Určit, že e-mail je odpovědí na existující úkol
Systém Planfix dokáže určovat, že e-mail je odpovědí na existující Úkol. Nastavení najdete v sekci: Správa účtu — E‑mail — Nastavení příchozích e-mailů:
V Planfixu existují tři metody, jak určit, že e-mail je odpovědí na existující Úkol:
- Pomocí hlaviček e-mailu
Tato metoda používá hlavičky e-mailu k určení, že jde o odpověď na existující Úkol. Jedná se o standardní způsob, jak Planfix zjišťuje, k čemu jsou e-maily přiřazeny, takže toto nastavení je ve výchozím stavu povoleno pro všechny účty.
- Podle předmětu a odesílatele
Toto funguje pouze pro e-maily s předměty začínajícími na "Re" nebo "Fwd" (tj. je zřejmé, že jde o odpovědi na jiné e-maily):
- Planfix najde poslední úkol (podle čísla úkolu) se stejným názvem jako je předmět e-mailu (bez "Re" nebo "Fwd").
- Odesílatel e-mailu musí mít k tomuto úkolu přístup.
Toto nastavení je ve výchozím stavu povoleno pro účty registrované po 20. červenci 2020.
- Pouze podle odesílatele
Tato možnost funguje pouze pro e-maily odeslané protistranami. Planfix najde poslední úkol (podle čísla úkolu) s jakýmkoli Statusem dostupným této protistraně a připojí e-mail jako komentář k tomuto úkolu. V nejjednodušším případě to znamená, že pokud protistrana pošle více e-mailů, po přijetí prvního e-mailu se vytvoří úkol, kde je protistrana Zadavatel, a všechny následné e-maily se k tomuto úkolu přidají jako komentáře.
Důležité
Když jsou povoleny všechny tři možnosti, e-maily jsou určovány jako odpovědi na existující úkoly v tomto pořadí: nejdříve se využijí hlavičky e-mailu, a pokud se nenajde shoda, Planfix hledá podle předmětu a odesílatele. Pokud ani to nevede k výsledku, Planfix prohledá úkoly pouze podle odesílatele pro úkoly, kde je tento uživatel Zadavatel, Vykonavatel nebo Účastník.