Сценарии ПланФикса: автоматизируйте выполнение рутинных задач

Устали от выполнения рутинных задач? Тогда вы оказались в правильном месте и в правильное время, поскольку речь пойдет о том, как переложить такие задачи на плечи роботов. Человек всегда стремится автоматизировать как можно больше задач, чтобы освободить время для стратегических вопросов или отдыха. Сегодня мы расскажем о главных автоматизаторах в ПланФиксе — сценариях.

Понятно, что автоматика не сделает всё сама и не примет решение за вас, но она поможет значительно упростить работу. Предлагаю рассмотреть несколько бизнес-процессов, чтобы на примерах раскрыть всю пользу автоматических сценариев, а также легкость их настройки.

На страже просроченных задач


В командной работе руководителю сложно самостоятельно всё контролировать, да и зачем?

Для этого есть роботы.

Например, в ПланФиксе вы можете делегировать часть контроля над выполнением задач автоматическим сценариям. Расскажу, как это сделать, на примере нотариального агентства «Вечность», которое помогает людям заверять документы и сделки.

В агентстве работают 4 нотариуса. Руководитель контролирует не только количество просроченных задач, но и сколько раз их просрочили. Этот ручной труд легко заменил автоматический сценарий.

Чтобы хранить информацию о просроченных задачах и их количестве, руководитель создал поле, в котором считает количество просрочек, а затем настроил сценарий.

Настройка сценария

  • Он выбрал нужное событие для срабатывания сценария.
  • В условии указал, что задача должна быть просроченной.
  • Выбрал действие, которое посчитает сколько раз была просрочена задача:
Настройки сценария  «Просрочка»
Настройка сценария «Просрочка».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Каждый раз, когда задача просрочена, сценарий считает количество просрочек:

Планировщик с просроченными задачами сотрудников
Планировщик с просроченными задачами сотрудников.

Таким образом, руководитель увидит в одном планировщике все просроченные задачи нотариусов, а также сколько раз их просрочили.

Каждый пятый в подарок


Получать подарки всегда приятно, они дарят массу положительных эмоций. В этом примере мы расскажем как с помощью автоматического сценария определить человека, который получит неожиданный подарок.

Например, ресторан «Пельмешек» ежедневно предлагает клиентам бизнес-ланчи. Менеджер ресторана решил запустить акцию — «Каждый пятый ланч в подарок».

Официант создает задачу по шаблону «Каждый пятый ланч в подарок», указывая посетителя и дату заказа. Таким образом, каждый раз при заказе ланча посетитель участвует в акции.

Для того, чтобы не пропустить 5-ый ланч, менеджер настроил соответствующие сценарии. Сначала он создал пользовательское поле в шаблоне контакта типа «Число», а затем настроил два сценария. Первый — считает количество ланчей посетителя, а второй — обнуляет количество при достижении 5-го ланча.

Настройка сценария №1

  • Менеджер выбирает нужное событие для срабатывания сценария.
  • В условиях проверяет, чтобы поле контрагента «Каждый пятый в подарок» было меньше 5.
  • А затем вычисляет значение поля контрагента «Каждый пятый в подарок», добавляя в него +1:
Настройка сценария  «Какой ланч по счету».
Настройка сценария «Какой ланч по счету».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Настройка сценария №2

  • Менеджер вновь выбирает нужное событие для срабатывания сценария.
  • В условиях проверяет, чтобы поле контрагента «Каждый пятый в подарок» было равно 5.
  • Выбирает действие, которое должно произойти в задаче при наступлении события.
  • Выбирает действие, которое должно произойти в карточке контакта при наступлении события:
 Настройка сценария  «Если это 5 ланч, то бесплатный и отчет начнется сначала».
Настройка сценария «Если это 5 ланч, то бесплатный и отчет начнется сначала».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Теперь в фильтре заказов официант видит посетителей, которые будут обедать бесплатно:

Планировщик  «Каждый 5 ланч в подарок».
Планировщик «Каждый 5 ланч в подарок».

Лимит исчерпан

Все мы любим плескаться в бассейне, особенно сейчас, когда экстремальная жара бьёт температурные рекорды. Представим бассейный комплекс «Енот». Для его посещения посетитель приобретает абонемент. Например, Олеся купила абонемент на 5 посещений.

Менеджер создает задачу, указывая в специальном поле ее фамилию и имя, а также количество посещений.

Когда Олеся придет на занятие, менеджер нажмет кнопку в задаче, которая отнимет одно посещение из абонемента.

Настройка кнопки

  • Менеджер выбирает нужные условия отображения.
  • Указывает, кто видит кнопку и может на неё нажимать
  • Настраивает счетчик посещений. 
  • Считает количество посещений оставшихся до окончания абонемента:
Настройка кнопки «Посещения».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Когда лимит будет исчерпан, второй сценарий отправит сообщение об этом и текущий абонемент завершится.

Настройка сценария

  • Менеджер выбирает нужное событие для срабатывания сценария.
  • Задает условие срабатывания сценария.
  • Настраивает действия по отправке комментария и завершению абонемента:
Настройка сценария  «Завершить абонемент».
Настройка сценария «Завершить абонемент».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Таким образом, автоматизация сэкономит время менеджера, ведь раньше он следил за количеством посещений клиента вручную.

В заключение

Большинство из вас уже давно используют автоматические сценарии, а потому знают как увлекательна их настройка, а те, кто только знакомится с ними — добро пожаловать в наш мир роботов 🙂

Используйте сценарии в своей работе и делитесь с нами кейсами по их настройке, мы с удовольствием опубликуем ваши рассказы. А ещё помните, ПланФикс — универсальный инструмент предпринимателя, который легко трансформируется и масштабируется под ваши бизнес-задачи.


Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

3 Comments

  1. Аватар

    Кажется бо́льшую часть примеров стоило бы решить с помощью добавления аналитик и поля типа Итоги аналитик, тк и посчитать можно и данные по датам получить.

  2. Аватар

    Хорошая статья, для новичков особенно.
    Игорь вас поддержу тема с добавлением аналитик в контакт или контрагента более правильная, чем корректировка поля типа число.
    Тогда в карточке контакта/контрагента можно по истории добавления строк аналитики увидеть как формировался текущий итог.
    Часто помимо начисления бывают еще и списания они также легко фиксируются либо как строки с отрицательными суммами либо реализуются отдельная колонка и конечное «сальдо» считается как разница всех приходных операций и всех расходных.

    1. Аватар

      > в карточке контакта/контрагента можно по истории добавления строк аналитики увидеть как формировался текущий итог.

      До 500 строк можно смотреть в карточке, потом только в отчётах

Добавить комментарий