Sequentielle Aufgaben
Mit Planfix können Sie Aufgabenketten erstellen, die Zugewiesene nacheinander sehen und bearbeiten. Der wichtigste Vorteil sequenzieller Aufgaben ist, dass die gesamte Kette bis zum passenden Zeitpunkt als Entwurf gespeichert wird. So werden die Listen der Zugewiesenen nicht durch „zukünftige“ Aufgaben überladen. Dadurch bleiben die Arbeitsbereiche der Mitarbeiter/innen einfach und übersichtlich.
Funktionsweise
Damit Aufgaben nacheinander bearbeitet werden, müssen sie dieselbe übergeordnete Aufgabe haben und das Kontrollkästchen Sequenzielle Aufgabe muss aktiviert sein. Die Reihenfolge der Aufgaben in der Checkliste der übergeordneten Aufgabe bestimmt die Reihenfolge, in der sie in der Kette abgeschlossen werden.
Wenn Aufgaben den Zugewiesenen nicht vorzeitig zur Verfügung stehen sollen, müssen sie den Status Entwurf haben.
So funktioniert das Abschließen sequenzieller Aufgaben
- Wenn die übergeordnete Aufgabe aktiviert wird (wenn ihr Status von Entwurf zu Neu wechselt), wird die erste sequenzielle Teilaufgabe in der Kette (mit aktivierter Eigenschaft Sequenzielle Aufgabe) automatisch aktiviert.
- Nachdem die erste sequenzielle Teilaufgabe abgeschlossen wurde (oder ihr Status in einen beliebigen inaktiven Status geändert wurde), wird die nächste sequenzielle Teilaufgabe in der Kette automatisch aktiviert.
- Dies wird so lange fortgesetzt, bis alle sequenziellen Teilaufgaben in der Kette abgeschlossen sind.
Eine Kette sequenzieller Aufgaben erstellen
Am besten erstellen Sie die Kette ausgehend von der Stammaufgabe:
Sobald Sie die Eigenschaft Sequenzielle Aufgabe aktivieren, ändert Planfix den Status der erstellten Aufgabe automatisch zu Entwurf. Sie können den Status der erstellten Aufgabe auch manuell zu Neu ändern.
Teilaufgaben können in der übergeordneten Aufgabe über das vollständige Formular oder mithilfe der Schnellerstellung im Bereich „Teilaufgabe“ erstellt werden:
Wenn für die übergeordnete Aufgabe die Eigenschaft Sequenzielle Aufgabe aktiviert ist und sie den Status Entwurf hat, erhalten auch die erstellten Teilaufgaben automatisch diese Eigenschaft und diesen Status. Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe mit dem Status Neu erstellt haben, erhält auch die erste Teilaufgabe diesen Status. Die nachfolgenden Teilaufgaben werden mit dem Status Entwurf erstellt. Für alle erstellten Teilaufgaben ist die Eigenschaft Sequenzielle Aufgabe standardmäßig aktiviert.
Um die Bearbeitung einer Aufgabenkette zu starten, müssen Sie lediglich den Status der übergeordneten Stammaufgabe zu Neu ändern:
Zusätzliche Informationen
- Sie können eine Vorlage für Teilaufgaben mit der Eigenschaft „Sequenzielle Aufgabe“ erstellen und in Ihren Geschäftsprozessen verwenden. Wenn Sie Aufgaben mit dieser Vorlage erstellen, sind die Stammaufgabe und die erste Teilaufgabe aktiv. Die übrigen Teilaufgaben warten, bis sie in der Kette an der Reihe sind.
- Teilaufgaben können verschiedenen Zugewiesenen zugewiesen werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn die Aufgabe eines Programmierers erst nach Abschluss der Aufgabe eines Designers zugewiesen werden soll. Außerdem müssen Designer und Programmierer weder voneinander noch von ihrer jeweiligen Rolle im Prozess oder von den Abhängigkeiten wissen: Nur die Person, die die Aufgabenkette erstellt hat, kann die gesamte Kette sehen. Jede/r Zugewiesene sieht nur die eigenen Aufgaben.
- Sie entscheiden selbst, ob die Zugewiesenen von Teilaufgaben wissen müssen, dass es eine übergeordnete Aufgabe gibt. Wenn Sie den Zugewiesenen keinen Zugriff auf die übergeordnete Aufgabe gewähren, sehen sie diese nicht. Das ist eine übliche Verwendung von Planfix. Was für Sie wie eine Aufgabe in einer Kette sequenzieller Teilaufgaben aussieht, kann für Zugewiesene wie eine ganz normale Aufgabe aussehen.
- Sie können komplexe Strukturen aus sequenziellen und parallelen Aufgaben erstellen, um die gewünschten Geschäftsprozesse abzubilden.
Wichtig
- Standardmäßig wird jede nachfolgende sequenzielle Aufgabe in einer Kette vom Status Entwurf in den Status aktiviert, der in der Vorlage für diese Aufgabe festgelegt ist.
- Wenn eine Aufgabe den Status „Entwurf“ hat, wird sie im ersten aktiven Status aktiviert (von oben nach unten), der in der Statusgruppe festgelegt ist, die in der Prozessvorlage definiert wurde.
- Sequenzielle Aufgaben sind derzeit nicht mit Skripten kompatibel, die Bedingungen zur Aktivität von Teilaufgaben verwenden (z. B. „Hat Teilaufgaben und alle sind inaktiv“). Dies gilt insbesondere, wenn solche Skripte Aufgaben automatisch abschließen.