Импорт контактов

Импорт позволяет загружать и обновлять данные компаний и контактов в Planfix из разных источников.

Как импортировать контакты

Чтобы начать импорт контактов, нажмите кнопку Импорт на панели действий в разделе Контакты:

Окно импорта контактов состоит из трех блоков, описанных ниже.

1. Загрузите файл с данными контактов

На этом этапе выберите файл с данными контактов. Поддерживаются файлы CSV, XLS и XLSX, а также файлы Microsoft Project:
Подготовка файла для импорта контактов
После загрузки файла появятся разделы с настройками импорта.

2. Настройки импорта

На этом этапе сначала выберите, что именно нужно импортировать: контакты или компании. Это определяется шаблоном, который можно выбрать из списка:

Советы:

Если вы импортируете компанию и ее контакты, сначала импортируйте компанию, а затем контакты, так как при импорте контактов в столбце «Компания» должно быть указано название уже существующей компании.
Если у контакта указана компания, которой нет в системе, она будет создана автоматически во время импорта.
Пробные аккаунты и аккаунты с бесплатными тарифами имеют ограничение на общее количество контактов, которые можно хранить в Planfix. При импорте это ограничение также учитывается.

Затем в настройках импорта выберите один из вариантов обработки контактов, совпадения с которыми уже есть в системе:

Не учитывать существующие контакты. Если выбрать этот вариант, Planfix проверит, есть ли в списке контактов совпадение для каждого контакта из файла, чтобы избежать дублирования. Если совпадение найдено, новый контакт добавлен не будет.
Обновлять данные существующих контактов при импорте. Рекомендуем выбрать этот вариант: система проверит, есть ли среди существующих контактов совпадение для каждого контакта из файла, и, если найдет его, попытается дополнить данные контакта данными из файла импорта.
Считать все контакты новыми. При выборе этого варианта система загрузит все контакты из файла без дополнительных проверок. Обратите внимание: система не будет проверять, есть ли в системе контакты с таким же адресом электронной почты, номером телефона и т. д. Поэтому рекомендуем использовать этот вариант, только если вы уверены, что в системе нет контактов с такими же данными. Например, так можно загрузить базу контактов в пустой аккаунт Planfix. В противном случае выбор этого варианта может привести к появлению дубликатов контактов — нескольких карточек с полностью или частично совпадающей информацией.

При выборе первого или второго варианта также укажите способ, которым система будет определять совпадения между существующими и импортируемыми контактами:

В списке доступны несколько вариантов проверки по наборам полей, а также по настраиваемым полям, в которых может содержаться «ключ», определяющий уникальность контакта.

3. Данные для импорта

В этом блоке отображаются несколько строк из файла импорта. Сопоставьте столбцы с полями контакта:

Дополнительно

Сопоставляемые поля берутся из выбранного шаблона контакта или компании;
Необходимо выбрать столбец файла, в котором указано имя контакта или название компании;
Если значение в первой строке столбца совпадает с названием поля контакта в Planfix, столбец и поле будут сопоставлены автоматически. Это можно использовать для автоматизации сопоставления: создавайте файлы импорта в соответствии с полями шаблона.

После того как вы сопоставите столбцы файла с полями шаблона контакта, нажмите кнопку Начать импорт. Во время импорта появится окно с количеством импортированных контактов.

Важно

Чтобы импортировать несколько адресов электронной почты, сопоставьте каждый из них с полем «Электронная почта» в Planfix. Первый адрес в списке будет записан как основной, остальные — как дополнительные.
При импорте поля Дата и время данные необходимо указывать в формате dd-mm-yyyy mm:hh.
Вместо дефиса ("-") можно использовать точку (".") или косую черту ("/").
Однозначные числа для дня и двузначные значения года пока не поддерживаются.
При импорте из Microsoft Project в Planfix переносятся только ссылки и даты.