Impostazioni dell'indirizzo e-mail esterno dell'azienda
- Dall'indirizzo email personale (aziendale) dell'utente.
- Da un indirizzo email aziendale condiviso che più (o tutti) gli utenti usano.
Planfix supporta entrambe le configurazioni. Se le impostazioni dell'account email sono configurate sia a livello di azienda sia a livello di singolo Dipendente, prevalgono le impostazioni del Dipendente. Questo permette ad alcuni Dipendenti di usare una casella aziendale condivisa (configurata a livello aziendale) mentre altri usano i propri indirizzi email personali (configurati nei loro profili).
- Nota: il server email deve supportare il protocollo POP3 per la connessione.
Questa opzione si utilizza quando le email per i contatti esterni devono essere inviate da un unico indirizzo email aziendale condiviso tra più (o tutti) i Dipendenti. Questo approccio è più comunemente usato dai team di supporto, dove i membri del team sono anonimi e comunicano con i clienti a nome dell'organizzazione.
Se desideri che ogni Dipendente comunichi con i contatti esterni dal proprio indirizzo email personale (inclusi gli indirizzi email aziendali personali), devi utilizzare invece le impostazioni dell'indirizzo email esterno del Dipendente.
Le impostazioni dell'indirizzo email esterno aziendale si trovano in Account management / Email / Outgoing messages / Company external email addresses:
Quando scegli questa opzione, vedi un elenco di indirizzi email dai quali l'azienda può inviare messaggi da Planfix. Per impostazione predefinita questo elenco è vuoto. Puoi aggiungere indirizzi email esterni:
Cliccando il pulsante Add external email address si apre una finestra con le impostazioni dell'account email. In questa finestra puoi selezionare le impostazioni predefinite di uno dei servizi di posta più diffusi oppure inserire i dati per un altro server email (incluso un server email aziendale):
Oltre ad aggiungere i dettagli necessari per inviare email da un server email esterno, in questa finestra puoi anche selezionare opzioni aggiuntive.
Ad esempio, puoi limitare l'accesso agli indirizzi email che hai creato concedendo l'accesso solo a Dipendenti o gruppi selezionati:
Importante
- Devi testare le impostazioni cliccando il pulsante Test account. Se il test non riesce, non potrai salvare le modifiche e Planfix non sarà in grado di inviare messaggi alle Controparti.
- Se nel servizio email che stai usando è abilitata l'autenticazione a due fattori, potresti dover seguire un processo di connessione aggiuntivo.
Uso degli indirizzi email aziendali esterni
Nelle impostazioni dell'indirizzo email aziendale esterno puoi specificare i Progetti per i quali un certo indirizzo email deve essere utilizzato:
Questo approccio permette di lavorare come più aziende/marchi da un unico account e scegliere l'indirizzo da cui inviare le email ai clienti per Progetti specifici. Gli indirizzi email non saranno disponibili in altri Progetti, in modo da ridurre la possibilità di errori umani.
Se non specifichi un Progetto per un indirizzo email, l'indirizzo sarà disponibile in tutti i Progetti. Puoi scegliere l'indirizzo da cui inviare un'email a un contatto esterno aggiungendo un'azione.
Suggerimento: Dovresti aggiungere almeno un indirizzo email aziendale che non sia collegato a uno specifico Progetto. Questo garantirà che le email ai contatti esterni inviate da Planfix usino questo indirizzo se il lavoro è relativo a Progetti senza un indirizzo email dedicato o a Compiti non associati a nessun Progetto.
Errore nell'invio di email a clienti senza accesso a Planfix
Se hai abilitato l'invio di email dal tuo indirizzo email aziendale e ricevi un messaggio di errore, leggi attentamente il messaggio. Solitamente è il server della tua azienda a restituire questo errore e il messaggio contiene il motivo per cui l'email non è stata inviata o recapitata. I motivi più comuni sono descritti in una pagina separata.