Отправка писем с внешнего почтового ящика
Planfix может отправлять уведомления по электронной почте с внешних адресов. Настроить такие адреса можно на уровне пользователя (внешний адрес электронной почты Сотрудника) или на уровне аккаунта (внешний адрес электронной почты компании).
Чаще всего эта возможность используется, чтобы клиенты, партнеры и/или подрядчики получали письма с корпоративных или личных адресов, к которым они привыкли, а вы выполняли всю работу в Planfix.
Настройка внешних адресов электронной почты
Настройки доступны в разделе Управление аккаунтом / Электронная почта / Исходящие сообщения. Подробные инструкции по настройке адресов электронной почты для Сотрудников и компаний приведены здесь:
- Настройка внешних почтовых адресов сотрудников
- Настройка внешних почтовых адресов компании
- Сохранение в Отправленные при отправке писем с внешнего почтового ящика
- Активация внешнего почтового адреса при использовании двухфакторной авторизации
Использование нескольких внешних адресов электронной почты
- Добавив Проект или Проекты в настройках внешнего адреса электронной почты компании, вы обеспечите автоматическую переписку с внешними контактами с этого адреса по любой Задаче в любом из указанных Проектов.
- Предположим, у Сотрудника есть доступ к нескольким адресам электронной почты (личным или рабочим), которые доступны в Проекте, над которым он работает. Когда в Planfix добавляют комментарий, о котором нужно уведомить внешний контакт, Сотрудник сможет выбрать адрес, с которого будет отправлено уведомление:
- Чтобы Сотрудник с доступом к нескольким адресам электронной почты мог выбрать, с какого адреса отправить внешнему контакту уведомление о новой Задаче (или письме), в Шаблон, используемый для создания этого письма, нужно добавить системное поле Внешний адрес электронной почты. Если этого поля нет, отредактируйте Шаблон и добавьте поле в один из списков полей:
Важно
- Если почтовый аккаунт настроен и на уровне аккаунта, и на уровне пользователя, будут применяться настройки пользователя. Это позволяет использовать общий почтовый ящик для одной группы Сотрудников аккаунта (настроив его на уровне аккаунта), а для другой группы — личные адреса электронной почты (указав их в личных карточках Сотрудников).
- Отправлять письма с внешних почтовых ящиков могут только платные аккаунты и аккаунты с премиум-планом. Пользователи бесплатных планов не могут пользоваться этой возможностью. Их письма будут отправляться с внутренних адресов электронной почты в Planfix.
- Эти возможности доступны новым аккаунтам Planfix в течение пробного периода, чтобы новые пользователи могли их протестировать. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный план, письма будут отправляться с внутренних адресов электронной почты в Planfix.
- Настройки влияют только на исходящие сообщения. Входящие сообщения нужно перенаправлять на внутренний адрес электронной почты Planfix.
- Рекомендуем добавить хотя бы один адрес компании, не связанный с конкретным Проектом. Тогда письма внешним контактам Planfix будут отправляться с этого адреса, если вы работаете над Проектами, для которых не задан адрес отправки, или над Задачами без Проекта.
Письма попадают в спам к получателю
- Если вы отправляете письма через свой сервер, он должен соответствовать требованиям популярных почтовых сервисов, чтобы получатели не помечали письма как спам. Planfix не может повлиять на этот аспект.
- Убедитесь, что на вашем сервере настроены: SPF-запись и DKIM-подпись.
Проверить настройки можно с помощью инструмента Google (желательно, если почтовый ящик предоставлен Google): Google CheckMX Tool.
Также можно воспользоваться похожими сервисами, например ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Если сервер уже используется для рассылок, зарегистрируйтесь на postmaster.google.com, чтобы проверить доставляемость писем и репутацию домена. Если возникли проблемы и поступает много жалоб, подпишитесь на FBL (Feedback Loop), чтобы просматривать жалобы.
Использование сервисов транзакционной электронной почты
- Можно использовать сервисы транзакционной электронной почты с поддержкой SMTP API. Например: