Алёна Талмазан

Оцифровка бизнес-процессов ресторана с помощью ПланФикса

Алёна Талмазан: Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» Павел Кукса из компании KIII поделится опытом, как из «хаоса» на маркерной доске разобрать по кирпичикам бизнес-процессы ресторана и автоматизировать их с помощью ПланФикса. Предлагаю взглянуть на это решение, а потому передаю слово Павлу.

Павел Кукса: Привет, любители и профессионалы ПланФикса! Мы Компания KIII. С 2010 года мы помогаем нашим клиентам автоматизировать бизнес-процессы. К работе подходим комплексно: настраиваем 1С, ресторанный софт iiko, и, конечно, ПланФикс.

На ПланФикс мы полностью перешли в 2017 году, с тех пор ни разу не изменили ему)

Было непросто, зато сейчас в одной системе мы ведем:

  • все сделки с клиентами;
  • техподдержку, обработку обращений;
  • расчет зарплат сотрудников;
  • логины и пароли;
  • базу знаний;
  • коммуникацию с удаленными сотрудниками;
  • записи звонков;
  • и многое другое.

Сегодня мы покажем вам, как можно разложить немаленький и протяженный по времени процесс автоматизации ресторана на маленькие кирпичики. Имея такую раскладку, мы бережно воссоздали эту структуру в виде сценариев, шаблонов задач и статусов в ПланФиксе.

Основные этапы, через которые проходит наш процесс:

  • поиск нового лида;
  • обработка холодной базы;
  • работа отдела продаж с теплой базой клиентов в 4-х регионах РФ, а также в Белоруссии, ОАЭ, Египте, Кыргызстане и Австралии;
  • работа по подготовке документов, счетов, договоров;
  • передача в работу проекта из отдела продаж в производство;
  • работа отдела автоматизации по запуску ресторана в работу — это самый важный этап;
  • сбор обратной связи от клиента с автоматическим занесением в ее ПланФикс.

Анализ работ

Так выглядела схема на обычной доске маркером:

Схема бизнес-процессов ресторана
Схема бизнес-процессов ресторана.

Неплохо, да? И это только часть работ. Выглядит такая схема внушительно, но работать с ней… немного затруднительно. Поэтому после первой пробы пера, мы с нуля декомпозировали процессы при помощи наглядной ментальной карты. Попутно обнаружили еще пару действий, которые упустили в первом рисунке проверять — себя нужно постоянно!).

BPMN

Результат двух часов работы:

Процесс автоматизации ресторана
Процесс автоматизации ресторана.

Мы вытащили все составляющие процесса перевода на iiko, а что дальше? Как это поможет нам все перенести в ПланФикс?

UML

Следующий этап — Comunda. В этой программе можно разложить подпроцессы по полочкам с указанием — кто, кому, что пересылает, сколько времени это занимает, и главное, — какую работу мы отдадим ПланФиксу:

Наглядное разложение подпроцессов.
Наглядное разложение подпроцессов.

Теперь с этой блок-схемой можно «идти» в ПланФикс: создавать шаблоны задач, статусы процессов, заниматься настройкой ролей, прописыванием автоматических сценариев.

Работа с клиентом

Важный момент — как мы принимаем вводную информацию от клиентов. Для этого мы создали бесплатную Яндекс-форму https://k3-forms.com/iiko:

Яндекс-форма для сбора данных по клиенту.
Яндекс-форма для сбора данных по клиенту (1).
Яндекс-форма для сбора данных по клиенту (2).

Она отсылает информацию по почте в ПланФикс, так сотрудники сразу получают актуальные данные по клиенту:

Данные по клиенту, собранные в ПланФиксе.

Дело мастера боится!

Дальше все понятно — делаем планировщики для сотрудников, бот переводит статусы, пишет напоминания. Например, если задача переведена в статус — «Исполнено» без объяснений причины отказа клиента, то бот возвращает статус назад и просит дополнить, и так далее. Жизнь каждый день подкидывает новые ситуации, которые хочется дописать в сценарии. А поскольку ПланФикс не требует программирования, все исправления проходят быстро.

А вот несколько скриншотов, демонстрирующих то, как у нас все устроено:

Планировщик «Все сделки».
Планировщик «Все сделки».
Отображение задач в Диаграмме Ганта.
Отображение задач в Диаграмме Ганта.
Набор статусов задач.
Набор статусов задач.
График и диаграмма по количеству и причинам отказов клиентов.
График и диаграмма по количеству и причинам отказов клиентов.

Планы на будущее

В этом году хотим перенести все в ПланФикс, чтобы было видно:

  • потраченное время и стоимость одного часа по запуску ресторана;
  • потраченное время на каждого абонентского клиента в месяц и стоимость одного часа работы каждого сотрудника;
  • анализ потраченного времени и стоимости работ по запуску и абонентского обслуживания каждого ресторана;
  • анализ работы отдела продаж по регионам.

Честно говоря, даже имея многолетний опыт работы с Планфиксом, мы и сейчас еще только идем к полностью отлаженной системе, как к идеалу. Но дорога эта меня очень увлекает. Настолько, что в этом году мы начали предлагать своим давним клиентам оцифровку бизнеса и автоматизацию с помощью Планфикса, как услугу. И видим, что потребность в этом у клиентов растет. И это здорово!

 Алёна Талмазан: Благодарим Павла и команду KIII за желание поделиться опытом внедрения ПланФикса на предприятие общественного питания. А я напомню, что поделиться кейсами по настройке ПланФикса может каждый — напишите в нашу Службу поддержки и мы поделимся вашей историей с читателями блога.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

Добавить комментарий