Как работать с клиентом по e-mail?
Если вы не хотите предоставлять клиенту доступ к аккаунту Planfix или ваш клиент не хочет работать в новой системе, вы можете взаимодействовать с ним по электронной почте:
- Создайте новый контакт в разделе Контакты
- Укажите имя и адрес электронной почты
- Установите флажок Показывать в списке выбора участников задач:
Это позволит добавлять клиента в нужные задачи в качестве Исполнителя или Участника, но клиент не получит доступ к Planfix.
Важно: если клиент отправит вам сообщение, которое станет задачей в Planfix, его карточка контакта создастся автоматически. В этом случае этот шаг можно пропустить и просто общаться в задаче.
Работа с задачами
Если нужно согласовать с клиентом какой-либо вопрос или сообщить ему о результатах:
- Добавьте новое действие в задачу, к которой относится этот клиент
- Напишите комментарий для клиента
- При необходимости добавьте файлы, которыми хотите поделиться
- Выберите клиента в блоке Уведомить об этом
- Сохраните действие
Клиент получит сообщение с вашей информацией на адрес электронной почты, указанный в его карточке в Planfix. Ответ клиента на это сообщение будет добавлен в задачу как новое действие.
Какую информацию получает клиент?
- Как правило, клиент получает сообщения только о действиях, в блоке «Уведомить об этом» которых он выбран. Поэтому вы можете контролировать, какие действия в задаче видны клиенту. Например, вы можете свободно переписываться с коллегами в рамках задачи, не уведомляя об этом клиента: он не получит таких сообщений.
- Будьте осторожны, отвечая на сообщения Planfix по электронной почте: ваш ответ будет отправлен всем получателям письма, на которое вы отвечаете. Поэтому, если среди получателей есть клиент, он тоже получит ваш ответ. Запретить отправку ответов на такие сообщения клиентам можно с помощью настройки Не отправлять контактам уведомления о комментариях добавленных другими участниками по e-mail.
- Системные уведомления — например, об изменении статуса задачи или добавлении и выборе исполнителей — клиенту не отправляются.
- Клиент, который создает задачу, отправляя сообщение на внутренний адрес сотрудника, НЕ получает автоматического сообщения о том, что задача принята или отложена.
Дополнительно
Клиенты, с которыми вы общаетесь через Planfix, получают бесплатный доступ к Личный кабинет. Там клиенты без расширенного доступа к системе могут просматривать переписку по своим обращениям.
Важно
Не рекомендуем использовать один адрес электронной почты для нескольких контактов. Система не сможет определить, какому контакту отправить сообщение, и отправит его первому найденному. Чтобы избежать конфликтов, каждому контакту лучше назначить отдельный адрес электронной почты.