Neposílat kontaktům e-mailem upozornění o akcích přidaných ostatními účastníky
S Planfixem je práce s externími kontakty (které službu nepoužívají) velmi podobná běžné e‑mailové konverzaci:
- Všichni účastníci zapojení do komunikace obdrží e‑mail, který uvádí všechny příjemce
- Při odpovědi e‑mailem každý používá „odpovědět všem“, takže všichni účastníci obdrží odpověď
Atribut Do not send contacts notifications about actions added by other participants by email a Uveďte e‑mailové adresy všech příjemců v e‑mailu vám pomáhají nakonfigurovat Planfix pro tento případ použití. Aktivací tohoto atributu se zajistí, že když jsou e‑maily připojeny k úkolu (např. když někdo e‑mailem odpoví na komentář k úkolu), e‑maily se sice přidají k úkolu, ale externí kontakty nebudou upozorněny.
Běžné použití
Pokud často odpovídáte na Planfix upozornění e‑mailem, použití tohoto atributu zajistí, že klienti přiřazení k úkolu neuvidí zprávy v Planfixu, které jste adresovali svým kolegům.
Tento atribut můžete používat v následujícím scénáři:
- Obdržíte upozornění z Planfixu o novém úkolu nebo komentáři
- Pokud chcete svou odpověď poslat kolegům, ujistěte se prostě, že jméno klienta není při odpovědi uvedeno v poli Komu e‑mailu. To je stejný způsob, na jaký jste zvyklí v e‑mailu.
- Pokud potřebujete poslat e‑mail jak kolegům, tak klientovi, přidejte při odpovědi e‑mailovou adresu klienta do pole Komu a klient obdrží vaši zprávu e‑mailem, obcházejíc Planfix.
Buďte prosím opatrní: pokud tento atribut aktivujete, ale neaktivujete Uveďte e‑mailové adresy všech příjemců v e‑mailu, vaše odpovědi nebudou odeslány externím kontaktům (klientům apod.), i když odpovídáte na oznámení, které oni obdrželi.
Alternativní použití
Tento atribut je také užitečný, když na stejném úkolu současně pracuje několik externích kontaktů, které spolu nijak nesouvisejí.
Například:
- Klient pošle e‑mail, který se stane úkolem v Planfixu;
- Kolega zpracovává požadavek v úkolu a přizve dalšího externího kontaktu (např. freelancera);
- Aktivace atributu Do not send contacts notifications about actions added by other participants by email je spolehlivý způsob, jak zabránit tomu, aby e‑maily od jednoho kontaktu (např. klienta) byly přímo zaslány jinému (např. freelancerovi).