Jak přidávat komentáře e-mailem?
Jakákoli odpověď na e-mailové upozornění z úkolu v Planfixu bude přidána do úkolu jako nový komentář:
Kromě toho:
- soubory připojené k odpovědi budou automaticky nahrány do Planfixu;
- všichni uživatelé, kteří obdrželi předchozí upozornění, rovněž obdrží vaši odpověď.
Tato funkce vám umožňuje diskutovat o úkolu, aniž byste se přihlašovali na samotný Planfix. V mnoha případech je to prostě pohodlné; v jiných případech to ovlivní schopnost lidí komunikovat o úkolu, například:
- klienti a partneři, kteří nejsou obeznámeni s používáním Planfixu;
- uživatelé na mobilních zařízeních s omezenými možnostmi, ale s přístupem k e-mailu;
- externí kontakty (např. freelanceři, dodavatelé, klienti), které nechcete propojit s vaším účtem.
Důležité
Upozornění na komentáře obdržené e-mailem Upozornění na komentáře přidané do úkolu e-mailem jsou zasílána těmto osobám:
- Zadavatel a Vykonavatelé, pokud:
- E-mail byl odeslán na e-mailovou adresu úkolu.
- E-mail je odpovědí na dříve zaslané e-mailové upozornění.
- Všichni, kteří byli dříve upozorněni, pokud:
- E-mail je odpovědí na konkrétní komentář v úkolu.
Pokud odpověď na komentář pochází z e-mailové adresy, která není ve vašem účtu, pak:
- se automaticky vytvoří kontakt s e-mailovou adresou a jménem osoby, která odpověď poslala;
- tento kontakt bude přidán jako účastník úkolu;
- bude vytvořen komentář obsahující tělo e-mailu, přiřazený tomuto novému kontaktu.
Proto si ověřte, že odpovídáte ze správné e-mailové adresy na Planfixová e-mailová upozornění. Pokud používáte přeposílání e-mailů a vaše odpověď bude odeslána z jiné e-mailové adresy, Planfix vytvoří nový kontakt se vaším jménem a propojí ho s úkolem. Vaši kolegové mohou být zmatení, pokud budou ve stejném úkolu dvě osoby se stejným jménem. Tomu lze zabránit přidáním všech dalších e-mailových adres, které používáte, do vaší karty uživatele, do pole Další e-mailové adresy. Další e-mailové adresy můžete přidat i na kartu jakéhokoli kontaktu, pokud existuje šance, že budou z nějaké jiné adresy e-maily posílat.
Pravidla pro zpracování e-mailů posílaných do úkolů
Pro větší flexibilitu při přidávání komentářů do úkolů e-mailem můžete nakonfigurovat pravidla pro zpracování e-mailů posílaných do úkolů.