Nakładające się reguły przetwarzania wiadomości e-mail
Jeżeli e-mail wysłany na adres Planfix spełnia warunki wyzwalające dla kilku reguł przetwarzania wiadomości e-mail, zastosowany zostanie następujący algorytm przetwarzania:
- infobloki ze wszystkich reguł są tworzone i wypełniane danymi;
- obiekt określony w głównej operacji ostatniej reguły zostaje utworzony;
- dodatkowe operacje ze wszystkich reguł są wykonywane na obiekcie, jeśli jest to możliwe.
Do czego służą zachodzące reguły?
Początkowo zachodzące reguły używane były dość często, ponieważ reguły miały bardzo prostą strukturę. Reguły wyglądają teraz zupełnie inaczej niż kiedyś, dlatego zwykle nie zalecamy już korzystania z zachodzących reguł. Utrzymanie zestawu reguł mających zostać zastosowanych do jednego e-maila jest znacznie trudniejsze niż posiadanie jednej, uniwersalnej reguły do zarządzania. Oto przykład sytuacji, w której stosowanie zachodzących reguł może mieć sens:
- Załóżmy, że na Planfix trafiają e-maile, z których każdy może zawierać różne zestawy parametrów. Mogą to być wiadomości ręcznie przekazywane do Planfix z dodanymi etykietami w temacie, które służą do przydzielania zadań różnym osobom odpowiedzialnym, projektom itp.
- Przykładowy temat przekazanej wiadomości: Fw: Subscription request #Smith $Client requests, gdzie #Smith to polecenie, aby dodać pracownika o nazwisku Smith jako osobę odpowiedzialną, a $Client requests to polecenie, aby umieścić zadanie w projekcie "Client requests".
- Aby zaimplementować takie przetwarzanie, do listy reguł dla adresu odbiorczego dodaje się dwie oddzielne reguły, z których każda realizuje jedno polecenie: pierwsza reguła pobiera osobę odpowiedzialną według etykiety #, a druga ustawia projekt według etykiety $.
- Warunki wyzwalające tych reguł są celowo zbudowane tak, że e-maile wysłane na ten adres spełniają każdą z nich.
- Podczas przetwarzania e-maile są uruchamiane przez wszystkie reguły sekwencyjnie, a system kumuluje zestaw parametrów, które powinny zostać zastosowane do zadania utworzonego z e-maila.
- Takie podejście pozwala dodawać oddzielne, stosunkowo proste reguły/polecenia, przeglądać je na liście, edytować i/lub dodawać kolejne w razie potrzeby.
Algorytm dla zachodzących reguł działa w tych przypadkach. Próby użycia zachodzących reguł w innych sytuacjach, w tym łączenia reguł dla jednego e-maila (tworzenie zadań, dodawanie komentarzy i tworzenie kontaktów) są uznawane za błędne użycie systemu. Takie próby nie gwarantują uzyskania pożądanych efektów.
Ustawienia wpływające na zachodzenie reguł
- W dolnej części okna tworzenia reguł przetwarzania e-maili znajduje się pole wyboru Użyj tylko tej reguły bez zachodzenia z innymi:
Jeżeli to pole jest zaznaczone, zachodzące reguły nie będą używane i tylko ta reguła zostanie zastosowana do e-maila. Jeżeli e-mail spełnia warunki kilku reguł z zaznaczonymi polami, zastosowana zostanie pierwsza reguła.
- Gdy w głównej operacji reguły wybrano "Utwórz zadanie przy użyciu szablonu", dostępna jest opcja Nie używaj tego szablonu przy zachodzących regułach:
Jeżeli to pole jest zaznaczone, do tworzenia zadania użyty zostanie szablon z innej reguły, jeśli wystąpią zachodzące reguły.