Обрабатываете письма из почты в ПланФиксе? Тогда у нас есть новинка, которая вам понравится. Теперь для разбора E-mail не надо создавать правила вручную, их автоматически создаст ИИ.

Давайте разбираться, как это работает.

Представим онлайн-школу английского языка «Language», которая работает в ПланФиксе. После бесплатного вебинара преподаватель предлагает заполнить анкету в гугл форме:

С помощью таких опросов школа выявляет потенциальных студентов. Давайте автоматизируем обработку ответов из анкеты.

Настраиваем Заявку

Все ответы учеников в ПланФиксе будем хранить в заявках. Для этого добавим в аккаунт новый объект «Заявка».

Переходим в Управление аккаунтом — Объекты — Новый объект и  заполняем поля. Для того, чтобы заявки формировались красиво, добавим в поле «Название создаваемой задачи» переменные — номер заявки, ФИО ученика и дата создания:

Ещё для комфортной работы важно знать примерный уровень владения языком и предпочтения ученика по формату обучения. Добавим в «Заявку» поля, которые будут содержать эти данные:

Создадим поле «Уровень владения языком». Выбираем тип «Список» и указываем значения:

Точно так же создаем поле «Формат обучения» и сохраняем «Заявку».

Для того, чтобы принимать ответы из гугл формы в ПланФикс, добавим виртуальный E-mail:

Теперь перейдем к настройке формы.

Можно, конечно, долго и нудно расписывать, как настроить передачу данных из нее в ПланФикс, но куда приятнее посмотреть ролик на 2 минуты:

В итоге, так выглядит заявка,  созданная по ответу из формы:

Итак, на этом промежуточном этапе настройки у нас есть:

• оцифрованная Заявка;
• виртуальный E-mail;
• переадресация ответов из гугл формы в ПланФикс.

Теперь, используя ИИ, разложим информацию из полученного сообщения в нужные поля.

Включаем ИИ

В заявке открываем вкладку «Описание» и выбираем «Создать правило обработки»: 

ИИ автоматически проанализирует письмо и создаст правило разбора:

Отредактируем это правило. 

1 этап

Заполняем поле «Название» и переходим к «Условиям срабатывания». Мы настроили синхронизацию с гугл формой так, что все письма от клиентов будут приходить с темой «Новое обращение клиента», настроим по ней фильтрацию:

2 этап

Переходим к блоку «Извлечение данных».  ИИ разобрал на инфоблоки абсолютно все вопросы формы, оставим только нужные: 

3 этап

Теперь выбираем Объект для создания задач по заявкам клиента  и указываем, какие данные из гугл формы в какие поля заявки нужно перенести: 

Главная цель таких опросов — собрать новые лиды и расширить клиентскую базу, поэтому важно настроить не только создание заявок, но и добавление клиентов в базу ПланФикса.

4 этап

В блоке «Дополнительные операции» настроим правило для создания новых контактов по ответам из формы. 

Для этого выбираем операцию «Создать контакт»  и указываем подходящий шаблон. Далее устанавливаем значения полей из инфоблока и добавляем контакт в поле задачи «Контрагент». Сохраняем правило:

Для нашего примера этих настроек достаточно, вы же можете настроить более сложную автоматизацию.

В результате

При появлении новых ответов из гугл формы в ПланФиксе будет автоматически создаваться заявка с заполненными данными по клиенту:

Далее с заявками можно работать любым удобным способом: настроить воронку продаж, собрать всё в планировщике, группировать и фильтровать.

Вот так выглядит наш планировщик:

С помощью ИИ вы сэкономите массу времени и быстро настроите разбор данных из гугл формы. Дальше – дело за малым. Используйте новинку, чтобы работать качественнее, эффективнее, а главное — проще.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.