Как добавить в задачу внешнее письмо?

Материал из ПланФикс
Перейти к: навигация, поиск

У каждой задачи ПланФикса есть собственный виртуальный адрес e-mail вида:

  • task+123@аккаунт.planfix.ru
  • task.123@аккаунт.planfix.ru

где:


Письмо, отправленное на этот адрес, будет добавлено в задачу в виде действия. При этом:

  • Текст письма добавится в задачу в качестве нового комментария.
  • Приложенные к письму файлы добавятся в эту задачу тем же действием, что и комментарий.
  • Тема письма отобразится в комментарии.
  • Все исполнители задачи получат уведомление о добавлении нового действия.


Важно

Ранее действовало правило: адрес, с которого отправляется письмо, должен принадлежать сотруднику или контакту, у которых есть доступ к этой задаче.

Сейчас такого ограничения нет.


Если письмо придёт с e-mail, которого нет в вашем аккаунте:

  • Будет автоматически создан контакт с таким e-mail и именем отправителя ответа.
  • Этот контакт будет добавлен участником задачи.
  • От его имени создастся действие, содержащее текст ответа.

Если такой контакт в системе уже есть, но к задаче он подключен не был — произойдет его добавление в задачу в качестве участника.


Обратите внимание

Всегда обращайте внимание на то, с какого адреса вы отправляете письма в ПланФикс. Если адрес будет незнаком ПланФиксу, то он — вне зависимости от наличия в задаче участника с вашим именем, но другим e-mail — создаст для вас новый контакт и подключит его в задачу. Наличие в задаче двух участников с одинаковыми именами наверняка озадачит ваших коллег.


Удобно

Быстро скопировать в буфер e-mail адрес задачи можно, кликнув на её название:

uO66TO.png


Дополнительные опции

  • Если номер нужной задачи вам не известен, вы можете послать письмо на адрес task+@аккаунт.planfix.ru (то есть, с плюсом, но без номера задачи) и добавить в тему письма метку #текст, где «текст» — это часть названия задачи. ПланФикс выполнит поиск задачи по этому тексту и добавит письмо действием в первую найденную задачу. Если не будет найдено ни одной задачи, название которой содержало бы этот текст, письмо добавится в виде новой задачи.
  • По умолчанию, о новом действии будут уведомлены все исполнители задачи и её постановщик, если он сотрудник, а не внешний контакт. Если добавить в тему пересылаемого письма метку @nonotify, то уведомлений о новом действии рассылаться не будет.
  • Добавлять письма в задачи можно и при помощи правил.


Примеры использования

Адрес Тема На выходе получим
task+4568@test.planfix.ru FW: Дополнение к заказу В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+@test.planfix.ru FW: Дополнение к заказу #окрс Будет найдена первая задача, содержащая в названии буквосочетание “окрс”; в нее будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+4568@test.planfix.ru FW: Дополнение к заказу @nonotify В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут.
task+4568@test.planfix.ru FW: Дополнение к заказу #окрс @nonotify В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут. Метка #окрс будет проигнорирована, т.к. указан номер задачи.



Правила обработки входящих сообщений, приходящих в задачу

Для более гибкого управления добавляемыми в задачу действиями из почты, вы можете настроить правила обработки писем, поступающих в задачу.


Полезные ссылки


Перейти