Přidání externího e-mailu k úkolu
Každý Planfix task má vlastní virtuální e‑mailovou adresu.
- task+123@account.planfix.com
- task.123@account.planfix.com
kde:
- 123 je task number, a
- account je název vašeho Planfix účtu.
E-maily odeslané na tuto adresu budou přidány do úkolu jako akce. Další informace:
- Tělo e‑mailu bude přidáno do úkolu jako nový komentář.
- Soubory připojené k e‑mailu budou přidány do úkolu ve stejné akci jako komentář.
- Předmět e‑mailu se zobrazí v komentáři.
- Všichni vykonavatelé úkolu obdrží upozornění o nové akci.
Důležité
Dříve platilo pravidlo, že e‑mail musel být odeslán z e‑mailové adresy zaměstnance nebo kontaktu který měl přístup k úkolu. Nyní toto omezení neplatí.
Pokud e‑mail pochází z adresy, která není ve vašem účtu, pak:
- Bude automaticky vytvořen kontakt s e‑mailovou adresou a jménem odesílatele.
- Tento kontakt bude přidán jako účastník úkolu.
- Bude vytvořena akce obsahující tělo e‑mailu, připisovaná tomuto novému kontaktu.
Pokud tento kontakt již v Planfixu existuje, ale nebyl přidán do úkolu, bude do úkolu přidán jako účastník.
Poznámka
Vždy je dobré dávat pozor na e‑mailovou adresu, ze které posíláte e‑maily do Planfixu. Pokud Planfix vaši e‑mailovou adresu nerozpozná, bude pro vás vytvořen nový kontakt a přidán do úkolu, bez ohledu na to, zda už ve úkolu existuje účastník se stejným jménem, ale jinou e‑mailovou adresou. Vaši kolegové mohou být zmatení, pokud budou ve stejném úkolu dva účastníci se stejným jménem.
Užitečné
Adresu e‑mailu úkolu můžete snadno zkopírovat do schránky kliknutím na její název:
Další možnosti
- Pokud neznáte číslo úkolu, na který potřebujete poslat e‑mail, můžete poslat e‑mail na task+@account.planfix.com (s plus znakem, ale bez čísla úkolu) a do předmětu přidat štítek #text, kde místo "text" napíšete část názvu úkolu. Planfix podle této části názvu úkol najde a e‑mail přidá jako akci do prvního nalezeného úkolu. Pokud nenajde úkol s názvem obsahujícím tento text, e‑mail bude přidán jako nový úkol.
- Ve výchozím nastavení budou o nové akci upozorněni všichni vykonavatelé úkolu. Pokud do předmětu e‑mailu přidáte štítek @nonotify, upozornění nebudou odeslána.
- Můžete používat pravidla pro přidávání e‑mailů do úkolů.
Příklady
| Address | Subject | What we receive in result |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order | An action will be added to task #4568 in the account test.planfix.ru; all task participants will be notified. |
| task+@test.planfix.com | FW: Addition to order #abcd | The first task containing the letter combination "abcd" in its name will be found; an action will be added to it; all task participants will be notified. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order @nonotify | An action will be added to task #4568 in the account test.planfix.com; notifications will not be sent. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order #abcd @nonotify | An action will be added to task #4568 in the account test.planfix.ru; notifications will not be sent. The label #abcd will be ignored because the task number is specified |
Pravidla zpracování e‑mailů zaslaných na úkol
Pro větší možnosti správy akcí přidávaných do úkolů e‑mailem můžete nakonfigurovat rules for processing emails zaslané na úkoly.