Modi und Einschränkungen der Kontoverknüpfung
Account-Administratoren können die Account-Verknüpfungseinstellungen verwalten: sie können Kontoverknüpfungen einschränken und die Liste vertrauenswürdiger Accounts regeln (Accounts, mit denen Verknüpfungen zu Kontakten automatisch erstellt werden).
Einschränkung von Account-Verknüpfungen
Standardmäßig können Benutzer ausgehend Verknüpfungen von ihrem Account zu jedem anderen Account herstellen. Zum Beispiel kann ein/e Mitarbeiter/in eine Verknüpfung vom eigenen Profil in einem Account zu einem anderen Account herstellen, den er/sie als Haupt-Account betrachtet, in dem er/sie arbeiten möchte. Dabei werden die dem/der Mitarbeiter/in im aktuellen Account verfügbaren Informationen (einschließlich Aufgaben und Kommentare, auf die der/die Mitarbeiter/in Zugriff hat) an den Haupt-Account übertragen.
Die Herstellung einer Verknüpfung für einen Kontakt funktioniert auf die gleiche Weise: Erstellen Sie einen Kontakt und setzen Sie eine internal email address aus einem anderen Account als dessen E-Mail-Adresse, und Sie stellen eine Verknüpfung her. Der Kontakt kann dann Aufgaben und Kommentare, die an ihn gerichtet sind, in seinem Haupt-Account bearbeiten.
Administratoren können die Erstellung ausgehender Verknüpfungen für Mitarbeiter/innen und Kontakte einschränken. Dazu müssen sie zu Kontoverwaltung / Account-Verknüpfungen gehen und Link can only be made with the listed Planfix accounts auswählen:
Es erscheint ein Feld, in das sie eine Liste von Accounts eingeben können, mit denen Verknüpfungen erlaubt sind. Standardmäßig enthält das Feld keine Werte, was dem Verbot ausgehender Verknüpfungen mit anderen Accounts gleichkommt:
Um eine Verknüpfung mit einem bestimmten Account zu erlauben, müssen Sie den Accountnamen in dieses Feld eintragen:
Wenn ein Benutzer versucht, eine Verknüpfung mit einem Account herzustellen, der nicht in dieser Liste steht, erhält er eine Meldung, dass diese Aktion nicht erlaubt ist:
Vertrauenswürdige Accounts
Die Liste vertrauenswürdiger Accounts wird verwendet, um automatisch eingehende Verknüpfungen mit Kontakten aus bestimmten Accounts zu erstellen:
Standardmäßig ist diese Liste leer. Das bedeutet, dass keine automatischen Verknüpfungen von anderen Accounts mit diesem Account hergestellt werden. Wenn eine von Planfix an eine gewöhnliche E-Mail-Adresse gesendete Nachricht an eine internal email address dieses Accounts weitergeleitet wird, erfolgt die Bearbeitung der Aufgabe per E-Mail, jedoch nicht über eine Account-Verknüpfung.
In Fällen, in denen die Zusammenarbeit in eng verbundenen Accounts stattfindet — zum Beispiel mehrere Accounts innerhalb einer Holding oder die Accounts eines Auftraggebers und eines Auftragnehmers — können diese Accounts zur Liste der vertrauenswürdigen Accounts hinzugefügt werden. Für vertrauenswürdige Accounts wird in der oben beschriebenen Situation, wenn eine E-Mail an eine interne Planfix-E-Mail-Adresse weitergeleitet wird, automatisch eine Verknüpfung erstellt. Jede weitere Arbeit erfolgt dann direkt über die Account-Verknüpfung, wodurch das Senden von Aufgaben und Aktionen per E-Mail nicht mehr erforderlich ist.
Damit die Interaktion zwischen den Nutzer/innen zweier Accounts für beide Seiten bequem funktioniert, sollten beide Accounts ihre Liste vertrauenswürdiger Accounts aktualisieren.