ПланФикс для медицинской клиники

Алена Талмазан: В рубрике «Рассказ от первого лица» наши партнеры и интеграторы — команда «Новой Бизнес Среды», которая расскажет об опыте внедрения ПланФикса в медицинском центре, а также поделится готовой конфигурацией, которая легко трансформируется под потребности разнообразных компаний. Передаю им слово.

Максим Бабаев: Всем привет! С вами команда «Новой бизнес среды» — я, Михаил Панеев и Дмитрий Маслов.

В этой статье мы расскажем о том, почему сделали медицинскую конфигурацию, какой функционал решили выделить в качестве основного, и как работает логика сотрудников медицинского центра в рамках системы.

Почему медицинская конфигурация?

С момента создания нашей организации мы занимались чистым организационным консалтингом и к нам приходили медицинские центры, салоны медицинского массажа, обучающие центры и другие организации — по вопросам построения отделов продаж. У них была достаточно большая проблема: человек разбирается в медицине, но совершенно не разбирается в продажах.

Пока мы работали и строили отделы продаж, мы сталкивались с ограничениями медицинских систем. Многие из них не позволяли полноценно взаимодействовать с клиентом: отправлять ему письма, смс, рассылки или получать данные из мессенджеров — ни-че-го. В основном системы были учётными — для фиксирования записи пациентов, накопления данных о историях болезни и сведениях финансового баланса.

Мы начали активно заниматься внедрением информационных систем и ситуация изменилась на диаметрально противоположную. Теперь у нас появился ПланФикс. Мы могли выстраивать очень удобные цепочки продаж, но для медицинских сотрудников полноценно вести внутреннюю работу в системе было сложно.

И впервые после начала работы с ПланФиксом, когда к нам пришёл медицинский центр по лечению онкологических больных, у которого был запрос на комплексное выстраивание системы, мы поняли — вот он наш шанс! Мы начали разрабатывать решение, которое должно было лечь в основу специализированного нишевого продукта, с полноценным интерфейсом управления медицинским центром, который объединит лучшее из «официальных» систем и из нашей любимой гибкости ПланФикса. 😊

Процесс и базовые требования к системе

На ранних этапах мы изучали опыт использования официальных решений. Среди проанализированных были МедИс, МеДеск, Архимед и ряд других.

Параллельно, проводили интервью, собирали функционал и бизнес-требования для подобного вида решений у собственников клиник, администраторов, медицинских работников разного уровня и т.д.

Поскольку решения должно было быть масштабируемым, мы сосредоточились на выделении ключевого функционала, который должен появиться в нашем решении. В итоге список сузился до следующего набора требований:

  • Система должна обеспечивать полноценную работу с воронкой продаж, включая в себя интеграцию с основными мессенджерами, почтой и иными средствами коммуникации с потенциальными клиентами.
  • Также система должна давать возможность вести медицинские карты и фиксировать историю болезни — с возможностью просмотра истории процедур.
  • Система должна иметь возможность назначать медицинские процедуры и анализы.
  • Для упрощения взаимодействия с системой, в ней должно быть наглядное расписание приёмов: в разрезах врачей и/или кабинетов или в виде обычно календаря.
  • В случае, если предполагается специализированная программа лечения, нам необходимо иметь возможность фиксировать эти этапы в соответствии с технологией лечения.
  • Должна быть возможность фиксирования расходов пациентов для будущей оценки эффективности системы.
  • Система должна содержать в себе личный кабинет пациента, в котором он мог бы видеть свои записи, врачей и запланированные процедуры.
  • Система должна предоставлять удобную отчётность, как минимум по продажам.

По итогу всех этих работ мы хотим представить вам полноценное, связанное решение, которое с лёгкостью заменит любое специализированное ПО! И при этом оно обладает уникальной особенностью — возможностью донастройки системы под потребности конкретного медицинского бизнеса!

Это является критически важным аспектом, поскольку в подавляющем большинстве случаев, специализированное ПО с оооочень большим усилием интегрируется с чем-то ещё, и также очень сложно и дорого дорабатывается. Так что это решение для тех, кому всегда было тесно в регулярных ограничениях специализированного ПО.

