Алексей Ковалёв: Строительство любого здания начинается с разработки проекта. А работу над проектом нельзя представить без систем информационного моделирования и автоматизированного проектирования. Внедрять такие системы и обучаться работать с ними строительным и проектным организациям помогает группа компаний «Инфарс». При этом бизнес-процессы они автоматизировали с помощью ПланФикса. 

О том, почему для дистрибьютора и интегратора программного обеспечения важна гибкость системы управления предприятием, и при каких условиях универсальный продукт может превосходить сервисы, специально оптимизированные под определенную нишу, рассказывает директор по информационным технологиям ГК «Инфарс» Михаил Скворцов.

Михаил Скворцов: Нашей группе компаний больше 29 лет. Мы занимаемся продажей и внедрением систем автоматизированного проектирования (САПР), а также обучаем работе с такими программными решениями. Предлагаем ПО от практически всех значимых игроков рынка. В том числе программный комплекс «ЛИРА 10». 

Это наша собственная разработка — инновационный расчётный комплекс для численного исследования надежности зданий и сооружений.

Любовь к ПланФиксу с первого взгляда

С ПланФиксом познакомились в 2016 году. Если честно, это произошло абсолютно случайно. Нам понадобился сервис для автоматизации работы технической поддержки. 

Мы испробовали разные варианты: искали сторонние сервисы, готовили самописные приложения, но ни один из этих вариантов нас так до конца и не устроил. А потом кто-то из сотрудников сказал, что на его прошлой работе использовали ПланФикс.

В первую очередь подкупила гибкость и возможность настраивать его именно так как нам нужно, делать в нём буквально что угодно.

От техподдержки к главной системе управления предприятием

Процесс техподдержки на базе ПланФикса мы организовали буквально за пару дней после регистрации. И первые 4 года основным процессом в ПланФиксе у нас была именно поддержка.

Постепенно переносили в систему и другие процессы: управление заявками, экспедирование, постановку задач. 

У руководства появились возможности для мониторинга деятельности сотрудников: кто, чем, когда и сколько времени занимался.

В 2019 году решили перенести в Планфикс и продажи. До этого процесс продаж был реализован на базе 1С:CRM. И она требовала для настройки привлечения внешних специалистов, да и той гибкостью, которая нам была нужна — не обладала. 

Первая реакция на идею заменить 1С на ПланФикс была ироничной и скептической. Но мы всё же это сделали и не прогадали.

Ну, а поскольку продажи — это действительно один из основных процессов, то дальше он естественным путём подтянул за собой и остальное. И постепенно мы завели в ПланФикс оставшиеся процессы.

Причём важно понимать, что у нас не одна компания, а группа. Это всегда как минимум 3 действующих юрлица, зачастую больше, со сложной системой взаимоотношений. И со всем этим ПланФикс достаточно хорошо справляется.

Универсальность и гибкость заменяют нишевые решения

Благодаря гибкости и настраиваемости ПланФикса нам удалось автоматизировать столько процессов. Причем он справился с этим во многом лучше, чем специальные решения, разработанные под какой-то конкретный процесс: продажи, поддержку, управление задачами. 

Потому что, если какой-то сервис специально оптимизировали под выполнение определенной задачи, тот, кто этим занимался, нас же не спрашивал: «Как вы хотите чтобы всё было устроено? Как это должно работать?»

А ПланФикс мы можем настраивать сами как угодно, руководствуясь при этом только здравым смыслом и принципами формальной логики. Важно принять на старте идеологию ПланФикса, что задача — это элементарная единица, на основе которой выстраиваются любые процессы. И можно работать.

Понятно, что по-настоящему уникальных процессов не бывает, и вряд ли наши процессы чем-то уж так серьёзно отличаются от процессов других компаний. Но всё таки эта возможность максимальной индивидуализации настроек под наши потребности, отсутствие этапа борьбы с системой, возможность сделать всё сразу как нам нужно — всё это выгодно отличает ПланФикс от других систем.

Быстрая адаптация сотрудников

Адаптация сотрудников к работе в ПланФиксе происходила и происходит (в случае новичков) достаточно быстро по двум причинам:

• При разработке всех процессов у нас жёстко реализуется принцип: в любой момент времени при работе с системой у сотрудника перед глазами должна быть инструкция-алгоритм, что от него требуется.
• Если сотрудник не сделал того, что от него ждет система, он не может двигаться дальше.

