Вычислить инфоблок: добавляем в задачи ПланФикса предварительно обработанные данные

Мы привыкли к автоматизации бизнес-процессов, ведь ручной труд дорогого стоит — времени. Оно стремится ускользнуть от нас, словно надпись на движущимся вагоне поезда. Чтобы ускорить бизнес-процессы компаний и сделать работу в ПланФиксе удобнее, мы постоянно развиваем наши автоматизаторы. В сегодняшней заметке речь пойдет о вычислении инфоблоков. Используя новинку, вы упростите некоторые операции, а от некоторых сможете и вовсе отказаться.

Мы заметили, что пользователи ПланФикса периодически пробуют разными способами дополнительно обработать данные, поступающие в систему, прежде чем начать их использовать в работе.

О чём речь?

Из разных источников в ПланФикс поступают данные, которые можно разобрать на инфоблоки и затем добавить в поля задачи. Так вот, иногда они поступают в некорректном виде. Назовём такие данные «грязными». Для дальнейшего использования их необходимо «очистить», например:

  • обрезать часть;
  • соединить несколько значений инфоблоков в один;
  • скомбинировать полученные данные со значениями, которые уже существуют в задаче.

Это стало возможным, поскольку мы добавили новое действие «Вычислить инфоблок» при изменении, создании задачи или контакта.

Обычно обработать поступающие в ПланФикс данные необходимо при работе с API, вебхуками или почтой. Далее предлагаю на примерах разобрать, как это работает.

Изменение номера телефона

Рассмотрим работу вычисляемого блока на примере магазина бытовой химии. Клиенты выбирают товар и заполняют на сайте форму с обязательными полями: ФИО, телефон, E-mail. Менеджер Александр обрабатывает заявки и обзванивает клиентов для подтверждения заказов.

Часто клиенты пропускают «+» в номере телефона. Теперь Александр может заранее учесть это в правиле обработки входящих сообщений, чтобы к номеру автоматически добавлялся «+», если его нет.

Настройка

Задайте параметры отбора писем и укажите данные, которые нужно извлечь из письма:

Настройка условий срабатывания правила обработки почты.
Настройка условий срабатывания правила обработки почты.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Затем выберите основную операцию, которую необходимо выполнить, когда письмо поступит в ПланФикс:

Выбор основной операции.
Выбор основной операции.

Далее задайте дополнительные операции обработки письма, например, создание нового контакта:

Выбор дополнительной операции.
Выбор дополнительной операции.

После этого можно использовать вычисляемый инфоблок, чтобы проверить правильность номера телефона. Выберите «Вычислить инфоблок» и используйте следующую формулу:

ЕСЛИ (СОДЕРЖИТ({{Инфоблок."Телефон:"}}; "+"); {{Инфоблок."Телефон:"}}; "+" +{{Инфоблок."Телефон:"}})
Добавляем формулу для вычислительного блока.
Добавляем формулу для вычислительного блока.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Формула добавит «+» к номеру телефона, приведя его в правильный вид.

Далее уже «очищенные» данные (номер телефона, имя, e-mail) из инфоблоков можно установить в поля карточки клиента:

Устанавливаем значение поля из инфоблока.
Устанавливаем значение поля из инфоблока.

Затем добавьте контакт в задачу в роли постановщика и контрагента:

Устанавливаем роли контакта в создаваемой задаче.
Устанавливаем роли контакта в создаваемой задаче.

Таким образом, каждая заявка с сайта попадёт в ПланФикс в виде отдельной задачи с уже отформатированным номером телефона, а созданный контакт сразу станет постановщиком и контрагентом:

Отображение измененного номера телефона в карточке заадчи.
Отображение измененного номера телефона в карточке заадчи.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Теперь Александр не тратит время на ручное исправление некорректных номеров, а сразу обзванивает клиентов.

Поиск надзадачи из данных письма

Другой кейс использования вычисляемого инфоблока рассмотрим на примере бухгалтерии на аутсорсе.

У команды бухгалтеров есть 20 клиентов, которые ежемесячно присылают первичные документы: приходные, расходные кассовые ордера, выписки из банков, товарно-транспортные накладные и другие ежемесячные акты. По каждому письму создается задача. Она автоматически добавляется в качестве подзадачи в ежемесячную задачу для каждого контрагента.

