Как добавить в задачу внешнее письмо?
У каждой задачи Planfix есть собственный виртуальный адрес электронной почты.
- task+123@account.planfix.com
- task.123@account.planfix.com
где:
- 123 — это Номер задачи, а
- account — название вашего аккаунта Planfix.
Письма, отправленные на этот адрес, будут добавлены в задачу как действия. Подробнее:
- Текст письма будет добавлен в задачу в виде нового комментария.
- Файлы, прикреплённые к письму, будут добавлены в задачу в том же действии, что и комментарий.
- Тема письма будет отображаться в комментарии.
- Все исполнители задачи получат уведомление о новом действии.
Важно
Раньше письмо должно было быть отправлено с адреса электронной почты сотрудника или контакта , у которого был доступ к задаче. Теперь такого ограничения нет.
Если письмо отправлено с адреса электронной почты, которого нет в вашем аккаунте, то:
- Контакт с адресом электронной почты и именем отправителя будет создан автоматически.
- Этот контакт будет добавлен в задачу как участник.
- Будет создано действие с текстом письма, автором которого будет новый контакт.
Если этот контакт уже есть в Planfix, но не добавлен в задачу, он будет добавлен в задачу как участник.
Примечание
Всегда обращайте внимание на адрес электронной почты, с которого вы отправляете письма в Planfix. Если Planfix не распознает ваш адрес электронной почты, для вас будет создан новый контакт и добавлен в задачу — даже если в задаче уже есть участник с таким же именем, но другим адресом электронной почты. Ваших коллег может смутить, что в одной задаче есть два участника с одинаковым именем.
Удобно
Вы можете скопировать адрес электронной почты задачи в буфер обмена, нажав на его название:
Дополнительные возможности
- Если вы не знаете номер нужной задачи, отправьте письмо на адрес task+@account.planfix.com (со знаком «плюс», но без номера задачи) и добавьте в тему метку #text, заменив «text» на часть названия задачи. Planfix выполнит поиск по указанной части названия задачи и добавит письмо как действие в первую найденную задачу. Если задача с таким текстом в названии не найдётся, письмо будет добавлено как новая задача.
- По умолчанию все исполнители задачи получают уведомление о новом действии. Если добавить в тему письма метку @nonotify, уведомления о новом действии отправляться не будут.
- Вы можете использовать правила для добавления писем в задачи.
Примеры
| Адрес | Тема | Результат |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Дополнение к заказу | В задачу #4568 в аккаунте test.planfix.ru будет добавлено действие; все участники задачи получат уведомление. |
| task+@test.planfix.com | FW: Дополнение к заказу #abcd | Будет найдена первая задача, в названии которой есть сочетание букв «abcd»; в неё будет добавлено действие; все участники задачи получат уведомление. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Дополнение к заказу @nonotify | В задачу #4568 в аккаунте test.planfix.com будет добавлено действие; уведомления отправляться не будут. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Дополнение к заказу #abcd @nonotify | В задачу #4568 в аккаунте test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления отправляться не будут. Метка #abcd будет проигнорирована, поскольку указан номер задачи. |
Правила обработки писем, отправленных в задачу
Чтобы гибче управлять действиями, добавленными в задачи по электронной почте, вы можете настроить правила обработки писем, отправленных в задачи.