Большие открытые пространства вытеснили кабинеты, а необходимость в общении тет-а-тет осталась. Поэтому сегодня в офисах центром внимания стала переговорная комната. Почти 10 лет назад мы впервые описали кейс по управлению ресурсами, в котором рассматривали бронь «переговорки», затем обновили его.

Сейчас мы решили сравнить два списка планировщика – «Расписание почасовое» и «Календарь почасовой». С их помощью вы можете настроить гибкое бронирование переговорной комнаты. Каждый из календарей выводит данные по аналитике времени, но по-разному. Именно эту разницу и покажем, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный для себя вариант. Сам принцип бронирования остается прежним – кто успел, тот и совещается.

Объект — переговорная

«Оцифруем» переговорную комнату. Для этого создадим в ПланФиксе объект «Переговорная». Заходим в раздел Управление аккаунтом — Объекты — Создаем новый объект:

Обязательно добавляем в Объект поле «Аналитика», чтобы в будущем автоматически прикреплять ее к задачам. Остальные поля можно настроить по своему усмотрению:

Когда переговорная «оцифрована» переходим к дальнейшим настройкам.

Аналитика 

Создадим отдельную аналитику для бронирования переговорной, чтобы работать с почасовым календарем и расписанием. Переходим в раздел Управление аккаунтом — Аналитики — Добавить новую аналитику. Обратите внимание, в аналитике нужны два поля типа «Дата» и «Период времени»:

Можно добавить и другие поля, например «Комментарий», чтобы сотрудник оставлял отметку о договоренностях на данном этапе. 

Если аналитикой «Переговорная» будут пользоваться лишь некоторые сотрудники или отделы, то целесообразно настраивать доступ только для них: 

Календарь почасовой

После создания Аналитики переходим к настройке списка, в котором она будет отображаться.  Добавим в Планировщик «Календарь почасовой» с говорящим названием — «Переговорная». Затем в параметрах отбора указываем Объект «Переговорная», созданный ранее:

Далее переходим во вкладку «Данные для отображения» и указываем ранее созданную аналитику «Переговорная»:

Затем переходим к настройке «Поведения и внешнего вида»:

В итоге получился почасовой календарь, в котором аналитика ставится кликом на свободный слот времени в календаре либо простым перетаскиванием нужной задачи на шкалу времени:

В таких задачах автоматически устанавливается аналитика «Переговорная».

Расписание почасовое

Теперь настроим бронирование переговорной комнаты с помощью почасового расписания. В отличие от календаря в нем аналитика времени выводится в несколько строк. Это позволяет одновременно отразить данные нескольких сотрудников или, как в нашем примере, несколько переговорных комнат.

Откроем ранее созданный Объект «Переговорная» и добавим в него поле типа «Список»:

Далее создадим список «Расписание почасовое» и в параметрах отбора указываем Объект — «Переговорная» и созданное поле «Помещение»: 

Теперь настроим «Данные для отображения»:

• (1) указываем поле, по которому будет отображаться расписание;
• (2) выбираем аналитику, которая автоматически будет добавлена в задачу; 
• (3) добавляем строки, которые отобразятся в расписании, у нас это несколько переговорных разного цвета: 

В итоге в расписании отобразятся три переговорных комнаты, где любой сотрудник может забронировать удобное для себя время: 

Что лучше: расписание или календарь?

Тут не может быть однозначного ответа, многое зависит от обстоятельств, но если всё максимально упростить, то можно вывести такое правило:

• Почасовой календарь — для управления ресурсами одного объекта.
• Почасовое расписание — для работы с несколькими объектами.

ПланФикс — многофункциональный и гибкий инструмент, с помощью которого одну и ту же задачу можно решить по-разному. В итоге лучшим инструментом для управления ресурсами будет тот, который сможет закрыть все ваши потребности.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.