Как настроить такую автоматизацию?

Настройка

Определите условия, при которых сработает правило почты, и укажите данные, которые нужно извлечь из письма:

Настройка условий срабатывания правила обработки почты.
Настройка условий срабатывания правила обработки почты.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Затем укажите основную операцию — «Создать задачу по шаблону». А далее наступает время планфиксовской магии. Используйте вычисляемый инфоблок, чтобы сформировать название надзадачи:

Выбор основной операции и добавление формулы для вычислительного блока.
Выбор основной операции и добавление формулы для вычислительного блока.

❗ Обратите внимание, название надзадачи может быть не совсем надёжным атрибутом для подбора, потому что оно может меняться сотрудниками или автоматическими сценариями. Лучше всего использовать атрибут из специального пользовательского поля и подбирать надзадачу по его значению.

В итоге в новой задаче вы сможете установить значение поля «Надзадача». ПланФикс, в свою очередь, по этому полю найдёт в системе существующую задачу с таким же названием и добавит в неё новую задачу в качестве подзадачи.

Таким образом, каждый месяц автоматически создается задача по каждому контрагенту. А все письма, приходящие на почту прикрепляются подзадачами к этим автоматическим задачам, подобранным по их названию:

Отображение подзадачи в карточке надзадачи.
Отображение подзадачи в карточке надзадачи.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Резюмируем

Теперь извлеченные данные из инфоблоков можно дополнительно обрабатывать: обрезать, объединять несколько значений или соединять их со значениями, уже существующими в задаче и работать с ними как вашей душе угодно. Это делает настройки инфоблоков гибче, а бизнес-процессы компаний быстрее.

Завершим повествование нашим любимым девизом: «Работать должны роботы!». Автоматизация бизнес-процессов высвободит самый ценный ресурс — время. Цените его и пусть оно работает на вас 🙂


Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

7 Comments

  1. Аватар

    Спасибо, друзья. Это полезная доработка. Поможет утилизировать лишние сценарии которые сейчас для этих целей задействованы.
    А вообще было бы здорово чтобы все инфоблоки (которые по сути строки) сделать доступными при работе со сценариями/кнопками задач в условиях и в методах Установить значение поля или Вычислить значение поля.
    Сейчас они одноразовые, а было бы здорово ими оперировать уже после создания задачи. Понимаю что для хранения их значений понадобится дополнительные ресурсы.

    1. Алёна Талмазан

      Илья, вы можете правилом обработки почты положить данные инфоблоков в поля задач, а далее использовать эти поля как вам угодно.

      1. Аватар

        Про такую возможность мне известно. Но количество полей ограничено тарифом, да и слишком сложные получаются правила разбора. А так открыл вкладку и увидел все данные из инфоблоков и «слепил» из них нужный результат по мере необходимости.
        Например в письме могул быть данные как для создания задачи так и для создания контакта/компании.
        Сейчас приходится в задаче «дублировать поля», которые нужно потом сценарием передать в карточку контакта. А так взял сценарием создания контакта данные прямо из инфоблоков, не создавая лишних полей задачи.

        1. Алёна Талмазан

          Илья, внести данные из инфоблоков в карточку контакта можно правилом обработки почты.
          Если этот вариант не подходит, то обратитесть в Службу поддержки с подробным описанием вашего кейса, коллеги обсудят и сообщат возможна ли такая доработка.

  2. Аватар

    Новость о вычислении инфоблоков прозвучала, словно «магическое заклинание» … Решили сразу внедрить в определенный процесс.
    Но нам нужно было склеить инфоблоки и занести полученный результат в аналитику.
    И вот тут магия закончилась — склеить/вычислить или что-то подобное с инфоблоками уже не получилось.
    Что касается задачи — то все волшебно и все работает.

    Да, мы в аналитику мы можем по частям занести каждый инофблок и потом формулой например в другом поле это вычислить — но нет же возможности скрыть от пользователя какие либо столбцы (которые участвуют можно сказать технически и ему видеть их не нужно, а нужен только результат).
    Но повторюсь — вычисление инфоблоков — отличная вещь при работе с задачей.

Добавить комментарий