Защита от дублирования контактов

Материал из ПланФикс
Перейти к: навигация, поиск

Дубли контактов — это одна из распространенных проблем в CRM, которая выражается в присутствии в списке контактов с несколькими карточками и пересекающейся информацией, которые соответствуют одному человеку или компании. Для защиты от дублирования контактов в ПланФиксе используется несколько механизмов.


Уникальность по электронной почте

ПланФикс не разрешит добавить контакт или компанию с электронной почтой, которая уже используется в аккаунте. При этом учитываются как email-адреса контактов и компаний, так и электронная почта сотрудников. При попытке добавить контакт с адресом электронной почты, который уже используется в ПланФиксе, система выдаст соответствующее сообщение:

Zq9eFP.png


Проверка уникальности по имени

При вводе имени и фамилии контакта, ПланФикс в фоновом режиме ищет совпадения вводимых данных с уже добавленными в систему контактами. Если совпадение найдено, появится указатель со ссылкой на него:

qJ4tg7.png


Кликнув на ссылку, можно просмотреть данные найденного контакта и решить, нужно ли добавлять новый.

Проверка совпадения по имени, отчеству и фамилии работает следующим образом:

  • если при создании нового контакта вводится имя при пустых полях "Отчество" и "Фамилия", то ищется совпадение по части слова.
Пример: в системе есть контакт Максим Иванов, вы добавляете новый контакт и набираете в поле "Имя" Макс, система находит совпадение и информирует вас об этом.
  • если вы вводите значение в поле "Отчество" или "Фамилия" и при этом остальные два поля ФИО не заполнены, то система ищет полное совпадение.
Пример: в системе есть контакт Наталья Петрова, вы при создании нового контакта указываете фамилию Петров, система не будет считать это совпадением;
  • если информация вводится сразу в несколько полей ФИО, дубликат ищется сразу по всем заполненным полям. При этом поиск по имени выполняется по части слова, а поиск по отчеству и фамилии учитывает только полные совпадения.
Пример: в системе есть контакт Максим Иванов, вы добавляете контакт Макс Иванов, система находит совпадение и информирует вас об этом.
Пример: в системе есть контакт Наталья Петрова, вы добавляете контакт Татьяна Петрова, система не будет считать это совпадением;
Пример: в системе есть контакт Наталья Петрова, вы добавляете контакт Наталья Сергеевна Петрова, система отметит его как возможный дубль и выдаст сообщение об этом.


Проверка уникальности по номеру телефона

Как и в случае с именем, при вводе номера телефона, ПланФикс в фоновом режиме ищет совпадения вводимых данных с уже добавленными в систему контактами. Если совпадение найдено, появится указатель со ссылкой на него:

Z9DikW.png


Кликнув на ссылку, можно просмотреть данные найденного контакта и решить, нужно ли добавлять новый.


Важно

  • ПланФикс не разрешит вам добавить контакт с уже существующим в системе адресом электронной почты, т.к. этот адрес может использоваться для переписки с контактом и/или его доступа в систему. Исключение: импорт контактов с опцией Считать все контакты новыми, при которой наличие совпадений в существующей базе контактов не проверяется.
  • Во всех других случаях — при совпадении имени, телефона и т.п. — система предупредит вас о возможных дублях, но оставит решение за вами.
  • Если в ПланФиксе оказались дубли контактов, вы можете объединить их в один контакт. При этом данные по этим контактам, накопленные в системе, также будут объединены.


Перейти