Как всё выглядит

Роли в конфигурации:

Администратор

  • Общается с первичными пациентами
  • Получает оплату
  • Заводит пациентов в систему (создаёт мед.карточки)
  • Курирует записи пациентов внутри системы
  • Назначает по графику процедуры и мероприятия

Врач / специалист

  • Курирует лечение пациента, сопровождает его по ходу работы
  • Проводит лечение в рамках своей специализации
  • Фиксирует результаты работы в соответствующих процедурах
  • Использует систему для понимания своей загрузки

Отдельных рабочих пространств для внутренних задач центра мы не создавали, потому что это закрывается базовым функционалом системы, а также они существенно отличается от центра к центру.

Как всё работает

Воронка продаж и медицинская карта

Начинается всё, конечно же, с воронки продаж. Здесь задействуется администратор. Поступающие из всевозможных источников заявки пациентов — лиды, мы получаем в планировщик «Воронка продаж». После переговоров и внесения всей информации о будущем пациенте в учетную систему, мы достигаем этапа «Ожидаем оплаты»:

Планировщик «Воронка продаж»
Планировщик «Воронка продаж».

На этом этапе появляется возможность создать медицинскую карту пациента и заполнить анамнез. Медицинская карта — один из ключевых элементов, поскольку там хранится вся история болезни пациента:

Медицинская карта пацианта.
Медицинская карта пацианта.

Обратите внимание на кнопку «Запланировать процедуру», ведь именно через неё координатор будет планировать работу с пациентом, но об этом чуть позже.

Медицинские процедуры и их планирование

Основной инструмент для работы с пациентами у администратора — планировщик «Медицинские процедуры». В нем мы видим, кто из пациентов ожидает дальнейших действий (нет назначенных процедур), кому уже назначили процедуры, а также краткую историю о пройденных этапах лечения — непосредственно на карточках процедур:

Планировщик «Медицинские процедуры».
Планировщик «Медицинские процедуры».

Карточка процедуры содержит следующую информацию:

  • текущий диагноз.
  • специалист.
  • время приёма.
  • ссылка на анализы.
  • стоимость, которая подтягивается из справочника процедур:
 Карточка процедуры.
Карточка процедуры.

Отдельно хочется отметить возможность корректировать стоимость с учетом скидки / наценки, которую мы заложили для гибкости работы администраторов.

Поскольку в медицинском бизнесе жизненно важна последовательность процедур и/или анализов, мы сделали специальную фишку: после завершения процедуры система автоматически предлагает назначить следующую процедуру, экономя время и «клики» администратора:

Планирование медицинских процедур.
Планирование медицинских процедур.

Отчёты

Отчёты заставили нас задуматься. Поразмыслив, мы создали два базовых отчёта: в разрезе продаж по специалистам и процедурам. Посчитали, что этого будет достаточно для первичного контроля работы сотрудников:

Отчет  «Продажи по типам процедур».
Отчет «Продажи по типам процедур».
 Отчет  «Продажи по специалистам».
Отчет «Продажи по специалистам».

Расписание медцентра

Для удобства управления, мы сделали 2 варианта расписания — общее расписание и график приёма:

Общее расписание медцентра.
Общее расписание медцентра.
График приема пациентов.
График приема пациентов.

Их можно отредактировать и дополнить информацией по кабинетам, если нужно. По умолчанию они показывают загрузку специалистов.

Личный кабинет пациента

Если мы хотим «привязать» клиента к себе надолго (или, если мы хотим повысить его вовлечённость), то мы можем предоставить клиенту возможность самостоятельно входить в личный кабинет и видеть назначенные процедуры. Оттуда же можно вести коммуникацию с представителем клиники, например, администратором или лечащим врачом:

Пример личного кабинета пациента.
Пример личного кабинета пациента.

Интересные технические решения

В ходе разработки, мы столкнулись с рядом интересных задач, реализация которых отражена в этом решении:

• Как учитывать и вести несколько медицинских процедур, особенно, если логика работы по технологии медцентра линейна.
• Как вести приём и работу, если человек приходит не сам, а его представитель.
• Как управлять именно контактами, а не просто задачами с их именами.
• И ряд других, более мелких решений. Если будет интересно, мы раскроем ряд деталей в отдельной статье.

