Защита от дублирования контактов
Дубликаты Контакты — распространённая проблема в CRM-системах: несколько карточек контактов с совпадающей информацией, которые относятся к одному и тому же человеку или компании.
В Planfix предусмотрено несколько механизмов защиты от дублирования контактов:
- Уникальность по адресу электронной почты
- Проверка уникальности по имени
- Проверка уникальности по номеру телефона
Уникальность по адресу электронной почты
Planfix не позволяет добавлять контакты или компании с адресами электронной почты, которые уже используются в аккаунте. Этот механизм учитывает адреса сотрудников, контактов и компаний. Если пользователь попытается создать контакт с адресом электронной почты, который уже используется в Planfix, система покажет следующее сообщение:
Проверка уникальности по имени
Когда пользователь вводит имя и фамилию нового контакта, Planfix в фоновом режиме ищет существующие контакты с таким же именем. Если совпадение найдено, появится индикатор со ссылкой на него:
Нажав на эту ссылку, пользователь увидит информацию о найденном контакте и сможет решить, добавлять ли новый контакт.
Проверка имени и фамилии работает следующим образом:
- Если для нового контакта указать только имя, а поле «Фамилия» оставить пустым, Planfix будет искать совпадения по частям слов.
- Пример: допустим, вы пытаетесь добавить новый контакт по имени Макс, а в системе уже есть контакт Макс Джонс. Planfix покажет Макса Джонса как совпадение.
- Если указать фамилию, а поле «Имя» оставить пустым, система будет искать точное совпадение.
- Пример: допустим, вы пытаетесь добавить новый контакт с фамилией Томпсон, а в системе уже есть контакт Натали Томпсон. Planfix не посчитает Натали Томпсон совпадением;
- Если заполнить оба поля — имени и фамилии, — для поиска возможного дубликата будут использоваться оба значения. По имени поиск выполняется по частям слов, а по фамилии — по точному совпадению.
- Пример: допустим, вы пытаетесь добавить новый контакт по имени Макс Смит, а в системе уже есть контакт Макс Джонс. Planfix покажет Макса Джонса как совпадение.
- Пример: допустим, вы пытаетесь добавить новый контакт по имени Джейн Томпсон, а в системе уже есть контакт Натали Томпсон. Planfix не посчитает это совпадением.
Проверка уникальности по номеру телефона
Как и при вводе имени, при вводе номера телефона Planfix в фоновом режиме ищет совпадения среди существующих контактов. Если совпадение найдено, система покажет ссылку на существующий контакт:
Нажав на эту ссылку, пользователь увидит информацию о найденном контакте и сможет решить, добавлять ли новый контакт.
Важно
- Planfix не позволяет добавлять контакты с адресами электронной почты, которые уже есть в системе. Это связано с тем, что адреса электронной почты можно использовать для связи с контактами и для доступа к Planfix. Исключение: если выполняется Импорт контактов с включённой опцией Считать все контакты новыми, система не проверяет совпадения в существующей базе контактов.
- Во всех остальных случаях, если обнаружено совпадение по имени, номеру телефона или другому полю, система предупредит о возможном дублировании, но оставит решение за вами.
- Дубликаты контактов в Planfix можно объединить. При объединении также объединяются данные о контактах, накопленные в системе.