So erstellen Sie Ihren eigenen Telegram-Bot

Sie können Ihren eigenen Telegram-Bot erstellen und anschließend mit Planfix verknüpfen. Nachrichten, die Ihre Kunden oder Kollegen an diesen Bot senden, werden in Planfix zu Aufgaben. Kommentare, die einer Aufgabe hinzugefügt werden und eine externe Person benachrichtigen, werden vom Bot über Telegram an diese Person gesendet. So können Sie verschiedene Aspekte Ihrer Arbeit organisieren – von der Verarbeitung von Kundennachrichten von Mobilgeräten bis hin zur Arbeitsweise Ihres Supportteams und mehr.

Einen Telegram-Bot erstellen

So erstellen Sie Ihren eigenen Telegram-Bot:

Klicken Sie auf diesen Link (Telegram muss auf diesem Gerät gestartet sein).
Klicken Sie im Begrüßungsfenster auf die Schaltfläche „Start“.
Geben Sie im Chatfenster mit @BotFather den Befehl /newbot ein.
Geben Sie bei entsprechender Aufforderung den Namen des neuen Bots ein. Der Name muss mit „bot“ oder „_bot“ enden. Am besten wählen Sie einen Namen, der in irgendeiner Weise mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche verbunden ist. Das Unternehmen BrainStorm könnte zum Beispiel den Namen BrainstormAgencyBot oder BrainstormAgency_bot wählen. Nachdem Sie einen Namen eingegeben haben, drücken Sie die Eingabetaste.
Anschließend fordert BotFather Sie auf, den gewünschten Benutzernamen für den Bot einzugeben. Anders als der Name muss der Benutzername bei Telegram eindeutig sein. Bei gebräuchlichen Namen kann es daher schwierig sein, einen noch nicht vergebenen Benutzernamen zu finden. BotFather informiert Sie, wenn der Benutzername bereits vergeben ist, und fordert Sie auf, einen anderen einzugeben, bis Sie einen eindeutigen, noch nicht vergebenen Benutzernamen gefunden haben. Nach der Eingabe ist die Bot-Erstellung abgeschlossen und Sie sehen das Bot-Token, das Sie für die weitere Arbeit benötigen.

Den Telegram-Bot mit Planfix verknüpfen

Um den erstellten Bot mit Planfix zu verknüpfen, gehen Sie zum Abschnitt Kontoverwaltung / Integrationen / Messenger / Telegram und klicken Sie auf „Bot hinzufügen“. Im Pop-up-Fenster:

Geben Sie den Namen des Bots ein.
Fügen Sie den Schlüssel hinzu, den Sie beim Erstellen des Bots erhalten haben.
Geben Sie an, welche Vorlage zum Erstellen von Aufgaben aus Nachrichten verwendet werden soll, die der Bot erhält.
Geben Sie an, welche Vorlage zum Erstellen eines neuen Kontakts verwendet werden soll, wenn jemand dem Bot eine Nachricht sendet.
Fügen Sie eine Liste von Mitarbeitern/innen hinzu, die zusätzlich als Zugewiesene hinzugefügt werden sollen (zusätzlich zu den in der Aufgabenvorlage angegebenen Personen).
Füllen Sie bei Bedarf das Feld für die Begrüßungsnachricht aus.

Aufgaben automatisch erstellen

Die Bot-Einstellungen enthalten zwei voneinander unabhängige Optionen, mit denen festgelegt wird, wann das System automatisch eine Aufgabe erstellt. Beide sind standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie sie, wenn Sie keine Anfrage verpassen möchten. Lassen Sie sie deaktiviert, wenn Sie nicht bereit sind, auf beliebige oder leere Nachrichten zu reagieren:

Automatisch eine Aufgabe erstellen, wenn der Bot gestartet wird — Eine Aufgabe wird erstellt, sobald jemand in Ihrem Bot auf die Schaltfläche „Start“ klickt oder den Befehl /start sendet – noch bevor die erste Nachricht gesendet wird. Wenn diese Person noch nicht in Ihrem System vorhanden ist, wird für sie ein Kontakt erstellt. Ist diese Option deaktiviert, bewirkt das Klicken auf „Start“ allein nichts: Eine Aufgabe wird erst erstellt, wenn die erste tatsächliche Nachricht an den Bot gesendet wird.
Automatisch eine Aufgabe erstellen, wenn der Bot einer Gruppe hinzugefügt wird — Eine Aufgabe wird erstellt, sobald Ihr Bot einer Telegram-Gruppe hinzugefügt wird. Die Gruppe wird sofort mit dieser Aufgabe verknüpft – unabhängig davon, wer den Bot hinzugefügt hat. Ist diese Option deaktiviert, muss ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mithilfe des Befehls /task manuell eine Aufgabe für die Gruppe erstellen. Diese Option ist nützlich, wenn Ihre Kunden Gruppen für die Kommunikation erstellen und Ihren Bot selbst hinzufügen: Ohne diese Option wird dieser Schriftverkehr nicht ins System übernommen. Weitere Informationen: Telegram-Gruppe mit Planfix verbinden.

Telegram-Integrationsoptionen

Die Integration bietet eine Option zum Erstellen einer neuen Aufgabe, wenn es keine aktiven Aufgaben für Anfragen des Kunden gibt.

Die Option ist standardmäßig aktiviert:

Wenn die Option aktiviert ist, wird eine neue Aufgabe erstellt, wenn die vorherige Aufgabe des Kunden gelöscht oder abgeschlossen wurde oder einen inaktiven Status hat. Der Nachrichtenverlauf wird automatisch zur Beschreibung der erstellten Aufgabe hinzugefügt.
Wenn die Option deaktiviert ist, werden alle Nachrichten des Kunden einer einzigen Aufgabe zugeordnet, unabhängig von deren aktuellem Status.

Telegram-Systemfeld

Wenn ein Kunde Ihrem Bot eine Nachricht sendet, wird sein Telegram-Benutzername automatisch in das Systemfeld „Telegram“ in Planfix eingetragen. Dieser Benutzername wird zu einem anklickbaren Link, der direkt zum Chat mit dem Kunden in der Desktop-Version des Messengers führt.

Beachten Sie, dass das Feld „Telegram“ nur ausgefüllt wird, wenn der Kunde im Messenger einen @Benutzernamen festgelegt hat und seine Datenschutzeinstellungen das Abrufen dieser Information erlauben.

Wenn Sie auf den Link klicken, wird in der Desktop-Version des Messengers ein Dialog mit dem Kontakt geöffnet. Diese Funktion wurde der Einfachheit halber implementiert.

Wichtig

Es ist nicht möglich, eine Unterhaltung in Telegram über Planfix zu beginnen.
Das Erstellen eines eigenen Bots ist nur in den kostenpflichtigen Planfix-Paketen möglich.