Invio di e-mail da caselle di posta esterne
Planfix può inviare notifiche email da indirizzi email esterni. Puoi configurare queste email a livello utente (dall'indirizzo email esterno di un Dipendente) o a livello account (dall'indirizzo email esterno di un'azienda).
Questa funzionalità viene utilizzata principalmente per il caso in cui i tuoi clienti, partner e/o fornitori ricevano email dagli indirizzi aziendali o personali a cui sono abituati, mentre tu svolgi tutto il lavoro in Planfix.
Configurazione degli indirizzi email esterni
La configurazione può essere effettuata in Gestione account / Email / Messaggi in uscita. Istruzioni dettagliate per configurare le email per Dipendenti e aziende sono disponibili qui:
- Impostazioni dell'indirizzo email esterno del Dipendente
- Impostazioni dell'indirizzo e-mail esterno dell'azienda
- Salvare nella cartella Posta inviata quando si inviano email da una casella esterna
- Attivazione di un indirizzo e-mail esterno quando si utilizza l'autenticazione a due fattori
Uso di più indirizzi email esterni
- Quando aggiungi un progetto (o più progetti) nelle impostazioni di un indirizzo email aziendale esterno, garantisci la comunicazione automatica con contatti esterni da questo indirizzo, per qualsiasi Compito in uno qualsiasi dei progetti elencati.
- Supponiamo che un Dipendente abbia accesso a più indirizzi email (personali o di lavoro) e che questi indirizzi siano disponibili nel progetto in cui il Dipendente sta lavorando. Quando viene aggiunto un commento in Planfix per il quale bisogna notificare un contatto esterno, il Dipendente potrà selezionare l'indirizzo da cui inviare la notifica:
- Per consentire a un Dipendente con accesso a più indirizzi email di scegliere quale indirizzo utilizzare quando invia la notifica di un Compito appena creato (o un'email) a un contatto esterno, il modello usato per creare questa email deve contenere il campo di sistema External email address. Se il campo manca, dovrai modificare il modello e aggiungere il campo in uno dei campi:
Importante
- Se un account email è configurato sia a livello account sia a livello utente, verranno applicate le impostazioni a livello utente. Questo permette di usare una casella generale per un gruppo di Dipendenti nell'account (configurandola a livello account) e indirizzi email personali per un altro gruppo di Dipendenti (configurandoli nelle schede personali dei Dipendenti).
- Solo gli account a pagamento e premium possono inviare email da caselle esterne. Gli utenti con piani gratuiti non possono utilizzare questa funzionalità. Le loro email verranno inviate dagli indirizzi email interni dei Dipendenti in Planfix.
- Queste funzionalità saranno disponibili per i nuovi account Planfix durante il periodo di prova in modo che i nuovi utenti possano testarle. Se un account passa a un piano gratuito dopo il periodo di prova, le email torneranno a essere inviate dagli indirizzi email interni in Planfix.
- Le impostazioni riguardano solo i messaggi in uscita. I messaggi in ingresso devono essere reindirizzati a un indirizzo email interno di Planfix.
- Consigliamo di aggiungere almeno un indirizzo aziendale non legato a uno specifico progetto in modo che le email ai contatti esterni di Planfix vengano inviate da questo indirizzo se stai lavorando su progetti senza un indirizzo definito per l'invio dei messaggi o su Compiti senza progetto.
Email contrassegnate come spam dal destinatario
- Se invii email tramite il tuo server, il server deve soddisfare i requisiti imposti dai principali provider di posta per evitare che i messaggi vengano contrassegnati come spam. Planfix non ha influenza su questo aspetto.
- Assicurati che il tuo server abbia: un record SPF e una firma DKIM.
Puoi verificarlo usando lo strumento di Google (preferibilmente se Google fornisce la casella): Google CheckMX Tool.
Oppure servizi analoghi, per esempio, ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Se il server è già usato per l'invio di massa, registrati su postmaster.google.com per controllare la deliverability e la reputazione del tuo dominio. Se ci sono problemi e molte segnalazioni, iscriviti al FBL (Feedback Loop) per vedere i reclami.
Uso di servizi email transazionali
- Puoi utilizzare servizi di posta transazionale forniti tramite API SMTP. Esempi di servizi: