Überlappende Regeln für die Verarbeitung von E-Mails
Wenn an eine Planfix-E-Mail-Adresse eine E-Mail gesendet wird, die die Auslösebedingungen mehrerer Regeln zur E-Mail-Verarbeitung erfüllt, wird folgender Verarbeitungsalgorithmus angewendet:
- Daten-Tags aus allen Regeln werden erstellt und mit Daten gefüllt;
- das in der Hauptoperation der letzten Regel angegebene Objekt wird erstellt;
- zusätzliche Operationen aus allen Regeln werden, wenn möglich, an dem Objekt ausgeführt.
Wofür werden überlappende Regeln verwendet?
Ursprünglich wurden überlappende Regeln recht häufig verwendet, da Regeln früher eine sehr einfache Struktur hatten. Regeln sehen jetzt deutlich anders aus als früher, daher empfehlen wir normalerweise nicht mehr, überlappende Regeln zu verwenden. Eine Menge von Regeln, die auf eine E-Mail angewendet werden, zu pflegen ist deutlich schwieriger als eine einzige, umfassende Regel zu verwalten. Hier ein Beispiel, in dem überlappende Regeln Sinn machen könnten:
- Angenommen, an Planfix werden E-Mails gesendet, die jeweils verschiedene Parametersätze enthalten können. Das können E-Mails sein, die manuell an Planfix weitergeleitet werden, wobei dem Betreff Labels hinzugefügt werden, um Aufgaben verschiedenen Zugewiesenen, Projekten usw. zuzuordnen.
- Ein Beispiel für einen Betreff einer weitergeleiteten E-Mail wäre: Fw: Subscription request #Smith $Client requests, wobei #Smith die Anweisung ist, den Mitarbeiter mit dem Nachnamen Smith als Zugewiesene/n hinzuzufügen, und $Client requests die Anweisung ist, die Aufgabe in das Projekt "Client requests" zu legen.
- Um diese Verarbeitung umzusetzen, werden zwei separate Regeln zur Liste der Regeln für die empfangende E-Mail-Adresse hinzugefügt, von denen jede eine der Anweisungen umsetzt: die erste Regel ermittelt die Zugewiesene/n anhand des #-Labels, und die zweite ermittelt das Projekt anhand des $-Labels.
- Die Auslösebedingungen dieser Regeln sind bewusst so aufgebaut, dass E-Mails an diese Adresse jede dieser Bedingungen erfüllen.
- Bei der Verarbeitung werden die E-Mails nacheinander durch alle Regeln geprüft, und das System sammelt einen Satz von Parametern, die auf die durch die E-Mail erstellte Aufgabe angewendet werden sollen.
- Dieser Ansatz ermöglicht es, separate, relativ einfache Regeln/Anweisungen hinzuzufügen, sie in einer Liste zu betrachten, zu bearbeiten und bei Bedarf weitere hinzuzufügen.
Der Algorithmus für überlappende Regeln funktioniert in diesen Fällen. Der Versuch, überlappende Regeln in anderen Situationen einzusetzen, einschließlich der Kombination von Regeln für eine E-Mail (Aufgaben erstellen, Kommentare hinzufügen und Kontakte erstellen), gilt als falsche Nutzung des Systems. Solche Versuche liefern nicht zwingend die gewünschten Effekte.
Einstellungen, die das Überlappen von Regeln beeinflussen
- Im unteren Bereich des Fensters zur Erstellung von Regeln zur E-Mail-Verarbeitung gibt es ein Kontrollkästchen für Nur diese Regel ohne Überlappung mit anderen verwenden:
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden überlappende Regeln nicht verwendet und nur diese Regel auf die E-Mail angewendet. Wenn die E-Mail die Bedingungen mehrerer Regeln mit aktivierten Kontrollkästchen erfüllt, wird die erste Regel angewendet.
- Wenn in der Hauptoperation der Regel "Aufgabe mit Vorlage erstellen" ausgewählt ist, gibt es die Option Diese Vorlage bei überlappenden Regeln nicht verwenden:
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die Vorlage einer anderen Regel verwendet, um die Aufgabe zu erstellen, falls Regeln überlappen.