Zpracování e‑mailů zaslaných do dokončených úkolů
Když vám klienti, se kterými jste v minulosti spolupracovali, chtějí znovu zadat novou zakázku, je běžné, že místo psaní nového e‑mailu prostě odpoví v nějakém starém e‑mailovém vlákně. Při použití Planfixu se nový e‑mail přidaný do starého vlákna obvykle stane novým komentářem v starém úkolu, který už pravděpodobně byl dokončen.
Existuje několik okolností, které mohou tuto situaci zkomplikovat. Nejběžnější je, že vykonavatel dokončeného úkolu může být toho dne mimo kancelář. Pokud by se e‑mail klienta přidal do dokončeného úkolu, nikdo o tom nebude vědět, dokud vykonavatel nevrátí do práce. Horší varianta je, že e‑mail zůstane zcela nepovšimnutý, protože vykonavatel už u vaší společnosti nepracuje.
Planfix nabízí možnost, kterou běžná e‑mailová vlákna nemají, a která tento problém řeší: Vytvořit nový úkol při odpovědi na dokončený úkol. Po zapnutí tohoto nastavení můžete nové požadavky klientů zpracovávat „na čistém listu“:
- Zprávy klientů se stanou novými úkoly
- Budou použita pravidla pro zpracování e‑mailů pro adresu, na kterou byla zpráva zaslána ( pravidla pro zpracování e‑mailů pro adresu — virtuální nebo interní e‑mailová adresa zaměstnance).
Tato logika pokrývá nejběžnější scénář: přijímáte e‑maily od klientů a zpracováváte je, a pokud vám klient napíše do e‑mailového vlákna spojeného s dokončeným úkolem, jejich nový e‑mail vytvoří novou zakázku podle standardního scénáře pro tento typ objednávky.
Užitečné informace
- Do popisu nově vytvořeného úkolu bude přidán odkaz na předchozí, dokončený úkol. To vám pomůže obnovit historii konverzace, pokud to bude potřeba, a najít potřebné informace.
- Pokud byl původní úkol vytvořen z e‑mailu, který byl zaslán na několik interních e‑mailových adres zaměstnanců, byla na něj aplikována pravidla nastavená pro každou z těchto adres. Stejná logika platí i při zpracování e‑mailů zaslaných do dokončeného úkolu, když je povoleno nastavení „Vytvořit nový úkol při odpovědi na dokončený úkol“.