Защита от дублирования контактов
Дубли контактов — это одна из распространенных проблем в CRM, которая выражается в присутствии в списке контактов с несколькими карточками и пересекающейся информацией, которые соответствуют одному человеку или компании. Для защиты от дублирования контактов в ПланФиксе используется несколько механизмов.
Уникальность по электронной почте
ПланФикс не разрешит добавить контакт или компанию с электронной почтой, которая уже используется в аккаунте. При этом учитываются как email-адреса контактов и компаний, так и электронная почта сотрудников. При попытке добавить контакт с адресом электронной почты, который уже используется в ПланФиксе, система выдаст соответствующее сообщение:
Проверка уникальности по имени
При вводе имени и фамилии контакта, ПланФикс в фоновом режиме ищет совпадения вводимых данных с уже добавленными в систему контактами. Если совпадение найдено, появится указатель со ссылкой на него:
Кликнув на ссылку, можно просмотреть данные найденного контакта и решить, нужно ли добавлять новый.
Проверка совпадения по имени, отчеству и фамилии работает следующим образом:
- если при создании нового контакта вводится имя при пустых полях "Отчество" и "Фамилия", то ищется совпадение по части слова.
- Пример: в системе есть контакт Максим Иванов, вы добавляете новый контакт и набираете в поле "Имя" Макс, система находит совпадение и информирует вас об этом.
- если вы вводите значение в поле "Отчество" или "Фамилия" и при этом остальные два поля ФИО не заполнены, то система ищет полное совпадение.
- Пример: в системе есть контакт Наталья Петрова, вы при создании нового контакта указываете фамилию Петров, система не будет считать это совпадением;
- если информация вводится сразу в несколько полей ФИО, дубликат ищется сразу по всем заполненным полям. При этом поиск по имени выполняется по части слова, а поиск по отчеству и фамилии учитывает только полные совпадения.
- Пример: в системе есть контакт Максим Иванов, вы добавляете контакт Макс Иванов, система находит совпадение и информирует вас об этом.
- Пример: в системе есть контакт Наталья Петрова, вы добавляете контакт Татьяна Петрова, система не будет считать это совпадением;
- Пример: в системе есть контакт Наталья Петрова, вы добавляете контакт Наталья Сергеевна Петрова, система отметит его как возможный дубль и выдаст сообщение об этом.
Проверка уникальности по номеру телефона
Как и в случае с именем, при вводе номера телефона, ПланФикс в фоновом режиме ищет совпадения вводимых данных с уже добавленными в систему контактами. Если совпадение найдено, появится указатель со ссылкой на него:
Кликнув на ссылку, можно просмотреть данные найденного контакта и решить, нужно ли добавлять новый.
Важно
- ПланФикс не разрешит вам добавить контакт с уже существующим в системе адресом электронной почты, т.к. этот адрес может использоваться для переписки с контактом и/или его доступа в систему. Исключение: импорт контактов с опцией Считать все контакты новыми, при которой наличие совпадений в существующей базе контактов не проверяется.
- Во всех других случаях — при совпадении имени, телефона и т.п. — система предупредит вас о возможных дублях, но оставит решение за вами.
- Если в ПланФиксе оказались дубли контактов, вы можете объединить их в один контакт. При этом данные по этим контактам, накопленные в системе, также будут объединены.