Arbeitsgruppen
Um die Arbeit in Planfix bequemer zu gestalten, können Sie Mitarbeiter/innen in verschiedenen Arbeitsgruppen zusammenfassen, z. B. für unterschiedliche Abteilungen oder Teams. Diese Gruppen können in verschiedenen Rollen in tasks und projects zugewiesen werden und erhalten Zugriff auf contacts, directories und andere Informationen.
Alle vorhandenen Arbeitsgruppen können Sie in einer Liste im Abschnitt Mitarbeiter/innen einsehen.
Im Tab Arbeitsgruppen können Sie:
- neue Gruppen erstellen,
- bestehende bearbeiten,
- Regeln für Aufgaben aus E-Mails für Arbeitsgruppen festlegen.
Standardmäßig gibt es in Planfix nur eine Gruppe: Alle Mitarbeiter/innen. Dies ist eine Systemgruppe; sie kann nicht gelöscht oder umbenannt werden. Alle neu angelegten Mitarbeiter/innen werden automatisch zu dieser Gruppe hinzugefügt.
Arbeitsgruppen erstellen
Um eine neue Arbeitsgruppe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Gruppe:
- Geben Sie im sich öffnenden Fenster Ihrer neuen Gruppe einen Namen.
- Sie können der Gruppe außerdem ein Avatar zuweisen.
- Und wählen Sie aus einer Liste der Firmen-Mitarbeiter/innen aus, welche Benutzer/innen in ihr sein sollen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Gruppe erstellen klicken, erscheint die Gruppe in der Liste der Arbeitsgruppen.
Achten Sie auf das Kontrollkästchen "Display in the lists for choosing assignees and participants" in den Gruppeneinstellungen:
- Ist das Kontrollkästchen aktiviert, steht die Gruppe zur Auswahl.
- Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, kann die Gruppe nicht ausgewählt werden, auch nicht in Skripten. Wenn Sie es deaktivieren und die Gruppe zuvor per automatisierten Skripten benachrichtigt wurde, wird sie gemäß den Einstellungen nicht mehr benachrichtigt.
Mitarbeiter/innen zu einer Gruppe hinzufügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Mitarbeiter/innen zu einer Arbeitsgruppe hinzuzufügen:
1. Beim Erstellen einer neuen Gruppe (siehe oben) oder beim Bearbeiten einer bestehenden Gruppe.
2. Hinzufügen zu einer bestehenden Gruppe, indem Sie zur Gruppe gehen und auf die Schaltfläche Zur Gruppe hinzufügen klicken.
3. In Unternehmensstruktur.
Vorgänge mit Mitarbeiter/innen einer Gruppe
Sie können eine oder mehrere Mitarbeiter/innen einer Gruppe auswählen und eine Standardaktion an ihnen durchführen, indem Sie auf die Schaltfläche Ändern klicken.
Arbeitsgruppen löschen
Sie können eine oder mehrere Gruppen löschen, indem Sie sie in der Liste auswählen und auf Löschen klicken.
Mitarbeiter/innen, die Mitglied der gelöschten Gruppen waren, werden automatisch aus Aufgaben/Projekten entfernt, in denen diese Gruppen in irgendeiner Rolle hinzugefügt wurden.