Sequentielle Aufgaben
Mit Planfix können Sie Ketten von Aufgaben erstellen, die Zugewiesene/r nacheinander sehen und erledigen. Der Hauptvorteil sequenzieller Aufgaben ist, dass die gesamte Kette bis zum jeweiligen Zeitpunkt als Entwürfe gespeichert wird, sodass "zukünftige" Aufgaben die Listen der Zugewiesenen/r nicht überladen. Das hält die Arbeitsbereiche der Mitarbeiter/innen einfach und übersichtlich.
Wie es funktioniert
Um Aufgaben sequenziell abzuarbeiten, müssen die Aufgaben dieselbe übergeordnete Aufgabe haben und das Kontrollkästchen Sequenzielle Aufgabe aktiviert sein. Die Reihenfolge der Aufgaben in der Checkliste der übergeordneten Aufgabe wird durch ihre Abschlussreihenfolge in der Kette bestimmt.
Die Aufgaben sollten den Status Entwurf haben, wenn sie den Zugewiesenen/r nicht vorzeitig zur Verfügung stehen sollen.
So funktioniert die sequenzielle Abarbeitung
- Wenn die übergeordnete Aufgabe aktiviert wird (wenn ihr Status von Entwurf auf Neu gesetzt wird), wird automatisch die erste sequenzielle Teilaufgabe in der Kette (mit dem Attribut Sequenzielle Aufgabe aktiviert) freigeschaltet.
- Nachdem die erste sequenzielle Teilaufgabe abgeschlossen wurde (oder in einen beliebigen inaktiven Status gesetzt wurde), wird automatisch die nächste sequenzielle Teilaufgabe in der Kette aktiviert.
- Dies wiederholt sich, bis alle sequenziellen Teilaufgaben in der Kette abgeschlossen sind.
Erstellen einer Kette sequenzieller Aufgaben
Am besten erstellen Sie die Kette beginnend mit der Stammaufgabe:
Sobald Sie das Attribut Sequenzielle Aufgabe aktivieren, ändert Planfix automatisch den Status der von Ihnen erstellten Aufgabe auf Entwurf. Sie können den Status der erstellten Aufgabe in Planfix auch manuell auf Neu setzen.
Teilaufgaben können innerhalb der übergeordneten Aufgabe über das vollständige Formular oder über die Schnellanlage im Panel "Teilaufgabe" erstellt werden:
Wenn die übergeordnete Aufgabe das Attribut Sequenzielle Aufgabe hat und den Status Entwurf besitzt, erhalten die erstellten Teilaufgaben dieses Attribut und diesen Status ebenfalls automatisch. Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe mit dem Status Neu erstellt haben, erhält die erste der Teilaufgaben ebenfalls diesen Status, während nachfolgende Teilaufgaben mit dem Status Entwurf erstellt werden. Alle erstellten Teilaufgaben haben standardmäßig das Attribut Sequenzielle Aufgabe.
Um die Abarbeitung einer Kette zu starten, müssen Sie lediglich den Status der Stammaufgabe auf Neu ändern:
Zusätzliche Informationen
- Sie können eine Teilaufgaben-Vorlage mit dem Attribut "Sequenzielle Aufgabe" erstellen und in Ihren Geschäftsprozessen verwenden. Beim Erstellen von Aufgaben mit dieser Vorlage sind die Stammaufgabe und die erste Teilaufgabe aktiv, die restlichen Teilaufgaben warten, bis sie an der Reihe der Kette sind.
- Teilaufgaben können unterschiedlichen Zugewiesenen/r zugewiesen werden; das funktioniert z. B. gut, wenn die Aufgabe eines Entwicklers erst zugewiesen werden soll, sobald die Aufgabe eines Designers abgeschlossen ist. Außerdem müssen Designer/in und Entwickler/in nichts voneinander wissen — weder über die Rollen noch über das Bestehen solcher Abhängigkeiten: Nur der Ersteller/in einer Aufgaben-Kette sieht die gesamte Kette, jede/r Zugewiesene/r sieht nur seine/ihre Aufgabe(n).
- Sie entscheiden selbst, ob die Zugewiesenen/r der Teilaufgaben wissen müssen, dass die übergeordnete Aufgabe existiert. Wenn Sie den Zugewiesenen/r keinen Zugriff auf die übergeordnete Aufgabe geben, sehen sie diese nicht — das ist eine Standardnutzungsweise von Planfix. Was für Sie wie eine Aufgabe in einer Kette von sequenziellen Teilaufgaben aussieht, kann für den/die Zugewiesene/n wie eine ganz normale Aufgabe erscheinen.
- Sie können aus sequenziellen und parallelen Aufgaben komplexe Bäume erstellen, die Ihnen die benötigten Geschäftsprozesse abbilden.
Wichtig
- Standardmäßig wird jede nachfolgende sequenzielle Aufgabe in einer Kette aus dem Status Entwurf in den im Template für diese Aufgabe angegebenen Status aktiviert.
- Wenn der Status Entwurf ist, wird die Aufgabe in den ersten aktiven Status (von oben nach unten) des im Statussatz definierten Prozess-Templates aktiviert.
- Derzeit sind sequenzielle Aufgaben nicht kompatibel mit Skripten, die Bedingungen verwenden, die auf der Aktivität von Teilaufgaben basieren (z. B. "Hat Teilaufgaben und alle sind inaktiv"), insbesondere wenn diese Skripte Aufgaben automatisch abschließen.