Алена Талмазан: Пользователи ПланФикса продолжают адаптировать под себя возможности динамических блоков и рассказывать о кейсах их применения в работе.

Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» Илья Федоров, интегратор и партнер ПланФикса, поделится кейсом и демо-конфигурацией по автоматическому отображению справки в задаче с использованием динамических блоков и недавно обновленных быстрых ответов. Предлагаю сразу же взглянуть на многофункциональное решение Ильи, а потому передаю ему слово.

Илья Федоров: Добрый день, уважаемые коллеги. Сегодня представляю вашему вниманию статью и конфигурацию на тему «Автоматическое отображение справки в задаче в зависимости от текущего статуса и процесса».

В некоторых проектах, с момента появления динамических блоков, мы начали использовать этот функционал для точечного информирования пользователей. При этом в самом блоке перечислялся ряд условий и достаточно сложных формул, которые выводили разный текст в зависимости от значения полей задачи.

В статье я предложу способ, который позволит:

• задать в отдельном справочнике подробную справку/инструкцию о том, какие действия необходимо выполнить для текущего статуса в текущем процессе задачи;
• автоматически выводить содержимое справки/инструкции в текстовое поле задачи по мере смены статусов.

Отмечу, что настройка и тестирование такого функционала заняло у меня не более 30 минут.

Для реализации функционала нам понадобится:

• один справочник;
• одно поле типа «Запись справочника»;
• одно поле типа «Текст» — Справка для процесса (для динамического блока);
• один вебхук;
• два сценария (их придется скопировать в каждый процесс, «мультипроцессных сценариев» пока не завезли);
• в шаблонах задач добавить динамический блок в поле «Справка для процесса» (чтобы при создании новых задач в поле уже был этот динамический блок).

Для тех, кто мало, что понимает в настройке ПланФикса, я подготовил демо-конфигурацию, которую можно установить в Маркетплейсе ПланФикса. А для тех, кто хочет понять как это «работает» и настроить систему самостоятельно — предлагаю следующую пошаговую инструкцию.

Описание настроек

Шаг 1. Создать справочник для хранения инструкций

В справочник достаточно добавить всего два поля:

• Идентификатор статьи (тип поля «Строка»).
• Текст справки (тип поля «Текст» с включенным редактора текста).

Для удобства можно добавить поле «Название статьи» (и сделать его первым полем в списке), но поиск нужной записи система будет выполнять по полю «Идентификатор статьи».

Поле идентификатор статьи предлагается задавать в следующем виде:

«Название статуса_Название процесса»

Данную строку придется вносить вручную при создании статьи, и желательно, чтобы у «управляющего справками» был доступ к списку статусов и списку процессов задач. Либо попросите администратора аккаунта при выполнении настроек сразу дополнять данный справочник новыми идентификаторами:

В текст статьи можно вставлять картинки и они без проблем отображаются в «Динамическом блоке»:

Также мне пришла мысль, если вы уже начали использовать функционал быстрых ответов, то можно не создавать новый справочник, а использовать справочник «Быстрых ответов», добавив в него два заполненных поля.

Шаг 2. Создание полей задач

Добавьте поле типа «Запись справочника», созданное на шаге 1. В моем примере это поле «Текущая справка» — запись справочника «Справка по процессам»:

Права на его редактирование можно ограничить, поскольку его заполнение будет выполнятся автоматически при выполнении вебхука.

Создать поле типа «Текст» с включенным редактора текста. Если у вас в полях задач уже есть поле такого типа, то можно использовать его. В одном поле можно настроить вывод нескольких динамических блоков и на уровне шаблона задачи заполнять это поле нужными динамическими блоками.

Далее разместите эти поля в тех шаблонах задач, в которых предполагается использование справки. Предлагаю выводить поле «Справка по процессу» на основную форму задачи (формула для динамического блока в справке будет показана далее).

