Synchronizacja z kalendarzem Microsoft Outlook
Planfix oferuje integrację z Kalendarzem Microsoft Outlook
Konfiguracja
W gotowym Planer kalendarzu kliknij trzy kropki, aby otworzyć menu rozwijane, i wybierz "Ustawienia":
W oknie, które się pojawi, przejdź do "Integracje" i kliknij przycisk "Połącz":
Następnie w wyskakującym okienku kliknij przycisk "Akceptuj", aby zezwolić Planfix na zarządzanie wydarzeniami w Kalendarzu Outlook:
Pracownicy mogą synchronizować swoje zadania z udostępnionego kalendarza Planfix z osobistym Kalendarzem Outlook. Aby to było możliwe:
- Kalendarz musi mieć warunek: "Assignee" = Me.
- Jak pokazano na powyższych obrazach, każdy pracownik musi indywidualnie włączyć synchronizację kalendarza między Planfix a swoim Kalendarzem Outlook.
Korzystanie z synchronizacji
Gdy połączenie zostanie ustanowione, Planfix dodaje zadania do Kalendarza Outlook, które odzwierciedlają wydarzenia w Planfix. Dotyczy to także zmian terminów i czasów trwania zadań/wydarzeń. Nowe wydarzenia pojawiają się w Kalendarzu Outlook niemal natychmiast. Przy łączeniu Kalendarza Outlook synchronizowanych jest jednocześnie do 300 wydarzeń. Wydarzenia na nadchodzący tydzień są wysyłane raz dziennie, pod warunkiem spełnienia następujących warunków: Nie wprowadzono w nich zmian w Planfix. W poprzednim tygodniu było więcej niż 300 wydarzeń. Zadania utworzone w Kalendarzu Outlook zostaną utworzone w Planfix z parametrami określonymi na zsynchronizowanej liście Planera:
Ważne
- Po aktywowaniu synchronizacji z Kalendarzem Outlook nie modyfikuj ustawień na karcie "Ustawienia kalendarza" w Planfix. Jeśli to zrobisz, w Kalendarzu Outlook zostanie utworzony nowy kalendarz, ponieważ zadania przestaną poprawnie synchronizować się ze starym. Aby temu zapobiec, skonfiguruj kalendarz Planfix raz, aktywuj synchronizację i potem nie zmieniaj ustawień.
- Podczas synchronizacji z Planfix do Kalendarza Outlook dodawany jest osobny kalendarz. Dlatego wydarzenia muszą być dodawane do tego dedykowanego kalendarza, a nie do domyślnego.
- Każda lista w Planerze w Planfix może mieć odpowiadający jej kalendarz w Outlook.
- Możesz wybrać kalendarz za każdym razem, gdy tworzysz wydarzenie:
Uwaga
- Eksport wykonywany jest na pojedyncze konto Microsoft.
- Jeśli zadanie zostanie usunięte z Kalendarza Outlook, zostanie ono również usunięte w Planfix. Ta funkcja jest dostępna tylko dla kont płatnych i premium.
- Kalendarz Outlook nakłada limity na liczbę operacji synchronizacji. Jeśli limity zostaną przekroczone, synchronizacja jest automatycznie dezaktywowana dla filtra, który spowodował problem.
- Przypomnienia nie są synchronizowane między Planfix a Kalendarzem Outlook.
- Osoba konfigurująca integrację jest assignerem wszystkich zadań generowanych z kalendarza, niezależnie od tego, czyj e‑mail został użyty do integracji.
- Zmiany tytułów zadań w kalendarzu Outlook są przenoszone do Planfix. Ta zasada nie dotyczy jednak zadań utworzonych w ramach projektu, ponieważ Kalendarz Outlook nie obsługuje zadań powiązanych z projektem:
- Podczas synchronizacji z Kalendarzem Outlook obowiązują następujące zasady przekazywania dat:
- Jeśli używasz trybu Pełny kalendarz, daty zadań i znacznika danych zostaną przekazane i utworzone zostaną dwa wydarzenia w Kalendarzu Outlook.
- Jeśli używasz trybu Kalendarz godzinowy, przekazywane będą tylko daty znacznika danych, w wyniku czego powstanie jedno wydarzenie w Kalendarzu Outlook.