Schutz vor doppelten Kontakten
Duplicate contacts sind Kontakte mit mehreren Einträgen in Planfix. Dadurch entstehen überlappende Informationen, die zu ein und derselben Person oder Firma gehören. Dies ist ein häufiges Problem in CRM-Systemen. Planfix verwendet mehrere Mechanismen, um zu verhindern, dass doppelte Kontakte angelegt werden.
Eindeutigkeit anhand der E‑Mail‑Adresse
Planfix erlaubt es nicht, Kontakte oder Unternehmen mit E‑Mail‑Adressen anzulegen, die bereits im Account verwendet werden. Dieser Mechanismus berücksichtigt Mitarbeiter‑E‑Mail‑Adressen sowie Kontakt‑ und Unternehmens‑E‑Mail‑Adressen. Wenn ein Benutzer versucht, einen Kontakt mit einer E‑Mail‑Adresse zu erstellen, die bereits in Planfix verwendet wird, gibt das System die folgende Meldung aus:
Prüfung auf Duplikate anhand des Namens
Wenn ein Benutzer Vor‑ und Nachname eines neuen Kontakts eingibt, sucht Planfix im Hintergrund nach bestehenden Kontakten mit demselben Namen. Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird ein Link zum bestehenden Kontakt angezeigt:
Ein Klick auf diesen Link zeigt die Informationen des Treffers, und der Benutzer kann entscheiden, ob er den neuen Kontakt trotzdem anlegen möchte.
Die Prüfung von Vor‑ und Nachname funktioniert wie folgt:
- Wenn Sie nur einen Vornamen für einen neuen Kontakt eingeben und das Feld "Nachname" leer lassen, sucht Planfix nach Wortteilen.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt mit dem Vornamen Max anlegen, und es gibt bereits einen Kontakt Max Jones im System. Planfix zeigt Max Jones als Treffer an.
- Wenn Sie den Nachnamen eingeben, das Feld "Vorname" jedoch leer lassen, sucht das System nach einer exakten Übereinstimmung.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt mit dem Nachnamen Thompson anlegen, und es existiert bereits ein Kontakt namens Natalie Thompson im System. Planfix betrachtet Natalie Thompson in diesem Fall nicht als Treffer;
- Wenn sowohl Vorname als auch Nachname ausgefüllt sind, werden beide Felder zur Suche nach einem möglichen Duplikat verwendet. Die Suche nach dem Vornamen erfolgt anhand von Wortteilen, die Suche nach dem Nachnamen anhand einer exakten Übereinstimmung.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt namens Max Smith anlegen, und es gibt einen Kontakt Max Jones im System. Planfix zeigt Max Jones als Treffer an.
- Beispiel: Angenommen, Sie möchten einen neuen Kontakt namens Jane Thompson anlegen, und es gibt einen Kontakt Natalie Thompson im System. Planfix betrachtet dies nicht als Treffer.
Prüfung auf Duplikate anhand der Telefonnummer
Wie bei den Namen sucht Planfix im Hintergrund nach Treffern in bestehenden Kontakten, wenn Sie eine Telefonnummer eingeben. Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird ein Link zum bestehenden Kontakt angezeigt:
Ein Klick auf diesen Link zeigt die Informationen des Treffers, und der Benutzer kann entscheiden, ob er den neuen Kontakt trotzdem anlegen möchte.
Wichtig
- Planfix erlaubt es nicht, Kontakte mit E‑Mail‑Adressen anzulegen, die bereits im System vorhanden sind. Das liegt daran, dass E‑Mail‑Adressen für die Kommunikation mit Kontakten verwendet werden und für den Zugriff auf Planfix genutzt werden können. Ausnahme: wenn importing contacts mit der Option Treat all contacts as new aktiviert ist, prüft das System nicht auf Übereinstimmungen in der bestehenden Kontakt‑Datenbank.
- In allen anderen Fällen, wenn es eine Übereinstimmung bei Name, Telefonnummer oder einem anderen Feld gibt, warnt das System vor möglichen Duplikaten, überlässt die Entscheidung aber Ihnen.
- Doppelte Kontakte in Planfix können zusammengeführt werden. Dabei werden auch die im System gesammelten Daten der zusammengeführten Kontakte zusammengeführt.