Шаг 3. Создание и настройка вебхука

Назначение вебхука формируется по параметрам запроса, отправленного сценарием: найти задачу с номером из запроса и подставить в поле задачи «Текущая справка» ссылку на запись справочника, найденную по полю «Идентификатор статьи»:

Шаг 4. Создать сценарий, который будет направлять запрос на вебхук

Запуск сценария настраиваем на событие — «Изменено значение поля» — «Статус». В качестве условий можно поставить запуск сценария только для активных статусов или для всех значений, кроме статусов — «Завершенная» или «Отмененная» в задачах с полем «Текущая справка» (чтобы не отправлять лишних запросов на вебхук и не увеличивать энтропию вселенной):

Настройки сценария отправки запроса на вебхук

Настройки сценария очистки поля «Текущая справка»

Для статусов «Завершенная» или «Отмененная» предлагаю сделать отдельный сценарий, который будет очищать значение поля «Текущая справка».

Выполняем его при условии, что в шаблоне есть такое поле, которое не пустое. Такой универсальный сценарий можно скопировать в любой процесс, и он будет работать без дополнительных изменений:

Шаг 5. Настройка поля «Справка по процессу» в шаблоне задачи

В тех шаблонах задач, где предполагается вывод справки, необходимо в шаблоне в поле «Справка по процессу» добавить динамический блок:

Заключение

Демонстрация выполненных настроек и работы смотрите в видео:

Ссылка на страницу демо-конфигурации.

P.S. Уже после написания заметки пришла идея, что для поиска статьи можно не ограничиваться только поиском по сочетанию «Статуса» и «Названия процесса». Так, например, можно придумать более сложные конструкции, когда в задаче будет вычисляемое поле, а поиск статьи будет осуществляться по трем составляющим — «Статус», «Процесс», «Значение вычисляемого поля».

Это дает большой простор для расширения функционала. Вычисляемое поле может принимать определенное значение и в зависимости от него выдавать более подходящий комментарий. Например, при отмене задачи у нас может быть поле для указания статуса «Причина отмены». Для некоторых причин мы можем в вычисляемое поле вывести какое-то значение, например, текст — «Возможен возврат сделки». Тогда в нашем справочнике мы можем разместить статью с «Идентификатором»:

Отмененная_Продажи_Возможен возврат сделки

А после внести в справку подсказку, что делать для таких случаев (какие есть варианты возврата сделки).

P.P.S Кому нужны «Общие сценарии» (например, как в кнопки добавляем один сценарий, и он действует на все отмеченные процессы) — прошу проголосовать и оставить свое мнение по этому вопросу на форуме.

Об авторе

Илья Фёдоров, бизнес аналитик, консультант по управлению процессами.

Профильное образование: прикладная математика, МЭСИ 1993-1998.

Дополнительное образование: менеджер проектов, бизнес аналитик, Москва, АНХ 2010-2011 год.

Опыт работы в области разработки, внедрения, сопровождения информационных систем с 2000 года. Опыт работы руководителем направлений и проектов с 2003 года. Опыт работы в области анализа, оптимизации процессов, управления проектами и внедрения изменений с 2012 года.

Ключевые направления деятельности компаний клиентов: часовое и ювелирное производство, продажи b2b, ювелирный ломбард, логистический распределительный центр (Царицыно), страховая компания (Уралсиб), дилерский центр, автомобильный холдинг (Авилон), интернет-компании Fibrum и Radario.

Опыт работы с системами и сервисами: 1С 7.7, 1С 8.*, Axapta 3, WorkSection, AmoCRM, Planfix.

С февраля 2018 года — индивидуальный предприниматель, оказывает услуги по оптимизации процессов и внедрению систем автоматизации деятельности компаний.

С апреля 2018 года — партнер, сертифицированный специалист ПланФикса.

Контакты:
Основной канал для обращений телеграм-бот: @PFIsDesk_bot
Мой YouTube-канал по ПланФиксу: видео.

Алена Талмазан: Илья, благодарим за содержательный кейс, конфигурацию и желание поделиться знаниями с читателями блога. Вопросы по теме уже по сложившейся традиции задавайте в комментариях.

Хочется отметить, что любые кейсы по автоматизации бизнес-процессов порой упрощают работу целым отделам, поэтому было бы здорово, чтобы таких кейсов было больше 🙂 Если вы готовы поделиться своим опытом по настройке и использованию ПланФикса, напишите в Службу поддержки с темой «Рассказ от первого лица». Мы с радостью опубликуем его. Напомню, это бесплатно.

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.