Arbeitsgruppen
Um die Arbeit in Planfix bequemer zu gestalten, können Sie Mitarbeiter in verschiedenen Arbeitsgruppen zusammenfassen, z. B. für verschiedene Abteilungen oder Teams. Diese Gruppen können in unterschiedlichen Rollen in tasks und projects zugewiesen werden, und sie können Zugriff auf contacts, directories und andere Informationen erhalten.
Alle vorhandenen Arbeitsgruppen können Sie in einer Liste im Unternehmensbereich einsehen. Im Arbeitsgruppen-Tab können Sie neue Gruppen erstellen, bestehende bearbeiten und Regeln für Aufgaben aus E-Mails für Arbeitsgruppen festlegen.
Standardmäßig gibt es in Planfix nur eine Gruppe: Alle Mitarbeiter. Dies ist eine Systemgruppe; sie kann weder gelöscht noch umbenannt werden. Alle neu erstellten Mitarbeiter werden automatisch dieser Gruppe hinzugefügt.
Erstellen von Arbeitsgruppen
Um eine neue Arbeitsgruppe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Gruppe:
Geben Sie im sich öffnenden Fenster Ihrer neuen Gruppe einen Namen. Sie können der Gruppe außerdem ein Avatar zuweisen und aus einer Liste der Mitarbeiter des Unternehmens auswählen, welche Benutzer dazugehört:
Wenn Sie auf die Schaltfläche Gruppe erstellen klicken, erscheint die Gruppe in der Liste der Arbeitsgruppen.
Achten Sie auf das Kontrollkästchen "In den Listen für die Auswahl von Zugewiesenen und Teilnehmern anzeigen" in den Gruppeneinstellungen:
- Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, ist die Gruppe zur Auswahl verfügbar.
- Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, kann die Gruppe nicht ausgewählt werden, auch nicht in automatischen Skripten. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren und die Gruppe zuvor in automatischen Skripten benachrichtigt wurde, erhält sie gemäß den aktualisierten Einstellungen keine Benachrichtigungen mehr.
Mitarbeiter zu einer Gruppe hinzufügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Mitarbeiter einer Arbeitsgruppe hinzuzufügen:
1. Beim Erstellen einer neuen Gruppe (siehe oben) oder beim Bearbeiten einer vorhandenen Gruppe.
2. Hinzufügen zu einer bestehenden Gruppe, indem Sie zur Gruppe gehen und auf die Schaltfläche Zur Gruppe hinzufügen klicken:
3. in Unternehmensstruktur
Aktionen mit Mitarbeitern einer Gruppe
Sie können einen oder mehrere Mitarbeiter einer Gruppe auswählen und eine Standardaktion für sie ausführen:
Löschen von Arbeitsgruppen
Sie können eine oder mehrere Gruppen löschen, indem Sie sie in der Liste markieren und auf Löschen klicken:
Die Mitarbeiter, die in den gelöschten Gruppen waren, werden automatisch aus Aufgaben und Projekten entfernt, in denen die Gruppe verbunden war.