Алена Талмазан: Документооборот — это некий скелет, который пронизывает всю структуру компании и непосредственно связан с ее деятельностью. Мы знаем о значимости документооборота, и о том, как порой сложно настроить его должным образом, удовлетворяя большинство запросов организации. Одно из решений предложил партнер и интегратор ПланФикса Андрей Гринюк, который вывел универсальную форму согласования. В сегодняшней заметке он поделится с нами тем, как в ПланФиксе сделать процесс согласования быстрее и эффективнее. Передаю ему слово.

Андрей Гринюк: Во многих компаниях существует отдельный вид бизнес-процессов — согласование документов или заявок. Заявки на отпуск, заявки на командировки, заявки на оплату, заявки на возврат денежных средств, согласование договоров и т.п. Это обычно достаточно простые процессы, но они требуют взаимодействия с компетентными или ответственными лицами. В больших компаниях такие процессы описаны в виде регламентов. Они формализованы, документированы и пылятся на полках отдела делопроизводства. А в небольших компаниях их организовывают руководители самостоятельно, как получится.

И вот ваша компания выбрала ПланФикс в качестве программного средства для ведения задач и, возможно, CRM сделок. Коммуникация из разных мест постепенно начала перетекать в комментарии соответствующих задач, начала собираться какая-то аналитика, появилась прозрачность, доступность всей переписки и возможность разбора ситуаций по щелчку пальцев.

Как можно закрыть ещё один пласт проблем, связанных с регламентацией цепочек согласований заявок и документов?

А что у нас в ПланФиксе?

Во-первых, есть конфигурация «Последовательное согласование» от команды ПланФикса:

Плюсы:
• Бесплатно, легко и доступно.

Минусы:
• Каждый вид согласования будет занимать один процесс (штука, ограниченная тарифным планом).

Во-вторых, есть системная галочка в задаче «Последовательная задача», которая создана как будто для этого. Можно организовать шаблон дерева задач — вот и решение:

Плюсы:
• Есть справка, статья в блоге, как устроена это галочка и как её использовать.

Минусы:
• Главный минус, что все подзадачи — это отдельные шаблоны задач.

У меня может быть пять процессов согласований и в каждом из них согласовывает директор. По итогу я получу пять отдельных шаблонов задач про одно и тоже «согласование директора», которые нужно отдельно настраивать и изменять при необходимости. А суть то одна и та же (неважно, что именно согласовывает руководитель) — и поведение одно, и форма одна.

Проблема…

Изобретаем очередной велосипед

Подобный класс задач решают другие программы, коих полно. Но так как ваша компания выбрала ПланФикс, то приходится изобретать тот же велосипед, но на других колесах. Благо ПланФикс — конструктор Lego, из которого можно неожиданно для себя собрать всякие механики.

Сформулируем задачу:

1. Мы не хотим на каждый бизнес-процесс согласования использовать отдельный процесс в системе (бережём).
2. Так как мы знаем маршрут, то он должен где-то храниться. А задачи должны быть созданы по этому маршруту и появляться в системе для исполнителей по очереди.
3. Нам хотелось бы анализировать время выполнения этих задач для управленческих решений. Поэтому важно разделять время: сколько задача находилась до тех пор, пока исполнитель её принял в работу, и сколько времени потратил сотрудник на ее выполнение.
4. Нам нужны как последовательные, так и параллельные задачи на согласование, чтобы сократить сроки самой заявки.
5. Нам нужен набор элементарных подзадач (проверить, согласовать, исполнить и т. д.), каждая из которых имеет стандартное поведение.

Давайте мастерить

Изначально в системе кто-то должен создать заявку, которая согласовывается. Поскольку заявки могут быть совершенно разные и иметь разный состав данных, то логично, что заявка — это отдельный шаблон задачи:

Дальше нам нужны подзадачи. Но мы усвоили, что с «последовательными задачами» — не вариант. Как можно ещё создать нужные нам подзадачи? Например, из Аналитики. Отлично. На ум приходит аналитика с полями «Ответственный», «Тип задачи», «Срок» и «Суть задачи», где «Тип задачи» — это список, который принимает какие-то значения, например, «Согласовать», «Исполнить» и т.д. Назовём Аналитику «Дорожная карта»:

В таком виде таблица из Аналитики будет выглядеть очень просто, и с её помощью можно будет наглядно показать описанный бизнес-маршрут.

Следующее. При создании задач из Аналитики «Дорожная карта» заранее никого уведомлять об этом не нужно, поэтому подзадачи изначально будем создавать в статусе «Черновик».

С другой стороны, в зависимости от поля «Тип задачи» в аналитике, мы могли бы выбрать соответствующий Шаблон подзадачи. И тогда, это бы позволило легче их администрировать:

В момент создания подзадач из Аналитики сделать их сразу нужным шаблоном не получится. Но при переводе задачи из статуса «Черновик» в любой активный статус сработает триггер — «Задача создана», и в этот момент мы можем изменить шаблон на нужный, согласно «Типу задачи»:

Теперь осталось решить вопрос, связанный с активацией подзадач, поскольку они все в «Черновиках». Предположим, что у всех подзадач был бы порядковый номер – 1, 2, 3 и т.д., чтобы мы могли активировать сначала первую задачу, потом вторую. Мы как бы шагаем: первый шаг, второй шаг и т.д. Тогда в Аналитику «Дорожная карта» добавим поле «Номер шага», чтобы это значение пробросить в подзадачу в поле задачи «Номер шага».

