Co se stane, když zaměstnanec ukončí pracovní poměr?
Existují dva hlavní způsoby, jak v Planfixu zaznamenat ukončení zaměstnání, které mají rozdílné systémové důsledky. Tyto metody jsou popsané podrobněji níže.
Důležité: Doporučujeme převést všechny aktivní úkoly zaměstnance na jiného zaměstnance před tím, než zaměstnance ukončíte jednou z níže popsaných metod.
Metoda 1: Převod zaměstnance na kontakt Toto je plynulejší metoda. Odráží běžnou situaci při ukončení pracovního poměru: osoba přestane být zaměstnancem ve firmě, ale její údaje zůstanou v seznamu kontaktů společnosti. Společnosti často udržují přátelské vztahy s bývalými zaměstnanci a současní zaměstnanci je mohou v případě potřeby kontaktovat.
Proces změny zaměstnance na kontakt je popsán zde. Po provedení změny se bývalý zaměstnanec stane buď kontaktem s přístupem do Planfixu, nebo běžným kontaktem bez přístupu — podle zvolené možnosti.
Výhodou tohoto přístupu je, že zaměstnanec zůstane uveden v úkolech, reportech a dalších objektech v systému v polích, která mohou obsahovat zaměstnance i kontakty. Díky tomu lze v systému zachovat historii práce zaměstnance i po jeho odchodu.
Důležitý aspekt této metody je, že i když zrušíte přístup bývalému zaměstnanci do Planfixu, může stále dostávat systémová upozornění a odpovídat na ně e-mailem. K úplnému zablokování této možnosti je nutné odstranit e-mailovou adresu z karty kontaktu bývalého zaměstnance.
Po odstranění adresy můžete vytvořit virtuální e-mail se stejnou adresou, kterou zaměstnanec používal před odchodem. To umožní dočasně dál přijímat důležité zprávy od protistran, které mohou být stále posílány přímo na interní e-mail bývalého zaměstnance.
Metoda 2: Deaktivace zaměstnance Deaktivace zaměstnance znemožní, aby od Planfixu přijímal zprávy nebo do systému posílal zprávy, a zároveň jeho jméno odstraní ze všech objektů v Planfixu. Zaměstnance můžete deaktivovat z jeho karty zaměstnance.
Pro deaktivaci zaměstnance klikněte na Upravit, změňte hodnotu v poli Status na Neaktivní a uložte změny:
Tato metoda umožňuje snadno zaměstnance plně zablokovat. Deaktivujte jejich účet a můžete mít jistotu, že už nebudou dostávat žádné informace ze systému. I když odpoví na stará e-mailová upozornění vygenerovaná systémem, jejich odpovědi už do Planfixu nedorazí.
Nevýhodou je, že zaměstnanec také zmizí z úkolů, na kterých dříve pracoval nebo se jich účastnil. Následně již nebude možné generovat reporty o úkolech, které dokončil nebo na kterých se podílel.
Další informace
- Pokud hlavní administrátor účtu Planfix podá výpověď, ujistěte se, že převdal svá práva řediteli společnosti nebo nějakému jinému schválenému zaměstnanci. To zajistí plynulé fungování vašeho účtu Planfix.