Самый простой способ проявить заботу – отправить клиенту или контрагенту уведомление, например:

• договор подготовлен,
• заказ отправлен,
• доступ к курсу открыт,
• порадуйте её новым платьем,
• может ещё прикупим акций? 

А в это время клиент разбирает письма-уведомления, заботливо отправленные множеством компаний. Оставим клиента наедине, пусть спокойно разберёт свои уведомления 🙂

А пока поговорим о другой стороне этого процесса: как увидеть отправленное письмо в ПланФиксе, и как вообще понять, что в нём написано. Это проблема, особенно для тех, кто любит и использует автоматизацию ПланФикса. Давайте разбираться.

Представьте, вы владелец супер технологичной компании: все бизнес-процессы подробно расписаны и автоматизированы — идеальная ситуация. В Хронике ПланФикса появляются задачи от контрагентов, затем сотрудниками на разных этапах заполняются нужные поля, автоматически формируется договор, в итоге контрагенту по заранее подготовленному шаблону отправляется письмо-уведомление.

Другая ситуация. Вы владелец языковой онлайн-школы. В ПланФиксе принимаете заявки учеников. Когда с вашей стороны всё готово для обучения, вы автоматически сообщаете спикеру, что курс активирован.

Настройка автоматического сценария или кнопки, которая отвечает за отправку такого письма, может выглядеть так:

Как было раньше

Если срабатывал сценарий, или сотрудник нажимал кнопку, при отправке письма в задачу добавлялось системное действие:

При этом возникали некоторые неудобства, например:

• Это системное действие видно только при отображении «Все действия», а по умолчанию включено отображение только комментариев. То есть действие никто не видел, пока не переключал способ отображения.
• При этом даже если переключиться, это действие сложно найти, потому что обычно рядом много других одинаково выглядящих системных действий.
• Вы часто задавали вопросы в Службу поддержки о том, как увидеть, что точно ушло в письме.
• Иногда при ответе контакта было тяжело понять, на что же он собственно ответил.

Как теперь

Мы всё изменили, и сейчас это работает так:

• Автоматическим сценарием или кнопкой отправлено письмо.
• ПланФикс сохраняет его текст в виде файла.
• Системное действие об отправке письма добавляется в задачу как обычный комментарий:

Обратите внимание, в комментарии доступна следующая информация:

• по какому шаблону и каким сценарием отправлено письмо,
• файл с содержимым письма,
• в имени файла указано на какой и с какого адреса отправлено письмо.

Кроме этого, во время настройки автоматического сценария или кнопки можно указать видимость такого комментария:

Что в итоге получили

• Системное действие видно при любых настройках отображения, если комментарий не скрыт.
• Оно стало заметным. 
• Теперь можно увидеть, что было отправлено в письме.
• При ответе контакта легко понять, на какое письмо он ответил.

Важный момент: сценарий, отслеживающий событие «Добавлен комментарий», не сработает при добавлении описанного системного комментария.

---

Это всё, что я хотел сегодня вам рассказать. Уложился даже быстрее, чем наш клиент успел разобрать все свои уведомления 🙂 Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.