Подводим итоги

Наши клиенты активно пользуются этой конфигурацией, оставляя множество идей о будущем развитии. Сейчас мы хотим поделиться конфигурацией с вами и заодно усовершенствовать ее. 😊

Конфигурация позволяет вести полный цикл медицинских процедур: от получения заявок и контроля оплаты — до полноценного планирования, контроля реализации медицинских процедур, консилиумов и операций. И всё это гибко подстраивается под специфику организации, с возможностью интеграции практически с любым сторонним ПО!

Так что, если у вас медицинский центр и вы хотите работать в ПланФиксе, мы предлагаем начать использовать данную конфигурацию. А если вы уже давно работаете, то свяжитесь с нами и мы расскажем о ряде интересных технических решений, которые, наверняка, помогут вам повысить эффективность. 😉

Искренне надеемся, что конфигурация принесёт вам и вашему медицинскому центру пользу. С уважением, любовью и заботой — «Новая Бизнес Среда».


Алена Талмазан: Благодарим Максима Бабаева и команду «Новой Бизнес Среды» за слаженную коллективную работу и желание поделиться ценным опытом с другими пользователями ПланФикса.

А я напомню, рассказать о собственном опыте работы в ПланФиксе может каждый. Для этого пришлите в Службу поддержки свою историю с темой «Рассказ от первого лица», и мы обязательно её опубликуем.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

6 комментариев

  1. Аватар

    Можно посмотреть на пример договора между медицинским центром и Планфикс (особенно в части технических мер защиты ПДн), модель угроз, а также на форму согласия обработки персональных данных медицинским центром?
    Если ничего этого нет, то тут и разглашение врачебной тайны третьему лицу и нарушения в ПДн … а в рамках уголовного дела под суд пойдут не только работники медицинской организации, но и «интеграторы» …

    1. Аватар

      Касаемо защиты данных, мы сейчас собираем вместе с командой ПланФикса набор документов, подтверждающих безопасность серверов и хранения данных. Данные хранятся у Яндекса на их облаке и есть специальные подтверждающие безопасность документы. Соглашение об обработке персональных данных каждый медцентр заключает на своё усмотрение, ПланФикс выступает только в качестве интерфейса. Договор заключается в виде оферты, ответственность за распространение данных среди третьих лиц несёт владелец аккаунта. ПланФикс представляет для этого разнообразные инструменты, начиная от двухфакторной авторизации и гибких настроек доступа к данным до ограничения доступа по IP.

      1. Аватар

        Тяжелый случай.
        Договоров нет (оферта? Правда? ))) )
        Модели угроз нет.
        О комплекте документов и речи не идет …
        Первая же жалоба от любого пациента (или при плановой проверке), например после получения письма от «клиника.planfix.ru» и … уголовное дело.
        Молодцы, что сказать …

  2. Аватар

    Здравствуйте!
    Не понятен момент назначения специалиста пациенту. Пациенту ставится время приема, а если специалист будет занят уже на это время? При заполнении формы не увидел этот момент. Как то все не впечатлило, тем более при более серьезном трафике пациентов.

    1. Аватар

      Олег, здравствуйте! Предполагается, что при назначении процедуры на другом экране / окне открыт планировщик расписания, где можно увидеть загрузку специалистов. Если есть необходимость, можно будет сделать автоматизацию, которая будет проверять планируемое время работы специалиста, и требовать переназначения времени, если слоты заняты. Я также напоминаю, что это первая версия конфигурации, и мы будем регулярно её обновлять и дополнять новым функционалом по мере её установки и использования нашими клиентами!

      Насчёт скорости работы, мы проверяли на большом потоке заявок из WA, IG и VK, для 2 врачей, на консультации и операции. Всё было достаточно наглядно и удобно, проблем со скоростью или назначением процедур / операций не было. Конечно, это потребовало обучения достаточно плотного, но после определённого уровня владения, проблем со скоростью или ошибочной записью не было.

Добавить комментарий