Как работать с клиентом по e-mail?

Материал из Planfix
Перейти к: навигация, поиск

Если вы не хотите давать доступ клиенту в свой аккаунт ПланФикса, или клиент не горит желанием использовать новую систему, тогда работу с ним можно организовать при помощи электронной почты:

  • создайте новый контакт в разделе Контакты;
  • укажите имя клиента и его e-mail;
  • активируйте чекбокс Отображать в списке выбора участников задачи:

HILURu.png


Это даст возможность добавить клиента в нужные задачи в качестве исполнителя или участника, при этом доступ в ПланФикс клиент не получит.

Важно: если клиент написал вам письмо, которое стало задачей в ПланФиксе, его карточка контакта создается автоматически, вы можете пропустить этот шаг и просто общаться с ним по задаче.


Работа по задачам

Если необходимо согласовать с клиентом какой-то вопрос или сообщить ему о результатах:

  • добавьте новый комментарий к задаче, к которой подключен этот клиент;
  • напишите текст комментария, адресованный клиенту;
  • добавьте (при необходимости) файлы, с которыми хотите его ознакомить;
  • выделите его в блоке Контакты;
  • сохраните комментарий.


Клиент получит письмо с вашей информацией на e-mail, который вы добавили ему как контакту в ПланФиксе. Ответ клиента на это письмо будет добавлен в задачу новым комментарием.


Какую информацию получает клиент

  • В общем случае, клиенту уходят сообщения только о тех действиях, о которых его уведомляют. Поэтому вы можете управлять видимостью для клиента действий, производимых по задаче, в том числе свободно переписываться внутри задачи с коллегами, не уведомляя об этом клиента - сообщений об этом он не получит.
  • Системные уведомления (о переводе статуса задачи, подключении/отключении исполнителей и т.п.) клиенту НЕ отправляются.
  • Клиенту, поставившему задачу по почте на внутренний адрес сотрудника компании, НЕ отправляется автоматическое сообщение о ее принятии либо просрочке


Дополнительно

Клиентам, с которыми вы переписываетесь из ПланФикса, автоматически и бесплатно предоставляется Личный кабинет. В нём клиенты без расширенного доступа в систему могут видеть переписку по всем вопросам.


Важно

Мы не рекомендуем использовать одинаковый e-mail для нескольких контактов, так как при отправке сообщения на этот e-mail система не сможет определить, какому из контактов отправить сообщение и отправит первому найденному. Для каждого контакта целесообразно указывать отдельный e-mail, не совпадающий с другими.


Перейти