Підпис в листах з Planfix
У Planfix існує можливість додавати підпис до листів, адресованих зовнішнім контактам. Реалізовано чотири типи підпису, що покривають широке поле варіантів використання:
- Особистий підпис співробітника, налаштовуваний у його картці
- Особистий підпис співробітника, налаштовуваний на рівні кожної з використовуваних ним зовнішніх адрес
- Підпис групи співробітників, налаштовуваний на рівні акаунту
- Підпис групи співробітників, налаштовуваний на рівні використовуваних ними зовнішніх адрес
Особистий підпис співробітника, налаштовуваний у його картці
У особистій картці співробітника в режимі Редагувати в розгортаючій групі Робота з e-mail розташований чекбокс Додавати підпис до повідомлень зовнішнім контактам. Активувавши його, ви побачите текстовий блок, в якому зможете додати звичний для себе підпис:
Цей підпис використовується в наступних випадках:
- Якщо повідомлення зовнішнім контактам відправляються з внутрішнього email співробітника в Planfix. Тобто, зовнішні поштові адреси не використовуються.
- Якщо повідомлення зовнішнім контактам відправляються з зовнішньої поштової адреси (особистої або адреси компанії), але на їх рівні (див. нижче) підпис не налаштований.
Особистий підпис співробітника на рівні зовнішньої поштової адреси
Planfix дозволяє додавати одну або декілька зовнішніх поштових адрес співробітника, з яких відправляються листи зовнішнім контактам, в залежності від проєкту або інших умов. Для кожної з таких адрес може бути налаштований свій підпис:
Цей підпис буде використовуваний лише при відправці листів-повідомлень з використанням даної email-адреси.
Підпис групи співробітників, налаштовуваний на рівні акаунту
У деяких випадках потрібно, щоб певні співробітники акаунту взаємодіяли з зовнішнім світом через єдину адресу електронної пошти і для них додавалася одна універсальна підпис. Наприклад, часто такий підхід використовується при організації роботи служби підтримки – клієнт працює з безособовим оператором і не прив'язаний до конкретних співробітників.
Якщо при цьому повідомлення зовнішнім контактам відсилаються з внутрішньої email-адреси Planfix, то підпис для таких листів-повідомлень можна налаштувати в Управлінні акаунтом / Робота з e-mail / Вихідні повідомлення / Підпис до повідомлень:
- Якщо підписи налаштовані і на рівні акаунту, і в картці конкретного користувача, то спрацюють налаштування на рівні користувача (перший варіант, описаний в цій довідковій статті). Це дає можливість в одному акаунті для частини співробітників використовувати загальний підпис (налаштувавши його на рівні акаунту), а для іншої частини – особисті підписи (налаштувавши їх в особистих картках співробітників).
Підпис групи співробітників, налаштовуваний на рівні адреси
Якщо в ситуації, описаній в попередньому підрозділі, необхідно відправляти листи-повідомлення з зовнішньої адреси компанії, то підпис можна задати в налаштуваннях кожної такої адреси:
Цей підпис буде використовуваний лише при відправці листів-повідомлень з використанням даної email-адреси.
Картинка в підписі
Щоб вставити в підпис картинку або логотип, потрібно в сусідній вкладці браузера відкрити цю картинку з будь-якого публічного джерела, і перетягнути її в свій підпис в режимі редагування (картинка вставляється посиланням на сторонній ресурс, тому посилання повинно бути публічним).
Важливо
- Використання автоматичних підписів будь-якого типу можливе лише для платних і преміум-акаунтів. Користувачі на безкоштовному пакеті використовувати їх не зможуть.
- Для нових акаунтів Planfix ці можливості будуть доступні протягом пробного періоду, так що вони зможуть протестувати їх застосування для своєї ситуації. Якщо після закінчення пробного періоду акаунт перейде на безкоштовний пакет, листи почнуть відправлятися без підпису.