Ochrana proti duplicitním kontaktům
Duplicitní contacts jsou běžným problémem v CRM systémech: více karet kontaktů s překrývajícími se informacemi, které odpovídají téže osobě nebo společnosti.
Planfix používá několik mechanismů k ochraně proti duplicitním kontaktům:
- Unikátnost podle e‑mailu
- Kontrola unikátnosti podle jména
- Kontrola unikátnosti podle telefonního čísla
Unikátnost podle e‑mailové adresy
Planfix neumožňuje uživatelům přidávat kontakty nebo společnosti s e‑mailovými adresami, které jsou již v účtu používány. Tento mechanismus bere v úvahu e‑mailové adresy zaměstnanců i e‑maily kontaktů a společností. Pokud se uživatel pokusí vytvořit kontakt s e‑mailem, který už je v Planfixu použit, systém vrátí následující zprávu:
Kontrola unikátnosti podle jména
Když uživatel zadá jméno a příjmení nového kontaktu, Planfix na pozadí vyhledává existující kontakty se stejným jménem. Pokud se najde shoda, zobrazí se indikátor s odkazem na ni:
Po kliknutí na tento odkaz se zobrazí informace o nalezené shodě a uživatel se může rozhodnout, zda přesto chce nový kontakt přidat.
Kontrola podle jména a příjmení funguje následovně:
- Pokud zadáte pouze křestní jméno pro nový kontakt a pole "Příjmení" necháte prázdné, Planfix bude hledat shody na základě slovních částí.
- Příklad: řekněme, že se snažíte přidat nový kontakt s křestním jménem Max, a v systému už existuje kontakt Max Jones. Planfix vrátí Max Jones jako shodu.
- Pokud zadáte příjmení, ale pole křestního jména necháte prázdné, systém bude hledat přesnou shodu.
- Příklad: řekněme, že se snažíte přidat nový kontakt s příjmením Thompson, a v systému už je kontakt Natalie Thompson. Planfix nebude považovat Natalie Thompson za shodu;
- Pokud jsou vyplněna obě pole — křestní jméno i příjmení — budou obě pole použita k vyhledání potenciální duplicity. Vyhledávání podle křestního jména proběhne na základě slovních částí a podle příjmení na základě přesné shody.
- Příklad: řekněme, že se snažíte přidat nový kontakt jménem Max Smith, a v systému je kontakt Max Jones. Planfix vrátí Max Jones jako shodu.
- Příklad: řekněme, že se snažíte přidat nový kontakt jménem Jane Thompson, a v systému je kontakt Natalie Thompson. Planfix toto nepovažuje za shodu.
Kontrola unikátnosti podle telefonního čísla
Stejně jako u jmen, když zadáte telefonní číslo, Planfix na pozadí vyhledává shody v existujících kontaktech. Pokud se najde shoda, je poskytnut odkaz na existující kontakt:
Po kliknutí na tento odkaz se zobrazí informace o shodě a uživatel se může rozhodnout, zda přesto chce nový kontakt přidat.
Důležité
- Planfix neumožňuje uživatelům přidávat kontakty s e‑mailovými adresami, které již v systému existují. Důvodem je to, že e‑mailové adresy mohou být použity ke komunikaci s kontakty a k přístupu do Planfixu. Výjimka: když importing contacts s aktivovanou volbou Treat all contacts as new, systém nekontroluje shody v existující databázi kontaktů.
- Ve všech ostatních případech, pokud dojde k shodě v jméně, telefonním čísle nebo v jiném poli, systém vás upozorní na možnou duplicitu, ale rozhodnutí nechá na vás.
- Duplicitní kontakty v Planfixu lze sloučit. Při sloučení se sloučí i údaje o spojených kontaktech, které byly v systému nasbírány.