Ochrona przed duplikacją kontaktów
Duplikaty contacts to częsty problem w systemach CRM: wiele kart kontaktów zawierających częściowo pokrywające się dane, które dotyczą tej samej osoby lub firmy.
Planfix używa kilku mechanizmów chroniących przed duplikacją kontaktów:
- Unikalność według adresu e-mail
- Sprawdzanie unikalności po nazwisku i imieniu
- Sprawdzanie unikalności po numerze telefonu
Unikalność według adresu e-mail
Planfix nie pozwala użytkownikom dodawać kontaktów ani firm z adresami e-mail już używanymi w koncie. Mechanizm ten uwzględnia adresy e-mail pracowników oraz adresy e-mail kontaktów i firm. Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć kontakt z adresem e-mail, który jest już używany w Planfix, system zwróci następujący komunikat:
Sprawdzanie unikalności po nazwisku i imieniu
Gdy użytkownik wprowadza imię i nazwisko nowego kontaktu, Planfix w tle przeszukuje istniejące kontakty pod kątem takich samych danych. Jeśli znajdzie dopasowanie, pojawi się wskaźnik z linkiem do niego:
Kliknięcie tego linku pokazuje informacje o dopasowaniu, a użytkownik może zdecydować, czy mimo to chce dodać nowy kontakt.
Sprawdzanie po imieniu i nazwisku działa w następujący sposób:
- Jeśli wprowadzisz tylko imię nowego kontaktu i pozostawisz pole "Nazwisko" puste, Planfix będzie szukać dopasowań w oparciu o fragmenty słów.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Max, a w systemie istnieje kontakt o nazwie Max Jones. Planfix zwróci Max Jones jako dopasowanie.
- Jeśli wprowadzisz nazwisko, ale pole "Imię" pozostawisz puste, system będzie szukał dokładnego dopasowania.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o nazwisku Thompson, a w systemie jest już kontakt Natalie Thompson. Planfix nie uzna Natalie Thompson za dopasowanie;
- Jeśli oba pola — imię i nazwisko — są wypełnione, oba pola będą użyte do wyszukania potencjalnego duplikatu. Wyszukiwanie po imieniu będzie oparte na fragmentach słów, a po nazwisku na dokładnym dopasowaniu.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Max Smith, a w systemie jest kontakt o nazwie Max Jones. Planfix zwróci Max Jones jako dopasowanie.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Jane Thompson, a w systemie jest kontakt Natalie Thompson. Planfix nie uzna tego za dopasowanie.
Sprawdzanie unikalności po numerze telefonu
Podobnie jak w przypadku nazwisk, gdy wprowadzisz numer telefonu, Planfix w tle przeszukuje istniejące kontakty w poszukiwaniu dopasowań. Jeśli znajdzie dopasowanie, zostanie udostępniony link do istniejącego kontaktu:
Kliknięcie tego linku pokazuje informacje o dopasowaniu, a użytkownik może zdecydować, czy mimo to chce dodać nowy kontakt.
Ważne
- Planfix nie pozwala użytkownikom dodawać kontaktów z adresami e-mail, które już istnieją w systemie. Dzieje się tak, ponieważ adresy e-mail mogą być używane do komunikacji z kontaktami oraz do dostępu do Planfix. Wyjątek: gdy importing contacts z włączoną opcją Treat all contacts as new, system nie sprawdza dopasowań w istniejącej bazie kontaktów.
- We wszystkich pozostałych przypadkach, jeśli wystąpi dopasowanie po nazwisku, numerze telefonu lub jakimkolwiek innym polu, system ostrzeże o potencjalnej duplikacji, ale decyzję pozostawi Tobie.
- Duplikaty kontaktów w Planfix można scalić. Po scalenia dane dotyczące scalonych kontaktów zgromadzone w systemie również zostaną połączone.