В заявку, которая запускается на согласование, добавим поле «Номер шага». Это поле будет отражать номер текущего шага, чтобы с одной стороны — изменять его в заявке, когда все подзадачи текущего шага выполнены (согласованы), а с другой стороны — выступать триггером при изменении значения для активации следующих подзадач. Получается заявка выступает некой мастер-задачей (неформальный термин, который сформировался среди партнёров ПланФикса):

Концепт велосипеда готов.

Вот так могла бы выглядеть «Дорожная карта», например, заявки на оплату:

Такую таблицу легко показать руководству, чтобы согласовать маршрут или утвердить процесс для запуска и опытной эксплуатации.

А ещё такую дорожную карту можно автоматически представить в виде графической схемы. Это не BPMN-нотация, но получается вполне наглядно и понятно:

Конечно, на 100% составить графическую схему из «Дорожной карты» не получится, потому что у нас могут быть автоматические сценарии, которые расширяют логику базового процесса. Но подготовить основу схемы для дальнейшего редактирования можно.

Уровень абстракции

В очередной раз убеждаюсь в гибкости кубиков Lego, которые предложены пользователям в ПланФиксе для конструирования.

Получился другой конструктор внутри конструктора ПланФикса или, как говорят программисты, другой уровень абстракции.

Её элементами являются:

1. Заявка, в которой установлен маршрут.
   
2. Маршрут — задача, в которой помимо аналитики «Дорожная карта» (последовательность шагов бизнес-процесса), описываются такие вещи как:
   • участники заявки;
   • общее количество шагов в «Дорожной карте» (нам это нужно для успешного выхода);
   • номер шага, на котором заявка должна быть заблокирована от изменений.
     
3. Шаг (строка в аналитике «Дорожная карта»):
   • Шаг «заключение» требуется, чтобы определённый специалист составил экспертное мнение. Например, юрист оставляет свои комментарии по тексту договора на предмет ошибок и рисков. Все составленные заключения будут показаны в задаче согласования, чтобы их видело руководство.
   • Шаг «согласование». Ключевая задача, от которой будет зависеть успешно или неуспешно выполнена заявка.
   • Шаг «исполнение». SMART-задача, которую можно только выполнить.
   • Шаг «вложенный маршрут», который разворачивается в дополнительную дорожную карту в виде подзадач, и считается выполненным, когда вложенная дорожная карта успешно пройдена.

Главный вход в процесс — это создание заявки и её запуск.

А выходы из процесса бывают следующие:

1. Заявка успешно завершается, если пройдены все шаги по данной дорожной карте.
2. Заявка неуспешно завершается, если в точках согласования сотрудник ее не согласовал.  
3. Заявитель может в любой момент отменить заявку, например, если заявка стала неактуальной.

В конце статьи представлен видеоролик, в котором на 03:42 минуте вы увидите, как выглядит процесс согласования заявки на оплату в глазах участников.

Эффект от внедрения

Приведу график внедрения ПланФикса на одном предприятии. Руководство решило попробовать внедрить его в качестве постановки внутренних поручений и контроля их исполнения. И тогда встал вопрос: как замотивировать сотрудников пользоваться системой. Мы предложили регламентировать простые процессы:

Спустя некоторое время (на графике видно), даже после просадки поручений (сотрудники, видимо, расслабились, когда руководитель уехал в отпуск), формализованные регламенты заявок поддерживают актуальность системы.

Вывод: начинайте формализовать свои процессы, даже начиная с такой мелочи, как согласование. Это будет клеем для создания вашей корпоративной культуры.

Кто может позволить себе такой велосипед?

Велосипед получился не дешёвый с точки зрения использованных «запчастей». На реализацию у нас ушло:

• Аналитик: 4 шт.
• Процессов: 3 шт.
• Статусов: 5 шт.
• Кнопок: 6 шт.
• Автоматических сценариев: 76 шт (20-32 в процессе), что даёт запас дополнительных автоматик.
• Шаблонов задач: 5 шт.
• Пользовательских полей: 23 шт.

Поэтому, увы, подойдёт только тем организациям, кто пользуется тарифом «Бизнес» или «Корпорация».

Как запустить у себя

К сожалению, мы пока не готовы выложить конфигурацию в публичный доступ, поскольку считаем, что данный «велосипед» должен быть закончен и превратиться в устойчивое, задокументированное, функциональное ядро, которое требует минимум вмешательства. А для этого нам необходимо больше опыта, практики применения и обратной связи.

Поэтому, если кого-то заинтересовала конфигурация, приглашаем к сотрудничеству. В конце видео будет QR-код, по которому вы сможете написать нам и задать свои вопросы.

---

Алена Талмазан: Андрей, благодарим вас за то, что нашли время и силы поделиться опытом универсального согласования. А я лишь добавлю, что хорошо налаженный документооборот в компании — это один из показателей ее успешной деятельности. Такие кейсы, как предложил нам Андрей, иногда помогают решить проблему, которая могла пылиться на полке ни один год.

Если вы, как Андрей, готовы поделиться собственными наработками по настройке ПланФикса — напишите в Службу поддержки, мы с радостью поделимся этим опытом с пользователями ПланФикса.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.