Standard téléphonique virtuel
Vous pouvez connecter Planfix à la PBX virtuelle que vous utilisez. Avec cette intégration, vous pouvez :
- initier un appel vers un contact directement depuis Planfix (vous avez besoin d'un téléphone SIP/casque configuré ou d'un programme spécial pour passer des appels) ;
- afficher automatiquement la fiche contact existante ou créer une nouvelle pour les appels entrants ;
- ajouter les données du contact nécessaires directement pendant l'appel ;
- attribuer automatiquement un superviseur au contact créé par l'appel ;
- conserver un historique des appels dans la fiche contact et/ou dans une tâche spécifique ;
- créer des tâches à partir des résultats de l'appel ;
- passer des appels directement depuis le Planificateur ;
- consulter des rapports des appels effectués dans le contexte des employés ou des contacts ;
- écouter les enregistrements d'appels directement depuis la PBX ;
- suivre les appels manqués ;
- ajouter des commentaires directement depuis la fenêtre d'appel ;
- configurer les masks pour les numéros de téléphone souhaités ;
- configurer l'affichage du nom de la ligne appelée.
Activation de l'intégration
Seul un administrateur de compte ou l'administrateur principal peut connecter une intégration PBX. Pour la configurer :
- Aller à Gestion du compte — Intégrations — PBX virtuelle.
- Sélectionner la PBX virtuelle requise dans la liste.
- Saisir les données requises pour l'intégration.
Comment passer un appel lorsque Planfix est intégré à la téléphonie
Lorsque Planfix est intégré à la téléphonie, les appels entrants et sortants se font de la même manière qu'en l'absence d'intégration : via un téléphone/programme SIP qui communique avec la PBX cloud.
Lors d'un appel entrant :
- La PBX appelle le téléphone/programme SIP de l'employé qui est configuré côté PBX comme la personne recevant les appels pour ce numéro ;
Lors d'un appel sortant :
- La PBX appelle d'abord le téléphone/programme SIP de l'employé appelant ;
- Une fois que celui-ci décroche, l'appel est dirigé vers le contact et ils sont connectés ;
Dans tous les cas, la PBX fournit le lien, et l'appel se déroule exactement comme s'il n'y avait pas Planfix.
Veuillez garder à l'esprit ce qui suit:
- Vous devez spécifier le numéro court de l'employé dans les paramètres d'intégration afin que Planfix puisse identifier la personne qui doit recevoir ou émettre l'appel et afficher les informations appropriées sur son écran.
- Les numéros d'extension des employés que vous spécifiez dans les paramètres d'intégration de Planfix doivent correspondre aux numéros d'extension des mêmes employés spécifiés dans les paramètres de la PBX virtuelle.
- Les appels effectués vers des numéros d'extension que Planfix ne reconnaît pas ne seront pas enregistrés dans le système. Cela permet également d'enregistrer dans Planfix uniquement les appels destinés aux employés qui utilisent Planfix et pas les appels destinés à tous les employés qui peuvent accepter des appels via la PBX virtuelle (par exemple, gardiens, chauffeurs, etc.).
Liste des PBX virtuelles prises en charge
L'intégration avec les PBX virtuelles suivantes est actuellement prise en charge :
Remplissage automatique des champs du tag de données
Pour remplir automatiquement les champs du tag de données en fonction des résultats d'un appel, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Le tag de données doit contenir les types de champs requis.
- Les champs à l'intérieur des tags de données doivent être disposés dans un ordre spécifique et strict, comme illustré dans les exemples suivants.
Structure du tag de données "Call"
Structure du tag de données "Missed Call"
Limitations de l'intégration
- En cas d'appel sortant infructueux (tonalité d'occupation, destinataire n'a pas décroché, etc.), l'appel ne sera pas enregistré dans le système, c'est‑à‑dire que le tag de données "Call" n'est pas ajouté. En cas d'appel sortant infructueux, un tag de données Missed Call de type sortant est ajouté.
- Les appels VERS et DEPUIS les numéros de téléphone spécifiés dans les fiches contact n'ouvrent pas la fenêtre d'appel et ne sont pas enregistrés avec un tag de données.
- Les appels entre numéros internes (courts) utilisant la PBX virtuelle n'ouvrent pas non plus la fenêtre d'appel et ne sont pas enregistrés avec un tag de données.
Vous pouvez consulter les informations sur les appels dans les cas ci‑dessus dans l'interface de la PBX virtuelle que vous utilisez. Si vous vous trouvez dans une situation où ces limitations affectent votre travail, veuillez nous écrire avec une description détaillée. Vos retours pourraient influencer le développement futur de notre intégration avec la téléphonie.
Remarque
- Si le service que vous utilisez ne figure pas dans la liste des services pris en charge, écrivez‑nous, et nous vérifierons si nous pouvons l'ajouter.
- Les fournisseurs de PBX virtuelles peuvent intégrer leurs services à Planfix en utilisant notre API de téléphonie. Les services qui s'intègrent de cette manière peuvent être ajoutés à notre liste. N'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance pour en savoir plus.
Informations supplémentaires
- Les appels manqués sont attachés de manière permanente à la fiche contact.
- Là où vous pouvez attacher les enregistrements des appels réussis, c'est vous qui le déterminez dans les paramètres de téléphonie de votre compte.
- Si vous sélectionnez l'option "Attacher l'appel à la dernière tâche active du contact" dans les paramètres de téléphonie, l'enregistrement de l'appel est lié au profil du contact et à la tâche. La "dernière tâche active" fait référence à la tâche la plus récemment créée pour le contact.
- Les enregistrements d'appels peuvent être liés à la dernière tâche du contact qui répond aux conditions spécifiées. L'avantage principal est que vous pouvez déterminer qui a accès à l'enregistrement d'appel, ce qui vous permet de contrôler séparément l'accès aux informations du contact et aux enregistrements d'appels et de gérer les autorisations plus efficacement.
- Vous pouvez également créer automatiquement une nouvelle tâche répondant aux conditions spécifiées pour chaque appel.
Important
Si un appel est passé directement depuis une tâche (par exemple depuis l'onglet Contacts dans la tâche), l'enregistrement de l'appel sera attaché à cette tâche spécifique.