Projektvorlagen
Projektvorlagen ermöglichen es, schnell Projekte mit vordefinierten Parametern zu erstellen: Projektgruppe, Projektrollen, Aufgabenvorlagen innerhalb des Projekts usw. Projektvorlagen erlauben außerdem, eine Struktur für die Aufgabentypen festzulegen, die typischerweise in diesem Projekttyp vorkommen. Standardmäßig gibt es in jedem Konto eine Vorlage namens Standardvorlage. Projekte werden mit dieser Vorlage erstellt, wenn keine andere Vorlage ausgewählt ist. Diese Vorlage kann bearbeitet, aber nicht gelöscht werden.
Erstellen von Projektvorlagen
Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie zum Reiter Projektvorlagen im Bereich Projekte und klicken Sie auf den Button Neue Projektvorlage:
Es öffnet sich ein Formular zum Erstellen einer neuen Projektvorlage, in dem Sie angeben können:
- Die Menge der Projektfelder, also welche Felder im erstellten Projekt enthalten sein werden.
- Im Projekt vorab ausgefüllte Daten (z. B. eine Projektgruppe, ein übergeordnetes Projekt, Projektrollen und weitere Daten — das erspart Ihnen das wiederholte Ausfüllen dieser Felder bei jeder Projekterstellung).
Alle Vorlagen befinden sich im Bereich Projekte, im Reiter Vorlagen. Eine gespeicherte Vorlage kann bearbeitet werden; zusätzliche Felder können hinzugefügt oder entfernt werden. Nach einem Klick auf Speichern und weiter gelangen Sie zur Liste der Aufgaben mit dieser Projektvorlage. Diese Liste zeigt nicht die tatsächlichen Aufgaben an; sie zeigt die Vorlagen, mit denen diese erstellt wurden. Standardmäßig ist die Liste leer.
Verwendung von Projektvorlagen
Beim Erstellen eines Projekts wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste aus:
Alle zuvor in der Vorlage angegebenen Felder werden in das Formular zur Projekterstellung geladen.
Die Verbindung zur Projektvorlage
Ein aus einer Vorlage erstelltes Projekt ist strukturell mit dieser Vorlage verknüpft, jedoch nicht inhaltlich. Das bedeutet:
- wenn an der Vorlage Änderungen vorgenommen werden, die das Formular betreffen (z. B. das Hinzufügen eines neuen Feldes), werden diese Änderungen automatisch in allen Projekten angezeigt, die mit dieser Vorlage erstellt wurden;
- wenn jedoch Änderungen am Inhalt der Vorlage vorgenommen werden (z. B. das Hinzufügen einer Zuweisenden/eines Zuweisenden), spiegeln sich diese nicht in bereits aus der Vorlage erstellten Projekten wider.
- angenommen, Aufgabenvorlagen werden zur Projektvorlage hinzugefügt oder daraus entfernt — Aufgabenvorlagen, die als Teil der Projektvorlage gespeichert sind, werden dadurch in bestehenden Projekten nicht erstellt oder gelöscht.
Zugriff auf Projektvorlagen
Standardmäßig haben alle Mitarbeiter/innen Zugriff auf erstellte Projektvorlagen. Falls nötig, können Sie den Zugriff auf Vorlagen nach deren Erstellung in diesem Panel ändern:
Der Ersteller/die Erstellerin einer Vorlage kann ändern, wer darauf Zugriff hat, ebenso wie die jeweilige Führungskraft des Erstellers/der Erstellerin und der Kontoadministrator/die Kontoadministratorin.
Zusätzliche Informationen
- Sie können eine Aufgabenvorlage in einer Projektvorlage angeben, die zur Erstellung von Aufgaben innerhalb des Projekts verwendet wird. Diese Einstellung wird an alle mit dieser Vorlage erstellten Projekte vererbt.
- Sie können auch wiederkehrende Aufgaben zur Projektvorlage hinzufügen. Diese Aufgaben werden in den angegebenen Intervallen erstellt, nachdem das Projekt aus der Vorlage erstellt wurde. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe unabhängig von der Projektvorlage erstellen möchten, legen Sie eine separate Wiederholungsvorlage fest, die nicht mit der Projektvorlage verknüpft ist.
- Sie können in der Projektvorlage die Ansicht für die Aufgaben des Projekts auswählen. Diese Einstellung wird an alle mit dieser Vorlage erstellten Projekte vererbt.
Bitte beachten
- Benutzer/innen mit kostenlosen Konten sind auf zwei Projektvorlagen pro Konto beschränkt („Standardvorlage + eine zusätzliche“).
- Während der Testphase gibt es keine Begrenzung der Anzahl erstellbarer Projektvorlagen.