На практике это реализовано через множество различных внутренних автоматических проверок. Постоянно выводится индикация: какие поля надо заполнить, какие поля заполнены не полно, не верно. И почти всегда в основных процессах описание задачи содержит пошаговую инструкцию с указанием: где находится работник, и что ему надо сделать в данный момент времени.

На обучение каждого нового сотрудника, как работать в ПланФиксе, уходит не более двух часов.

• Первый час — общий инструктаж по ПланФиксу: что сервис из себя представляет, какова идеология системы, что такое задачи и участники задач.

• Второй час — специальный инструктаж, который проводят непосредственные руководители: как использовать Планфикс для решения специфических задач подразделения. 

Все коммуникации — через ПланФикс

Быстрой адаптации сотрудников способствует и то, что в ПланФикс у нас завёрнуты все каналы коммуникаций: почта, мессенджеры, есть интеграция с телефонией.

Все входящие и исходящие потоки информации идут через ПланФикс.

А когда ты работаешь в какой-то системе постоянно, не прыгаешь из сервиса в сервис, ты её значительно быстрее осваиваешь.

Идеальное решение для удалённой работы

Так как ПланФикс — облачный сервис без привязки к конкретному устройству, он идеально подходит для удалённой работы. Завернул в Планфикс все каналы коммуникации, установил на смартфон приложение для телефонии, интегрированное с ПланФиксом и собственно всё.

Это нам очень здорово помогло во время пандемии. За 2020 год мы успели в полной мере обкатать эти технологии удаленного доступа, и с тех пор часть сотрудников в офис так и не вернулась. 

Легко интегрировать с другими сервисами

Ещё одно преимущество ПланФикса — большое число готовых интеграций с другими сервисами, а также возможность при помощи REST API настраивать собственные интеграции. 

Рассылки и UTM-метки

Мы используем интеграции с телефонией, а также с сервисом почтовой рассылки — Unisender. Готовим для Unisender в ПланФиксе списки рассылок, а также UTM-метки, чтобы отслеживать источники переходов на наши сайты.

В результате наш отдел маркетинга всегда точно знает, как отозвались его усилия по продвижению продуктов. Всё, вплоть до конечных денег, учитывается в ПланФиксе при помощи аналитик. Это снимает головную боль многих компаний, когда на маркетинг тратятся огромные средства, но при этом неизвестно, насколько эффективно они расходуются. Это точно не про нас.

Анализ информации о тендерах и закупках

Используем самописную и достаточно «навороченную» интеграцию с сервисом Seldon. Это такая поисковая система тендеров, закупок и не только. 

Получаем из Seldon в ПланФикс информацию о тендерных закупках, ПланФикс её разбирает, сортирует, создаёт задачи, из этих задач создаются сделки. 

В принципе у нас весь входящий поток информации перенаправляется в ПланФикс и сразу превращается в задачи. В результате ничего не теряется, не пропадает, исчезла львиная доля хаоса, который был раньше.

Советы новичкам 

Перед внедрением ПланФикса, как и любой другой системы управления компанией, необходимо выполнить два условия:

• Иметь понимание процессного подхода
  Нужно понимать, что такое бизнес-процессы, и как они выстраиваются. Если это понимание есть, то ПланФикс вам поможет эти процессы автоматизировать, потому что просто взять и создать кучу задач, не понимая для чего это нужно и как с ними работать, — не взлетит. В лучшем случае это будет всё та же куча задач, только разноцветная.
• Заручиться поддержкой высшего руководства
  А ещё лучше — его заинтересовать. Всё становится в разы проще, когда руководство говорит — делай как я.

Что же касается внедрения именно ПланФикса — обязательно нужно изучить информационные материалы, пройти от и до Академию, читать блог, если что-то непонятно — не лениться открывать справку. 

Того информационного потока, которым команда ПланФикса сопровождает свой сервис, вполне достаточно, чтобы без привлечения интеграторов разобраться в его устройстве и принципах работы. Мы за все годы работы просили помощи интегратора только один раз, и, честно говоря, в конечном итоге всё равно решили всё сами. 

ПланФикс на ура взлетел у нас, значит должен взлететь и у других компаний. Нужно только захотеть.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.