Importowanie kontaktów
Importowanie pozwala na przesłanie i aktualizację danych Firm i Kontaktów do Planfix z różnych źródeł.
Jak importować kontakty
Rozpocznij import kontaktów, klikając przycisk Import na panelu akcji w sekcji Kontakty:
Okno importu kontaktów zawiera trzy bloki, które opisano poniżej.
1. Prześlij plik z danymi kontaktów
- Na tym etapie należy wybrać istniejący plik zawierający dane kontaktów. Obsługiwane typy plików to CSV, XLS i XLSX oraz pliki Microsoft Project:
- Wskazówki dotyczące przygotowywania plików CSV do przesłania
- Po przesłaniu pliku otworzą się następujące sekcje konfigurowania importu.
2. Ustawienia importu
Na tym etapie najpierw trzeba wybrać, co dokładnie będzie importowane: Kontakty czy Firmy. Decyduje o tym szablon, który można wybrać z listy:
- Wskazówki:
- jeżeli importujesz Firmę i jej Kontakty, najpierw musisz zaimportować Firmę, a dopiero potem Kontakty, ponieważ kolumna Firma w imporcie Kontaktów musi zawierać nazwę istniejącej firmy;
- jeżeli w imporcie Kontakt wskazuje Firmę, która nie istnieje w systemie, ta Firma zostanie utworzona automatycznie podczas importu;
- konta testowe oraz konta z planami Free mają ograniczenie co do łącznej liczby kontaktów, które mogą być przechowywane w Planfix — importy będą respektować to ograniczenie.
- Następnie w ustawieniach importu należy wybrać jedną z opcji obsługi dopasowań kontaktów już istniejących w systemie:
- Ignore existing contacts. Po wybraniu tej opcji Planfix sprawdzi każdy kontakt w pliku pod kątem dopasowania do aktualnej listy kontaktów, aby zapobiec duplikowaniu. Jeśli dopasowanie istnieje, nowy kontakt nie zostanie dodany.
- Update data of existing contacts during import. To opcja zalecana — sprawdza każdy kontakt z pliku pod kątem dopasowania do istniejącego kontaktu i w przypadku znalezienia dopasowania system spróbuje uzupełnić dane według pliku importu.
- Treat all contacts as new. Wybranie tej opcji spowoduje przesłanie wszystkich kontaktów z pliku bez dodatkowych kontroli. Ważne jest zrozumienie, że przy tej opcji system nie będzie sprawdzał istnienia kontaktów o tym samym adresie e-mail, numerze telefonu itp. Dlatego zalecamy używać tej opcji tylko wtedy, gdy masz pewność, że kontakty z identycznymi danymi nie istnieją w systemie (np. przy wgrywaniu bazy kontaktów do pustego konta Planfix). W przeciwnym razie wybór tej opcji może doprowadzić do utworzenia duplikatów — wielu kart kontaktowych z w pełni lub częściowo pokrywającymi się danymi.
- Jeżeli wybierzesz pierwszą lub drugą opcję, będziesz także musiał wskazać metodę, jaką system użyje do określenia dopasowania między istniejącymi kontaktami a importowanymi:
Na tej liście znajdują się różne opcje sprawdzeń wykorzystujące zestawy pól oraz dowolne pola niestandardowe, które mogą zawierać „klucz” identyfikujący unikalność kontaktu.
3. Dane do importu
W tym bloku wyświetlanych jest kilka wierszy z Twojego pliku importu. Należy zmapować kolumny na pola kontaktu:
Dodatkowo
- Pola, które będziesz mapować, pochodzą ze szablonu Kontaktu lub Firmy, który wybierzesz;
- Musisz wskazać kolumnę pliku zawierającą nazwę kontaktu/firmy;
- Jeżeli wartość w pierwszym wierszu kolumny odpowiada nazwie pola kontaktu w Planfix, kolumna i pole zostaną dopasowane automatycznie. Mając to na uwadze, możesz zautomatyzować dopasowanie, tworząc pliki importu zgodnie z polami szablonu.
Po zmapowaniu kolumn pliku do pól szablonu kontaktu należy kliknąć przycisk Start import. W trakcie importu pojawi się okno pokazujące liczbę zaimportowanych kontaktów.
Ważne
- Aby zaimportować wiele adresów e-mail, zmapuj każdy z nich na pole E-mail w Planfix. Pierwszy e-mail na liście zostanie zapisany jako adres główny, pozostałe — jako adresy dodatkowe.
- Podczas importu pola Data i godzina dane muszą być wpisane w formacie dd-mm-yyyy mm:hh.
- Zamiast myślnika ("-") można użyć kropki (".") lub ukośnika ("/").
- Jednocyfrowe numery dni i dwucyfrowe lata nie są obecnie obsługiwane.
- Podczas importu z Microsoft Project do Planfix przenoszone są tylko linki i daty.