Przyjmij najważniejszą zasadę
Aby wdrożyć Planfix w firmie, wszyscy muszą zgodzić się co do jednej, bardzo ważnej rzeczy:
Cała komunikacja związana z pracą musi odbywać się wyłącznie w Planfix.
Nie przez e‑maile, nie przez Skype, nie przez telefon i nie osobiście — lecz w zadaniach w Planfix.
Oczywiście nie da się zakazać innych form komunikacji i czasem wygodniej jest odbyć 15‑minutowe spotkanie, żeby omówić coś ważnego. Jednak gdy to nastąpi, osoba prowadząca spotkanie powinna niezwłocznie dodać notatki do Planfix po spotkaniu lub rozmowie, określając wszystkie ustalenia.
Dlaczego to takie ważne?
Jeśli tej zasady nie wprowadzimy od początku, Planfix stanie się tylko kolejnym narzędziem do komunikacji pracowników. Co więcej, będzie dla nich ostatnim priorytetem, bo będą przyzwyczajeni do starych narzędzi, których używali przed wdrożeniem Planfix. To niedobrze. Gdy ludzie trzymają się starych narzędzi, Planfix nie będzie w stanie rozwiązać problemów, do których został stworzony.
Wiele firm działa mniej więcej tak: zadanie jest przekazywane e‑mailem; omawiane na WhatsApp i dwa razy przez telefon; a przełożony pyta o niewystarczające wyniki osobiście. Jeśli jedynie dodamy Planfix do tego bałaganu i nie wymusimy jego używania, nic się nie zmieni — nawet jeśli zadanie było przydzielone w Planfix, ale potem omawiane przez Viber czy Skype jak wcześniej, przełożony i tak się zdenerwuje i będzie dzwonić do pracowników, żeby porozmawiać osobiście, dlaczego zadanie nie zostało ukończone na czas.
Prawdopodobnie rozpoczęliście poszukiwanie systemu zarządzania, ponieważ obecnie wszystkie informacje o tym, czym zajmuje się firma, są rozproszone. Część jest w głowach ludzi, część w ich notatkach, a jeszcze więcej w rozmowach — i nie ma ogólnego obrazu sytuacji. Prawidłowe wdrożenie Planfix pomaga zgromadzić wszystkie te informacje w jednym miejscu. Dopiero wtedy będziecie mieli skuteczne narzędzie zarządzania.
Dlatego radzimy rozpocząć wdrożenie Planfix od poinformowania o tym współpracowników.