Schutz vor doppelten Kontakten
Doppelte contacts sind ein häufiges Problem in CRM-Systemen: mehrere Kontaktkarten mit überlappenden Informationen, die derselben Person oder Firma entsprechen.
Planfix verwendet mehrere Mechanismen, um vor doppelten Kontakten zu schützen:
Eindeutigkeit nach E-Mail-Adresse
Planfix erlaubt es nicht, Kontakte oder Firmen mit E-Mail-Adressen anzulegen, die bereits im Account verwendet werden. Dieser Mechanismus beachtet Mitarbeiter-E-Mail-Adressen sowie Kontakt- und Firmen-E-Mail-Adressen. Wenn ein Benutzer versucht, einen Kontakt mit einer bereits in Planfix verwendeten E-Mail-Adresse anzulegen, gibt das System folgende Meldung zurück:
Eindeutigkeitsprüfung nach Namen
Wenn ein Benutzer Vor- und Nachnamen eines neuen Kontakts eingibt, sucht Planfix im Hintergrund nach bestehenden Kontakten mit demselben Namen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, erscheint ein Hinweis mit einem Link dazu:
Ein Klick auf diesen Link zeigt die Informationen des Treffers, und der Benutzer kann entscheiden, ob er den neuen Kontakt trotzdem hinzufügen möchte.
Die Prüfung von Vor- und Nachname funktioniert wie folgt:
- Wenn Sie nur einen Vornamen für einen neuen Kontakt eingeben und das Feld "Nachname" leer lassen, sucht Planfix nach Wortteilen.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt mit dem Vornamen Max anlegen, und im System gibt es einen Kontakt namens Max Jones. Planfix gibt Max Jones als Treffer zurück.
- Wenn Sie den Nachnamen eingeben, aber das Feld "Vorname" leer lassen, sucht das System nach einer exakten Übereinstimmung.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt mit dem Nachnamen Thompson anlegen, und im System gibt es bereits einen Kontakt namens Natalie Thompson. Planfix betrachtet Natalie Thompson in diesem Fall nicht als Treffer;
- Wenn sowohl Vor- als auch Nachname ausgefüllt sind, werden beide Felder zur Suche nach einem möglichen Duplikat verwendet. Die Vornamensuche erfolgt auf Basis von Wortteilen, die Nachnamensuche auf Basis einer exakten Übereinstimmung.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt namens Max Smith anlegen, und im System gibt es einen Kontakt namens Max Jones. Planfix gibt Max Jones als Treffer zurück.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt namens Jane Thompson anlegen, und im System gibt es einen Kontakt namens Natalie Thompson. Planfix betrachtet dies nicht als Treffer.
Eindeutigkeitsprüfung nach Telefonnummer
Wie bei Namen sucht Planfix im Hintergrund nach Übereinstimmungen in bestehenden Kontakten, wenn Sie eine Telefonnummer eingeben. Wird ein Treffer gefunden, wird ein Link zum bestehenden Kontakt angezeigt:
Ein Klick auf diesen Link zeigt die Informationen des Treffers, und der Benutzer kann entscheiden, ob er den neuen Kontakt trotzdem hinzufügen möchte.
Wichtig
- Planfix erlaubt es nicht, Kontakte mit E-Mail-Adressen anzulegen, die bereits im System existieren. Das liegt daran, dass E-Mail-Adressen zur Kommunikation mit Kontakten und zum Zugriff auf Planfix genutzt werden können. Ausnahme: wenn importing contacts mit der Option Treat all contacts as new aktiviert ist, überprüft das System nicht auf Übereinstimmungen in der bestehenden Kontaktdatenbank.
- In allen anderen Fällen warnt das System bei Übereinstimmungen von Namen, Telefonnummern oder anderen Feldern vor möglichen Duplikaten, überlässt die Entscheidung aber Ihnen.
- Doppelte Kontakte in Planfix können zusammengeführt werden. Dabei werden auch die im System gesammelten Daten der zusammengeführten Kontakte zusammengeführt.