Przetwarzanie wiadomości e-mail wysyłanych do zakończonych zadań
Kiedy klienci, z którymi pracowałeś w przeszłości, chcą ponownie się z Tobą skontaktować w sprawie nowego zamówienia, dość często po prostu znajdują stary wątek e-mail i na niego odpowiadają, zamiast napisać nową wiadomość do Twojej firmy. W Planfixie nowa wiadomość dodana do starego wątku e-mail domyślnie staje się nowym komentarzem do starego zadania, które najprawdopodobniej zostało już zakończone.
Istnieje wiele okoliczności, które mogą skomplikować tę sytuację. Najczęstszą jest to, że osoba odpowiedzialna za zamknięte zadanie może tego dnia być nieobecna w pracy. Jeśli wiadomość klienta zostanie dodana do tego zakończonego zadania, nikt się o niej nie dowie, dopóki osoba odpowiedzialna nie wróci do biura. Gorszy scenariusz to sytuacja, gdy wiadomość zostanie całkowicie przeoczona, ponieważ osoba odpowiedzialna już nie pracuje w Waszej firmie.
Planfix ma opcję, której zwykłe wątki e-mail nie mają i która rozwiązuje ten problem: Tworzenie nowego zadania w odpowiedzi na zakończone zadanie. Po włączeniu tego ustawienia możesz przetwarzać nowe zapytania klientów od zera:
- Wiadomości klientów stają się nowymi zadaniami
- Zastosowane zostaną zasady przetwarzania wiadomości e-mail dla adresu (dla wirtualnego lub wewnętrznego adresu e-mail pracownika), na który wysłano wiadomość.
Ta logika obejmuje najczęstszy scenariusz: otrzymujesz wiadomości od klientów i je przetwarzasz, a jeśli klient napisze do Ciebie, korzystając z wątku e-mail powiązanego z zakończonym zadaniem, jego nowa wiadomość utworzy nowe zamówienie, wykorzystując standardowy skrypt dla tego typu zamówienia.
Przydatne informacje
- W opisie nowo utworzonego zadania zostanie dodany link do poprzedniego, zakończonego zadania. To pomaga przywrócić historię rozmowy, jeśli zajdzie taka potrzeba, i znaleźć potrzebne informacje.
- Jeśli oryginalne zadanie zostało utworzone z wiadomości e-mail wysłanej na kilka wewnętrznych adresów e-mail pracowników, wtedy zastosowano zasady ustawione dla każdego z tych adresów. Ta sama logika obowiązuje przy przetwarzaniu wiadomości wysłanych do zakończonego zadania, gdy włączona jest opcja „Twórz nowe zadanie przy odpowiadaniu na zakończone zadanie”.