Przetwarzanie wiadomości e‑mail wysyłanych do zakończonych zadań
Kiedy klienci, z którymi współpracowałeś w przeszłości, chcą ponownie się do Ciebie zwrócić z nowym zleceniem, dość często po prostu znajdują stary wątek e‑mailowy i odpowiadają w nim, zamiast napisać nową wiadomość do Twojej firmy. W Planfixie nowa wiadomość dodana do starego wątku e‑mailowego domyślnie staje się nowym komentarzem w starym zadaniu, które najprawdopodobniej jest już zakończone.
Istnieje wiele okoliczności, które mogą to skomplikować. Najczęstsza to sytuacja, gdy osoba odpowiedzialna za zamknięte zadanie tego dnia jest poza biurem. Jeśli wiadomość klienta zostanie dodana do tego zakończonego zadania, nikt o niej nie dowie się aż do powrotu osoby odpowiedzialnej. Gorszym scenariuszem byłoby całkowite przeoczenie wiadomości, jeśli osoba odpowiedzialna przestała pracować w Twojej firmie.
W Planfixie jest opcja, której nie mają zwykłe wątki e‑mailowe, i która rozwiązuje ten problem: Tworzenie nowego zadania w odpowiedzi na zakończone zadanie. Po włączeniu tego ustawienia możesz obsługiwać nowe zgłoszenia klientów od „czystej kartki”:
- Wiadomości klientów stają się nowymi zadaniami
- Zostaną użyte zasady przetwarzania wiadomości e‑mail dla adresu (wirtualny lub wewnętrzny adres e‑mail pracownika), na który wysłano wiadomość.
Ta logika obejmuje najczęstszy scenariusz: otrzymujesz wiadomości od klientów i je przetwarzasz — jeśli klient wyśle wiadomość, odpowiadając w wątku powiązanym z zakończonym zadaniem, jego nowa wiadomość utworzy nowe zlecenie, używając standardowego skryptu dla tego rodzaju zleceń.
Przydatne informacje
- Do opisu nowo utworzonego zadania zostanie dodany link do poprzedniego, zakończonego zadania. To ułatwia przywrócenie historii rozmowy, jeśli zajdzie taka potrzeba, i znalezienie potrzebnych informacji.
- Jeżeli oryginalne zadanie zostało utworzone z wiadomości e‑mail wysłanej na kilka wewnętrznych adresów e‑mail pracowników, to do niego zastosowano reguły ustawione dla każdego z tych adresów. Ta sama logika obowiązuje przy przetwarzaniu wiadomości wysłanych do zakończonego zadania, gdy włączone jest ustawienie „Utwórz nowe zadanie podczas odpowiedzi na zakończone zadanie”.