Kontakte importieren
Der Import ermöglicht das Hochladen und Aktualisieren von Unternehmens- und Kontaktdaten in Planfix aus verschiedenen Quellen.
Beginnen Sie den Import von Kontakten, indem Sie im Bereich Kontakte auf der Aktionsleiste die Schaltfläche Importieren klicken:
Das Fenster für den Kontaktimport enthält drei Bereiche, die unten beschrieben werden.
1. Datei mit Kontaktdaten hochladen
In diesem Schritt müssen Sie eine vorhandene Datei auswählen, die Kontaktdaten enthält. Unterstützte Dateitypen sind CSV, XLS und XLSX sowie Microsoft-Project-Dateien:
Nützlich
Nachdem Sie eine Datei hochgeladen haben, öffnen sich die folgenden Abschnitte zur Konfiguration des Imports.
2. Importeinstellungen
In diesem Schritt müssen Sie zunächst auswählen, was genau importiert werden soll: Kontakte oder Unternehmen. Dies wird durch die Vorlage bestimmt, die Sie aus der Liste auswählen können:
- Tipps:
- wenn Sie ein Unternehmen und seine Kontakte importieren, müssen Sie zuerst das Unternehmen und anschließend die Kontakte importieren, da die Company-Spalte beim Kontaktimport mit einem bestehenden Unternehmensnamen gefüllt werden muss;
- wenn in einem Kontakt eine Company angegeben ist, die nicht im System existiert, wird dieses Unternehmen während des Imports automatisch angelegt;
- Testkonten und Konten mit Free-Plänen haben eine Begrenzung für die Gesamtanzahl der in Planfix speicherbaren Kontakte; Importe berücksichtigen diese Beschränkung.
Anschließend müssen Sie in den Importeinstellungen eine der Optionen für den Umgang mit bereits im System vorhandenen, übereinstimmenden Kontakten auswählen:
- Bestehende Kontakte ignorieren. Wenn diese Option gewählt ist, prüft Planfix für jeden Kontakt in Ihrer Datei, ob ein Übereinstimmungseintrag in der aktuellen Kontaktliste vorhanden ist, um Duplikate zu vermeiden. Wenn eine Übereinstimmung vorhanden ist, wird der neue Kontakt nicht hinzugefügt.
- Daten bestehender Kontakte während des Imports aktualisieren. Dies ist die empfohlene Option, da sie für jeden Kontakt in Ihrer Datei prüft, ob eine Übereinstimmung mit einem bestehenden Kontakt vorliegt, und, falls dies der Fall ist, versucht, den vorhandenen Eintrag mit den Daten aus der Importdatei zu ergänzen.
- Alle Kontakte als neu behandeln. Wenn Sie diese Option wählen, lädt das System alle Kontakte aus Ihrer Datei ohne zusätzliche Prüfungen hoch. Es ist wichtig zu verstehen, dass bei dieser Option das System nicht nach bereits vorhandenen Kontakten mit derselben E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw. sucht. Daher empfehlen wir, diese Option nur zu verwenden, wenn Sie sicher sind, dass im System keine Kontakte mit identischen Daten existieren. Beispielsweise kann dies der Fall sein, wenn Sie Ihre Kontakt-Datenbank in ein leeres Planfix-Konto importieren. Andernfalls kann die Auswahl dieser Option zur Erstellung von Duplikaten führen, d. h. mehrere Kontaktkarten mit ganz oder teilweise überlappenden Informationen.
Wenn Sie die erste oder zweite Option wählen, müssen Sie außerdem die Methode angeben, die das System verwenden soll, um eine Übereinstimmung zwischen bestehenden Kontakten und den zu importierenden Kontakten zu bestimmen:
Diese Liste bietet mehrere Prüfungsoptionen anhand von Feldsätzen sowie beliebige benutzerdefinierte Felder, die einen "Schlüssel" enthalten können, der die Einzigartigkeit eines Kontakts identifiziert.
3. Zu importierende Daten
Dieser Bereich zeigt einige Zeilen aus Ihrer Importdatei. Sie müssen die Spalten den Kontaktfeldern zuordnen:
Zusätzlich
- Die Felder, denen Sie zuordnen, stammen aus der Kontakt- oder Unternehmensvorlage, die Sie auswählen;
- Sie müssen die Dateispalte auswählen, die den Kontakt-/Unternehmensnamen enthält;
- Wenn der Wert in der ersten Zeile einer Spalte mit dem Namen eines Kontaktfelds in Planfix übereinstimmt, werden Spalte und Feld automatisch zugeordnet. Mit diesem Wissen können Sie die Zuordnung automatisieren, indem Sie Ihre Importdateien entsprechend den Vorlagenfeldern erstellen.
Nachdem Sie die Spalten in der Datei den Feldern der Kontaktvorlage zugeordnet haben, müssen Sie auf die Schaltfläche Import starten klicken. Während des Imports erscheint ein Fenster, das die Anzahl der importierten Kontakte anzeigt.
Wichtig
- Beim Import eines Datum und Uhrzeit-Feldes müssen Daten im Format dd-mm-yyyy mm:hh eingegeben werden.
- Anstelle des Bindestrichs ("-") können ein Punkt (".") oder ein Schrägstrich ("/") verwendet werden.
- Beim Import aus Microsoft Project nach Planfix werden nur Links und Daten übertragen.