Režimy propojení účtů a omezení
Account administrators can manage account link settings: they can restrict account links and regulate the list of trusted accounts (accounts for which links to contacts are created automatically).
Omezování propojení účtů
Ve výchozím nastavení mohou uživatelé vytvářet odchozí propojení ze svého účtu do libovolného jiného účtu. Například zaměstnanec může vytvořit propojení ze svého profilu v jednom účtu do jiného účtu, který považuje za svůj hlavní účet, kde plánuje pracovat. Tím se do jeho hlavního účtu přenesou informace dostupné tomuto zaměstnanci v aktuálním účtu (včetně úkolů a komentářů, ke kterým má zaměstnanec přístup).
Propojení kontaktu funguje stejným způsobem: vytvořte kontakt a jako jeho e-mail nastavte interní e-mailová adresa z jiného účtu — tím se vytvoří propojení. Kontakt pak bude moci zpracovávat úkoly a komentáře adresované jemu ve svém hlavním účtu.
Administrátoři mohou omezit vytváření odchozích propojení pro zaměstnance a kontakty. K tomu musí přejít do Správa účtu — Linked accounts a vybrat A connection can only be made with the listed Planfix accounts.
Objeví se pole, kam mohou zadat seznam účtů, se kterými jsou propojení povolena. Ve výchozím nastavení pole neobsahuje žádné hodnoty, což odpovídá zákazu vytváření odchozích propojení s jinými účty.
Chcete-li povolit vytvoření propojení s konkrétním účtem, přidejte do tohoto pole název účtu:
Pokud se uživatel pokusí vytvořit propojení s účtem, který není na tomto seznamu, zobrazí se mu zpráva, že je tato akce zakázána.
Důvěryhodné účty
Seznam důvěryhodných účtů se používá k automatickému vytváření příchozích propojení s kontakty z konkrétních účtů.
Ve výchozím nastavení je tento seznam prázdný. To znamená, že z jiných účtů se do tohoto účtu automatická propojení vytvářet nebudou. Pokud je e-mail odeslaný z Planfixu na běžnou e-mailovou adresu přesměrován na interní e-mailová adresa tohoto účtu, práce na úkolu proběhne přes e-mail, nikoli pomocí propojení účtů.
V případech, kdy se pracuje v úzce spjatých účtech — například několik účtů v rámci holdingu nebo účty klienta a dodavatele — lze tyto účty přidat do seznamu důvěryhodných účtů. V popsané situaci, kdy je e-mail přesměrován na interní e-mailovou adresu, se pro důvěryhodné účty vytvoří automatické propojení. Veškerá další práce pak bude probíhat přímo přes propojení účtů, bez nutnosti posílat úkoly a akce e-mailem.
Aby byla zajištěna pohodlná spolupráce uživatelů dvou účtů pro obě strany, měly by oba účty aktualizovat svůj seznam důvěryhodných účtů.