Überlappende Regeln für die Verarbeitung von E-Mails
Wenn eine an eine Planfix-E-Mail-Adresse gesendete Nachricht die Auslöserbedingungen mehrerer Regeln zur E-Mail-Verarbeitung erfüllt, wird der folgende Verarbeitungsalgorithmus angewendet:
- Info-Blöcke aus allen Regeln werden erstellt und mit Daten gefüllt;
- das in der Hauptaktion der zuletzt angewendeten Regel angegebene Objekt wird erstellt;
- zusätzliche Operationen aus allen Regeln werden, falls möglich, an dem Objekt ausgeführt.
Wofür werden überlappende Regeln verwendet?
Ursprünglich wurden überlappende Regeln recht häufig verwendet, weil die Regeln früher eine sehr einfache Struktur hatten. Regeln sehen mittlerweile ganz anders aus als früher, daher empfehlen wir in der Regel nicht mehr, überlappende Regeln zu verwenden. Eine Menge von Regeln zu pflegen, die auf eine E-Mail angewendet werden sollen, ist deutlich schwieriger als eine einzige umfassende Regel zu verwalten. Ein Beispiel, in dem überlappende Regeln sinnvoll sein können:
- Angenommen, an Planfix werden E-Mails gesendet, die jeweils unterschiedliche Parameter-Sets enthalten können. Das könnten manuell weitergeleitete E-Mails sein, bei denen der Betreff mit Labels versehen wird, um Aufgaben verschiedenen Zugewiesenen, Projekten usw. zuzuordnen.
- Ein Beispiel für einen Betreff einer weitergeleiteten E-Mail wäre: Fw: Subscription request #Smith $Client requests, wobei #Smith die Anweisung ist, die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter mit dem Nachnamen Smith als Zugewiesene/n hinzuzufügen, und $Client requests die Anweisung ist, die Aufgabe in das Projekt "Client requests" zu legen.
- Zur Implementierung dieser Verarbeitung werden zwei separate Regeln zur Liste der Regeln für die empfangende E-Mail-Adresse hinzugefügt, von denen jede eine der Anweisungen umsetzt: die erste Regel ermittelt die/den Zugewiesene/n anhand des #-Labels, die zweite legt das Projekt anhand des $-Labels fest.
- Die Auslösebedingungen dieser Regeln sind bewusst so aufgebaut, dass E-Mails an diese Adresse jede einzelne Bedingung erfüllen.
- Bei der Verarbeitung werden die E-Mails nacheinander durch alle Regeln geführt, und das System sammelt eine Menge von Parametern an, die auf die durch die E-Mail erstellte Aufgabe angewendet werden sollen.
- Dieser Ansatz ermöglicht es, separate, relativ einfache Regeln/Anweisungen hinzuzufügen, sie in einer Liste zu sehen, zu bearbeiten und bei Bedarf weitere hinzuzufügen.
Der Algorithmus für überlappende Regeln funktioniert für diese Fälle. Der Versuch, überlappende Regeln in anderen Situationen zu verwenden, einschließlich der Kombination von Regeln für eine E-Mail (Aufgaben erstellen, Kommentare hinzufügen und Kontakte erstellen), gilt als inkorrekte Nutzung des Systems. Solche Versuche garantieren nicht die gewünschten Effekte.
Einstellungen, die das Überlappen von Regeln beeinflussen
- Im unteren Bereich des Fensters zum Erstellen von Regeln zur E-Mail-Verarbeitung gibt es ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Nur diese Regel ohne Überlappung mit anderen verwenden:
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden überlappende Regeln nicht verwendet und es wird nur diese Regel auf die E-Mail angewendet. Erfüllt die E-Mail die Bedingungen mehrerer Regeln mit aktivierter Option, wird die erste Regel angewendet.
- Wenn in der Hauptaktion der Regel die Option "Aufgabe mit Vorlage erstellen" ausgewählt ist, gibt es eine Option namens Diese Vorlage bei überlappenden Regeln nicht verwenden:
Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird bei überlappenden Regeln die Vorlage einer anderen Regel verwendet, um die Aufgabe zu erstellen.