Rozpoznawanie, że e-mail jest odpowiedzią na istniejące zadanie
System Planfix może określić, że e-mail jest odpowiedzią na istniejące zadanie. To ustawienie znajduje się w sekcji: Account management — Email — Incoming email settings:
W Planfix są trzy metody określania, że e-mail jest odpowiedzią na istniejące zadanie:
- Using email headers
Ta metoda używa nagłówków e-mail, aby określić, że wiadomość jest odpowiedzią na istniejące zadanie. To standardowy sposób, w jaki Planfix ustala powiązania wiadomości, dlatego ustawienie to jest włączone dla wszystkich kont.
- By subject and sender
Działa to tylko dla wiadomości, których temat zaczyna się od "Re" lub "Fwd" (czyli wiadomości oczywiście będących odpowiedziami na inne e-maile):
- Planfix znajduje ostatnie zadanie (po numerze zadania) o tej samej nazwie co temat e-maila (bez "Re" lub "Fwd").
- Nadawca e-maila musi mieć dostęp do tego zadania.
To ustawienie jest domyślnie włączone dla kont zarejestrowanych po 20 lipca 2020 r.
- Only by sender
Ta opcja działa tylko dla e-maili wysłanych przez kontrahentów. Planfix znajduje ostatnie zadanie (po numerze zadania) o dowolnym statusie dostępnym dla tego kontrahenta i dołącza e-mail jako komentarz do zadania. W najprostszym przypadku oznacza to, że jeśli kontrahent wyśle kilka e-maili, po otrzymaniu pierwszego zostanie utworzone zadanie, w którym kontrahent jest osobą przypisującą, a wszystkie kolejne e-maile zostaną dodane do tego zadania jako komentarze.
Ważne
Gdy wszystkie trzy opcje są włączone, e-maile są rozpoznawane jako odpowiedzi na istniejące zadania w następującej kolejności: najpierw używane są nagłówki e-mail, a jeśli nie znajdzie się dopasowania, Planfix szuka po temacie i nadawcy. Jeśli i to nie da rezultatu, Planfix przeszukuje zadania tylko po nadawcy, gdzie użytkownik jest osobą przypisującą, osobą odpowiedzialną lub uczestnikiem.