt aus Vorlage erstellen
Mit dieser Option wird aus der E-Mail ein Kontakt erstellt, und zwar unter Verwendung der ausgewählten Vorlage:
- Die Liste zur Auswahl der Vorlage enthält alle Kontakt- und Firmenvorlagen im Account.
- Unterhalb der Vorlagenliste gibt es eine Option für das Systemverhalten, falls der neue Kontakt bereits im System existiert:
- Die Suchmethode zum Finden vorhandener Kontakte wird separat ausgewählt:
- In einem separaten Abschnitt geben Sie den Infoblock an, der die Suchdaten für den Kontakt enthält. Nachfolgend ein Beispiel für die Suche in bestehenden Kontakten per Nummer:
Die Logik ist in diesem Fall wie folgt: das System sucht nach einem Kontakt, bei dem der Wert im Feld "Kontaktnummer" dem Wert im Infoblock "Kontaktnummer" entspricht. Falls ein solcher Kontakt existiert, werden alle weiteren Operationen mit diesem Kontakt durchgeführt. Gibt es keinen Kontakt mit dieser Nummer im System, wird ein neuer Kontakt erstellt, sein Feld "Kontaktnummer" aus dem Infoblock befüllt und alle weiteren Operationen werden mit diesem neuen Kontakt durchgeführt.
Einen Kommentar an einer bestehenden Aufgabe hinzufügen
Diese Option erlaubt es, die gewünschte Aufgabe zu finden und einen Kommentar hinzuzufügen, der den Inhalt der E-Mail enthält:
- Es gibt zwei Möglichkeiten, die gewünschte Aufgabe zu finden: wählen Sie eine bestimmte Aufgabe aus einer Liste der im Account vorhandenen Aufgaben aus, oder wählen Sie eine Aufgabe basierend auf einer Übereinstimmung zwischen dem Inhalt eines bestimmten Aufgabenfelds und dem Wert, der in einem Infoblock gespeichert ist. So können Sie z. B. eine Aufgabe auswählen, die die E-Mail-Adresse eines Kunden im Namen enthält, wobei die E-Mail-Adresse aus der E-Mail extrahiert und im Infoblock "Email address" gespeichert wurde:
- Sie können außerdem festlegen, was passieren soll, wenn keine Aufgabe gefunden wird, die die Bedingung erfüllt:
